Gestión de datos: descripción general, beneficios y limitaciones

La gestión de datos se refiere al acto de adquirir, guardar y procesar los datos que produce y recopila una empresa. Una gestión de datos eficiente es fundamental para establecer infraestructuras de TI que procesen aplicaciones comerciales y ofrezcan información analítica que permita a los administradores de negocio, gerentes y consumidores mejorar la evaluación práctica y el desarrollo de estrategias.

El objetivo del procedimiento de gestión de datos, que combina varias tareas distintas, es garantizar la exactitud, la disponibilidad y la accesibilidad de los datos en las operaciones comerciales. Las áreas de TI y de gestión de datos realizan la mayor parte de las tareas involucradas en la gestión de datos; sin embargo, los usuarios comerciales también participan en algunos aspectos de los procedimientos para asegurar que los datos satisfagan sus requerimientos y mantenerse al tanto de las directrices de uso.

Esta explicación exhaustiva de la gestión de datos contiene información sobre los beneficios de una política eficaz de gestión de datos, las habilidades necesarias y las limitaciones que las empresas deben superar.

Importancia de la gestión de datos

Con el paso de los años, el valor de los datos ha aumentado. Hoy se consideran un recurso productivo que puede aprovecharse para incrementar la rentabilidad del negocio mediante mejores estrategias empresariales, el impulso de iniciativas de marketing y procedimientos de negocio que reducen costos. Sin embargo, una gestión de datos deficiente puede hacer que las empresas lidien con estructuras de datos incongruentes, conjuntos de datos inexactos y problemas de calidad de los datos, lo que dificulta la capacidad de ejecutar programas analíticos y de inteligencia de negocio (BI) o conduce a conclusiones erróneas.

La gestión de datos resulta cada vez más crucial para las empresas, ya que reciben más regulaciones, en especial en las políticas de privacidad de datos y de protección. Además, las corporaciones también recopilan mayores volúmenes de datos y una mayor variedad de formatos de datos. Si las empresas no tienen acceso a una gestión de datos adecuada, ámbitos como estos resultarán demasiado engorrosos de operar.

Categorías de la gestión de datos

• Gestión de datos maestros (MDM): La gestión de datos maestros garantiza que la empresa opere con la información más precisa y confiable, y ayuda a eliminar el procesamiento innecesario de datos. MDM utiliza su infraestructura para recopilar datos de múltiples orígenes y presentarlos como una única fuente viable. Además, las herramientas de MDM facilitan realizar cualquier cambio en los datos.
• Administrador de datos (data steward): La función del administrador de datos es regular la naturaleza de la información que recopila la empresa y garantizar que cumpla con sus políticas. Un administrador de datos monitorea los procesos de recopilación de datos y verifica que la información recopilada esté en el formato correcto.
• Gestión de la calidad de los datos (DQM): DQM preserva la calidad de los datos. Lo hace al buscar errores ocultos o inconsistencias en los datos recopilados y, de este modo, mantener información de alta calidad. Los gerentes de calidad de datos realizan estas tareas con frecuencia.
• Seguridad de los datos: Esta es la parte más crucial de la gestión de datos. Implica usar herramientas como DevSecOps para garantizar las verificaciones de los datos en todos los niveles del procesamiento, ya sea durante la etapa de desarrollo o durante la transferencia de información. Los expertos en seguridad de datos requieren conocimientos sobre la gestión del cifrado para prevenir filtraciones de datos y rastrear cualquier actividad sospechosa en la base de datos de la empresa.
• Gobernanza de datos: La gobernanza de datos, como su nombre lo indica, es el control de los datos en una organización. Debe establecer las políticas y las regulaciones sobre la calidad de la información en la empresa. Las estructuras de gobernanza de datos equivalen a una constitución, ya que contienen leyes, reglas y políticas que mejoran el rendimiento del procesamiento de datos y de otras tareas relacionadas.
• Gestión de Big Data: Big Data se refiere a datos en grandes volúmenes y se ha vuelto ampliamente conocido en los últimos tiempos. La gestión de Big Data consiste en recopilar y procesar enormes conjuntos de datos, y se lleva a cabo con herramientas de Big Data.
• Almacenamiento de datos: Consiste en la recopilación y el almacenamiento de enormes volúmenes de datos en el almacén de datos de las empresas. Un almacén de datos comprende muchas bases de datos, cada una con filas y columnas. La gestión del almacén de datos es un procedimiento que implica el análisis exhaustivo de los datos sin procesar para obtener ideas o perspectivas comerciales únicas y, además, llevar el seguimiento de las tecnologías basadas en la nube que recopilan datos sin procesar.

