Saat seorang karyawan berhenti, tindakan cepat terhadap mailbox mereka melindungi data perusahaan dan menjaga kelangsungan bisnis tanpa gangguan. Ikuti rekomendasi berikut untuk menangani mailbox dan email mantan karyawan secara aman dan sesuai regulasi.
1. Persiapan sebelum keberangkatan
Sebelum hari terakhir karyawan, diskusikan dengan mereka mengenai penanganan mailbox dan email mereka.
Minta karyawan tersebut untuk mencadangkan email dan file di cloud drive yang penting bagi mereka. Jika fitur email archiving diaktifkan, email akan dicadangkan secara otomatis.
2. Pemrosesan data akun
Pada hari terakhir karyawan, nonaktifkan akun mailbox mereka segera untuk mencegah akses tidak sah. Selanjutnya, pilih metode pemrosesan data berdasarkan kebutuhan organisasi Anda.
Pertahankan akun
Pertahankan akun jika penerus membutuhkannya—misalnya, ketika alamat email tersebut terdaftar secara publik atau merupakan mailbox terasosiasi.
Mailbox terasosiasi (direkomendasikan): Gunakan fitur mailbox terasosiasi untuk mentransfer mailbox bersama. Hapus asosiasi dari mantan karyawan dan buat asosiasi baru untuk penerusnya. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Apa itu mailbox terasosiasi?
Password reset: Reset password akun bersama dan berikan kepada penerus. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bagaimana cara mereset password akun karyawan?
Password keamanan client pihak ketiga: Buat password client terpisah agar karyawan dapat login melalui client. Dokumentasikan tujuan penggunaan password tersebut. Saat karyawan berhenti, hapus catatan yang sesuai. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bagaimana cara karyawan mengaktifkan dan menggunakan password keamanan client pihak ketiga?
Auto-reply: Atur balasan otomatis pada mailbox mantan karyawan untuk memberi tahu pengirim bahwa karyawan tersebut telah berhenti dan menyediakan informasi kontak penerusnya. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Fitur email auto-reply.
Automatic forwarding: Atur penerusan email untuk mengarahkan secara otomatis email yang dikirim ke mantan karyawan ke penerus yang ditunjuk. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bagaimana cara mengatur automatic email forwarding di Alibaba Mail?
Account alias: Hapus akun lama, transfer email dari Keranjang daur ulang akun ke akun baru, lalu buat alias pada akun baru menggunakan alamat email asli. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bagaimana cara membuat account alias?
Menghapus password keamanan client pihak ketiga milik mantan karyawan dan membuat yang baru akan segera mengakhiri sesi client mereka dan logout secara otomatis. Administrator dapat menghapus password client spesifik yang ditetapkan oleh karyawan, yang berguna selama proses offboarding untuk segera mencabut akses.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat topik berikut:
Administrator: Security password management
Karyawan: Bagaimana cara karyawan mengaktifkan dan menggunakan password keamanan client pihak ketiga?
Membekukan atau menghapus akun
Akun yang dibekukan tetap diperhitungkan terhadap kuota RAM user Anda, tetapi dapat dipulihkan kapan saja.
Akun yang dihapus tidak mengurangi kuota RAM user Anda. Setelah 30 hari, datanya akan dihapus permanen dan tidak dapat dipulihkan.
Transfer email
Jika Anda menggunakan mailbox terasosiasi, transfer email tidak diperlukan. Untuk semua jenis mailbox lainnya, gunakan salah satu metode berikut.
Keranjang daur ulang akun (direkomendasikan): Secara default, Alibaba Mail menyimpan akun mailbox yang dihapus di Keranjang daur ulang selama 30 hari. Selama periode ini, Anda dapat mentransfer email ke akun lain atau memulihkan kembali akun aslinya. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bagaimana administrator dapat memulihkan data email dari mantan karyawan?