Alibaba Mail：Migrasi Email

1. Sebelum Migrasi

• Sebelum migrasi selesai, pastikan hal berikut untuk email sumber:

  • Jangan ubah kata sandi logon.

  • Pastikan layanan IMAP/POP tetap diaktifkan.

  • Sistem stabil dan layanan aktif.

• Selama migrasi, jangan lakukan tindakan berikut:

  • Hapus atau pindahkan email di sistem sumber.

  • Ganti nama folder.

• Setelah migrasi selesai:

  • Konfigurasikan ulang klien email pihak ketiga.

  • Lepaskan Nama domain dari layanan email asli untuk mencegah konflik Otentikasi SMTP.

2. Catatan untuk Email Asli

Untuk memastikan migrasi lancar, harap konfigurasikan email asli sesuai dengan dokumen berikut.

Petunjuk khusus untuk layanan email utama:

Untuk pengguna Feishu asli, silakan periksa Catatan Penting untuk Migrasi Email Pengguna Feishu.

Untuk pengguna Gmail asli, silakan periksa Catatan Penting untuk Migrasi Email Pengguna Gmail.

Untuk pengguna Office 365, silakan periksa Pertimbangan Penting Saat Memindahkan Email dari O365.

Untuk pengguna Exchange, silakan periksa Pertimbangan Penting Saat Memindahkan Email dari Exchange.

3. Prosedur Migrasi

Masuk ke Konsol Alibaba Mail menggunakan akun postmaster. Di panel navigasi di sebelah kiri, pilih Alat > Migrasi Email, lalu klik Ayo pindah.

Sebelum memulai migrasi email, selesaikan persiapan berikut:

1. Di halaman DEPTs & Pengguna - Akun Karyawan, konfirmasikan bahwa Anda telah menetapkan akun Alibaba Mail kepada pengguna yang ingin dimigrasikan.

2. Konfirmasikan bahwa sistem asli sedang berjalan dan layanan IMAP diaktifkan.

3. Konfirmasikan bahwa semua anggota di sistem asli telah menghapus batasan pada rentang penerimaan email untuk login IMAP. Misalnya, ubah "terima dalam 30 hari" menjadi "terima semua". Anda juga harus menghapus batasan login IP, otentikasi dua faktor (seperti melalui pesan teks atau aplikasi autentikator), dan kata sandi keamanan spesifik klien.

4. Hapus atau pindahkan data di sistem asli sebelum migrasi. Hindari mengubah data selama migrasi.

5. Nama folder di sistem asli tidak boleh mengandung karakter khusus seperti +, *, \, atau /.

Masukkan Nama Tugas, pilih sistem email asli, dan masukkan Akun Sumber, Kata Sandi Sistem Asli, serta Alamat Server Sistem Asli. Gunakan konfigurasi default untuk pengaturan lainnya. Klik Langkah Berikutnya setelah menyelesaikan pengaturan.

Folder yang Akan Dimigrasi:

• Semua: Anda dapat mengecualikan folder yang tidak ingin dimigrasikan.

• Tertentu: Anda dapat menentukan folder yang akan dimigrasikan.

Email yang Akan Dimigrasikan:

• Semua email

• Email dalam rentang tanggal tertentu

Folder Tujuan:

• Secara Terpisah (mode penyimpanan terpadu, dinamai berdasarkan alamat email)

  • Folder khusus dibuat di akun tujuan. Format penamaannya adalah alamat email asli.

• Gabungkan ke Folder Sistem (mode pemetaan folder)

  • Otomatis petakan folder sistem, seperti memetakan Kotak Keluar ke Item Terkirim.

  • Pertahankan struktur folder kustom.

Pengaturan Waktu Migrasi:

• Mulai sekarang: Transfer data email akan dimulai dalam 2 jam.

• Mulai migrasi kotak surat pada waktu berikut: Anda dapat menetapkan waktu mulai kustom.

Klik Buat Tugas Migrasi untuk menyelesaikan.