Técnicas de gestión de datos

Las actividades involucradas en la gestión de datos requieren habilidades especiales para ejecutar de manera óptima las estrategias de procesamiento de datos y aportar valor a partir de los datos. Las habilidades son:

• Análisis de datos: Consiste en el uso de los datos para potenciar las estrategias y políticas del negocio, lo que incluye diseñar programas, compilar listas, buscar patrones distintivos, y analizar e informar los resultados. Exige experiencia en herramientas y técnicas de gestión de datos para lograr la satisfacción de los clientes y generar valor a partir de los datos.
• Navegación en software de bases de datos: Esta habilidad requiere saber usar el software de bases de datos para encontrar registros, organizarlos, editarlos, darles formato, imprimirlos y realizar otras tareas. También exige saber obtener y usar el software de bases de datos. Asimismo, se necesita usar Excel para analizar datos, crear consultas y elaborar informes, y conocer funciones específicas del software.
• Integridad de los datos: La integridad de los datos requiere conocimiento de diversas definiciones, reglas de los programas y fuentes de datos. Implica establecer líneas de comunicación claras, evaluar los datos y verificar que la información que se procesa sea auténtica y correcta. Al examinar los datos, esté atento a cualquier defecto.
• Gestión de cuentas y archivos: Administrar cuentas y archivos es esencial para llevar el seguimiento de los registros en línea y ayudar a los usuarios con la información de su cuenta. Implica grandes responsabilidades, como administrar archivos en el sistema. Esta tarea requiere copiar, pegar, cargar, mover o descargar archivos, y enviar archivos adjuntos por correo electrónico a otras personas.
• Planificación y diseño de bases de datos: Requiere conocimiento de los conceptos de diseño de bases de datos, que incluyen conceptos de «diseño de bases de datos relacionales» (estructura de tabla; relaciones de uno a varios). Los expertos necesitan conocer los distintos tipos de bases de datos, así como sus ventajas y desventajas, de modo que puedan contribuir a la planificación de los programas de bases de datos y recopilar y procesar los datos de manera eficiente.

Riesgos y desafíos de la gestión de datos

A continuación se presentan las limitaciones significativas de la gestión de datos:

• Cuando no existe una práctica establecida de gestión de datos, a las corporaciones les resultará difícil acceder a datos exactos y relevantes, ya que están fragmentados y dispersos de manera generalizada. En ese caso, la recuperación de datos de una fuente segura y confiable se convierte en una dificultad.
• La conversión de los datos sin procesar en datos organizados y útiles es otra limitación de la gestión de datos. Los datos, al recopilarse, suelen estar desorganizados, y producir valor a partir de ellos requiere un ordenamiento y un análisis adecuados. Este es el ámbito en el que los terceros brindan apoyo.
• Además de la gestión de datos, la gestión humana también es necesaria para que una empresa prospere y tenga éxito. Los empleados deben comprender los méritos de aplicar procesos de gestión de datos y el impacto de estos en sus carreras y en sus vidas personales. Estas son las desventajas que las empresas enfrentan con frecuencia; sin embargo, es fácil prevenirlas mediante estrategias sólidas de gestión de datos y el desarrollo de herramientas.

Conclusión

La gestión de datos es la práctica de organizar, almacenar, salvaguardar y procesar la información que una organización ha obtenido de numerosas fuentes de la manera más segura y eficiente. Existen varios tipos de gestión de datos, entre ellos, la gestión de datos maestros, el administrador de datos (data steward), la seguridad de los datos, la gobernanza de datos, la gestión de la calidad de los datos, la gestión de Big Data y el almacenamiento de datos. Los datos son cruciales para mejorar las decisiones de la empresa y apoyar el desarrollo de productos, las iniciativas de marketing y las relaciones con los clientes.

Para realizar estas operaciones se necesita experiencia en integridad de los datos, análisis de datos, gestión de cuentas y archivos, navegación en software de bases de datos, y diseño y planificación de bases de datos. Aunque la gestión de datos tiene sus méritos y sus desventajas, una empresa puede crecer y alcanzar sus objetivos a largo plazo si se aplican estrategias sólidas de gestión de datos.