Mengelola kotak surat dan email karyawan yang keluar secara efektif sangat penting bagi TI dan sumber daya manusia untuk memastikan keamanan informasi serta menjaga kelangsungan bisnis. Saran berikut dirancang untuk membantu Anda menangani tugas-tugas ini secara efisien dan sesuai dengan peraturan.
1. Persiapan sebelum keberangkatan
Sebelum karyawan tersebut keluar, diskusikan dan setujui cara pengelolaan kotak surat dan email mereka.
Ingatkan karyawan untuk mencadangkan email penting dan file di cloud drive. Jika fitur pengarsipan email aktif, email akan dicadangkan secara otomatis.
2. Pemrosesan data akun
Pilih metode pemrosesan data akun berdasarkan kebutuhan bisnis. Nonaktifkan kotak surat karyawan yang keluar pada hari terakhir mereka untuk mencegah akses tidak sah.
Mempertahankan akun
Jika kotak surat perlu digunakan oleh orang lain, seperti alamat email publik atau yang terhubung dengan email lain, opsi berikut tersedia:
Kotak surat terkait (direkomendasikan untuk transisi kotak surat publik). Hapus asosiasi karyawan yang keluar dan tetapkan kepada karyawan pengganti. Apa fungsi dari kotak surat terkait?
Reset kata sandi. Ubah kata sandi akun publik dan serahkan kepada penerusnya. Bagaimana cara mereset kata sandi akun karyawan?
Kata sandi keamanan klien pihak ketiga. Hasilkan kata sandi unik klien untuk digunakan oleh karyawan dan pastikan dihapus setelah mereka keluar. Bagaimana karyawan dapat mengaktifkan dan menggunakan kata sandi keamanan klien pihak ketiga?
Balasan otomatis. Konfigurasikan balasan otomatis untuk kotak surat karyawan yang keluar guna memberi tahu pengirim tentang kepergiannya dan menyediakan detail kontak alternatif. Fitur balasan email otomatis
Penerusan otomatis. Jika diperlukan, atur penerusan email untuk mengarahkan pesan yang dikirim ke karyawan yang keluar ke penerus yang ditunjuk. Bagaimana cara mengatur penerusan email otomatis di Alibaba Mail?
Alias akun. Hapus akun lama dan gunakan keranjang daur ulang akun untuk mentransfer email ke akun baru, yang kemudian dapat membuat alias dengan nama email asli. Bagaimana cara membuat alias akun?
Jangan lupa untuk menghapus kata sandi keamanan klien pihak ketiga milik karyawan yang keluar dan membuat yang baru untuk memastikan klien yang mereka gunakan tidak valid lagi. Bagaimana karyawan dapat mengaktifkan dan menggunakan kata sandi keamanan klien pihak ketiga?
Membekukan atau menghapus akun
Membekukan akun mempertahankannya dalam kuota sub-akun aktif dan memungkinkan pemulihan di masa mendatang.
Menghapus akun membebaskan kuota sub-akun aktif, tetapi data tidak dapat dipulihkan setelah 30 hari dari penghapusan.
Transfer email
Transfer email tidak diperlukan untuk kotak surat terkait. Jika asosiasi bukan pilihan, pertimbangkan metode berikut:
Keranjang daur ulang akun (direkomendasikan): Alibaba Mail secara otomatis mempertahankan akun kotak surat yang dihapus selama 30 hari, selama waktu itu email dapat ditransfer atau akun dipulihkan. Bagaimana administrator dapat memulihkan data email karyawan yang keluar?
Migrasi email: Migrasi email