Saat seorang karyawan keluar atau berganti peran, bekukan akun mailbox-nya untuk memblokir akses sekaligus mempertahankan data email. Anda dapat memulihkan akun tersebut kapan saja untuk mengaktifkan kembali aksesnya.
Membekukan atau memulihkan akun
Masuk ke Alibaba Mail menggunakan akun administrator postmaster. Konsol Domain Management akan terbuka secara default. Buka Organization and Users > Employee Account Management.
Temukan akun tersebut dan centang kotak di sampingnya. Dari menu Account Status Operation di pojok kanan atas, pilih Freeze Account atau Restore Account.
Freeze Account: Memblokir karyawan dari login serta mengirim atau menerima email. Data email tetap dipertahankan.
-
Restore Account: Mengaktifkan kembali akses penuh ke mailbox untuk akun tersebut.
Menyaring akun yang sudah lama tidak aktif
Untuk membekukan akun karyawan yang sudah lama tidak aktif, gunakan log login akun untuk mengidentifikasinya:
Di panel navigasi sebelah kiri, pilih Statistics and Logs > Activity Query > Account Logon Query.
Tentukan rentang waktu (misalnya, tiga bulan terakhir). Anda juga dapat memasukkan akun atau domain tertentu untuk mempersempit kueri.
Klik Query untuk melihat akun-akun yang memiliki catatan login dalam rentang waktu yang ditentukan.
Bandingkan hasil kueri dengan daftar akun karyawan. Akun yang tidak muncul dalam hasil kueri merupakan akun yang sudah lama tidak aktif.
Kembali ke halaman Organization and Users > Employee Account Management dan centang kotak di samping akun-akun yang ingin Anda bekukan.
Klik Account Status Operation > Freeze Account, lalu klik OK pada kotak dialog konfirmasi.
Untuk informasi lebih lanjut tentang menanyakan aktivitas login akun, lihat Activity query.
Setelah membekukan akun, tinjau kebijakan organisasi Anda terkait penanganan data email karyawan yang keluar, seperti meneruskan, mengarsipkan, atau menetapkan ulang mailbox tersebut. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Recommendations for managing departed employee mailboxes and email.