Untuk memodifikasi parameter migrasi nanti jika diperlukan, pilih Konfigurasi Migrasi > Edit > Edit Konfigurasi Migrasi. Setelah melakukan perubahan, klik OK.

Anda dapat menggunakan salah satu dari tiga metode berikut untuk menambahkan akun migrasi:

Metode 1: Administrator mengunggah informasi akun dan kata sandi untuk memulai migrasi secara langsung.

Skenario: Gunakan metode ini jika Anda mengetahui kata sandi semua akun email asli yang akan dimigrasikan dan ingin menjalankan migrasi secara transparan bagi anggota organisasi Anda.

Metode 2: Administrator mengunggah informasi akun dan memberi tahu anggota untuk masuk menggunakan akun asli mereka guna memulai migrasi.

Skenario: Gunakan metode ini jika Anda mengetahui akun asli semua pengguna yang akan dimigrasikan. Setelah mengonfigurasi parameter migrasi, pengguna dapat memicu migrasi dengan masuk ke Webmail Alibaba Mail menggunakan akun email asli dan kata sandi mereka.

Metode 3: Administrator memilih cakupan pengguna untuk migrasi dan menginstruksikan mereka untuk mengisi informasi akun serta kata sandi.

Skenario: Gunakan metode ini jika Anda belum mengumpulkan akun email asli dan kata sandi pengguna yang akan dimigrasikan. Setelah mengonfigurasi parameter migrasi, beri tahu anggota untuk memasukkan dan memverifikasi informasi akun serta kata sandi mereka guna memulai proses migrasi.

Klik Add Migration Account.

Pilih salah satu dari tiga rencana berdasarkan kebutuhan Anda.

1. Unduh file templat dan isi. Semua tiga kolom wajib diisi:

Administrator memulai migrasi secara langsung, lalu pengguna menggunakan kata sandi email sumber mereka untuk masuk dan memicu migrasi. Akun migrasi diimpor secara batch dari file CSV.

1. Buat file csv menggunakan Excel dengan format berikut:

2. Konten untuk diimpor:

Akun migrasi (wajib): Akun migrasi harus sudah ada di Alibaba Mail, dan alamat emailnya harus identik dengan alamat email akun sumber.

3. Prosedur:

Setelah pengguna masuk dengan kata sandi sumber mereka (yang merupakan satu-satunya kata sandi yang dapat mereka gunakan), kata sandi sistem sumber menjadi kata sandi logon untuk akun Alibaba Mail mereka. Pengguna dapat mengubah kata sandi di Webmail setelah masuk. Mengubah kata sandi tidak memengaruhi migrasi.

4. Informasi kata sandi akun karyawan:

Setelah karyawan masuk, kata sandi sistem sumber menjadi kata sandi logon untuk akun Alibaba Mail. Karyawan juga dapat mengubah kata sandi di Webmail setelah masuk. Mengubah kata sandi tidak memengaruhi migrasi.

Sebelum menggunakan metode ini, konfirmasikan hal berikut:

1. Alamat email untuk akun asli dan akun tujuan harus sama.

2. Setelah perubahan ini, akun ini hanya dapat masuk menggunakan kata sandi sistem asli dan tidak dapat masuk menggunakan kata sandi akun saat ini. Harap admin memberi tahu karyawan Anda sebelumnya.

Beritahu anggota untuk memulai migrasi sendiri. Mereka perlu memasukkan akun sistem email sumber mereka dan kata sandi.

Pengguna akan melihat prompt setelah mereka masuk ke Webmail.

Prosedur Pengguna:

Pengguna masuk dengan kata sandi awal yang ditetapkan oleh administrator Alibaba Mail. Setelah masuk ke Alibaba Mail, muncul prompt yang menunjukkan bahwa migrasi diaktifkan. Klik Atur untuk pergi ke pengaturan migrasi.

Jika Anda secara tidak sengaja mengklik Nanti, Anda dapat pergi ke Pengaturan > Migrasi Email dan masukkan akun serta kata sandi kotak surat sumber.

4. Pemantauan dan Manajemen Kemajuan

1. Kecepatan Migrasi: Setelah migrasi akun pengguna dimulai:

Jika jumlah email kurang dari 3.000, migrasi biasanya selesai dalam 24 jam.

Jika jumlah email antara 3.000 dan 25.000, migrasi biasanya selesai dalam 3 hingga 5 hari kerja.

2. Status Migrasi:

• "Belum Dimulai": Status ini berlaku untuk akun yang metode "Beritahu karyawan untuk memulai migrasi mandiri" diaktifkan, tetapi pengguna belum mengonfigurasi parameter migrasi untuk memicu migrasi.

• "Sedang Berlangsung": Email sedang dimigrasikan. Sinkronisasi tambahan sedang berlangsung.

• "Dijeda": Administrator telah menjeda migrasi. Kemajuan migrasi dihentikan.

• "Menunggu Pengguna Masuk untuk Mulai Secara Otomatis": Status ini berlaku untuk akun yang metode "Atur akun migrasi karyawan secara batch (tanpa kata sandi karyawan)" diaktifkan, tetapi pengguna belum menggunakan kata sandi kotak surat sumber mereka untuk masuk ke Alibaba Mail untuk memicu migrasi.

• "Migrasi Belum Dimulai": Tidak ada metode migrasi yang diterapkan pada akun ini di Konsol Alibaba Mail, dan akun kotak surat belum dikonfigurasi untuk memicu migrasi.

• "Pengguna Diberitahu": Anggota telah diberitahu untuk memasukkan informasi sistem sumber mereka tetapi belum menyelesaikannya.

• Jika status migrasi tetap "Sedang Berlangsung" setelah konfigurasi, itu karena layanan email sumber masih aktif, dan tugas migrasi belum dijeda atau dihentikan. Selama statusnya "Sedang Berlangsung", email baru di kotak surat sumber akan terus dimigrasikan. Untuk alasan ini, tidak ada status "Selesai".

Tampilan Administrator

Anda dapat memfilter berdasarkan status migrasi, mencari akun untuk menanyakan statusnya, atau mengekspor status migrasi semua akun.

Klik Lihat Detail untuk tugas migrasi tugas yang ingin Anda tanyakan.

Klik Lihat Detail untuk akun migrasi akun yang ingin Anda tanyakan.

Tampilan Pengguna

Jika administrator menetapkan tugas migrasi ke Simpan secara Terpisah, email historis disimpan seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut. Anda dapat memperluas folder root, yang dinamai berdasarkan alamat email, untuk menemukan email historis yang disimpan di subfoldernya.

5. Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah kegagalan migrasi:

• Coba verifikasi ketersediaan layanan email sumber menggunakan klien email pihak ketiga dan login IMAP.

  • Gagal: Menunjukkan bahwa konfigurasi IMAP layanan email sumber tidak normal.

  • Solusi: 1. Periksa alamat server IMAP dan port email sumber dan verifikasi bahwa ruang lingkup penerimaan IMAP diatur ke "Semua". 2. Untuk informasi lebih lanjut, silakan periksa catatan untuk email sumber yang disebutkan di atas atau hubungi penyedia layanan asli untuk mengonfigurasi layanan IMAP.

6. Langkah Selanjutnya

Kami sarankan Anda beralih Rekaman DNS setelah migrasi selesai.

1. Setelah beralih resolusi nama domain:

   • Lepaskan Nama domain di sistem email sumber. Kami sarankan Anda menghubungi penyedia layanan asli untuk mengonfirmasi langkah-langkahnya.

   • Coba kirim dan terima email menggunakan Alibaba Mail.

2. Konfigurasi klien email:

   • Untuk informasi lebih lanjut, silakan periksa Cara Mengonfigurasi Akun Alibaba Mail di Klien Email Pihak Ketiga.

Sinkronisasi Tambahan

• Secara default, layanan migrasi diaktifkan selama 30 hari dan kemudian secara otomatis dimatikan. Anda dapat mengaktifkannya kembali setelah kedaluwarsa.

• Ini terus menyinkronkan email baru yang diterima oleh kotak surat sumber selama periode migrasi.