Setelah membeli Alibaba Cloud Mail, Anda dapat memigrasikan email dari sistem sumber ke Alibaba Cloud Mail. Sebagai administrator, login ke Konsol admin Mail untuk memulai migrasi mailbox dan memilih rencana migrasi.
Sebelum Anda mulai
Jika Anda melakukan upgrade dari versi gratis Alibaba Cloud Mail ke versi berbayar, Anda tidak perlu melakukan migrasi mailbox.
Panduan ini hanya mencakup prosedur migrasi mailbox. Untuk proses transfer lengkap, lihat Proses Transfer Layanan Email.
Sebelum migrasi selesai, pastikan hal-hal berikut untuk mailbox sumber Anda:
Password tetap tidak berubah.
Layanan IMAP/POP diaktifkan dan berjalan normal.
Sistem sumber stabil dan layanannya belum kedaluwarsa.
Selama migrasi, hindari tindakan berikut:
Menghapus atau memindahkan email di sistem sumber.
Mengganti nama folder.
Setelah migrasi selesai:
Konfigurasi ulang client pihak ketiga Anda.
Lepaskan binding domain dari penyedia email sumber untuk mencegah konflik otentikasi domain yang sama.
Persyaratan sistem sumber
Untuk memastikan migrasi lancar, konfigurasikan sistem sumber Anda sesuai dengan persyaratan dalam panduan terkait.
Instruksi khusus untuk layanan email utama:
Untuk Lark Mail, lihat Prasyarat migrasi untuk Lark Mail.
Untuk Gmail, lihat Prasyarat migrasi untuk Gmail.
Untuk Microsoft Exchange, lihat Prasyarat migrasi untuk Microsoft Exchange.
Untuk Office 365, lihat Prasyarat migrasi untuk Office 365.
Prosedur
Buat tugas migrasi
Sebelum memulai migrasi, pastikan Anda telah membuat akun pengguna yang diperlukan di Alibaba Cloud Mail. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Buat akun karyawan.
Jika Anda memigrasikan dari satu tenant Alibaba Cloud Mail ke tenant lain, login ke Konsol admin Mail tenant tujuan untuk memulai migrasi. Jangan memulai migrasi dari tenant sumber.
Masuk ke Mail admin console. Di panel navigasi kiri, klik Mailbox Tools > Mailbox Migration, lalu klik Create Migration Task.
1. Persiapkan migrasi
Pastikan Anda telah membuat dan menetapkan akun Alibaba Cloud Mail untuk semua pengguna yang akan dimigrasikan di halaman Kontak - Manajemen Anggota.
Konfirmasi bahwa sistem sumber sedang berjalan dan layanan IMAP/POP-nya diaktifkan.
Untuk semua akun pengguna di sistem sumber, nonaktifkan batasan pengambilan email (misalnya, ubah "Ambil 30 hari terakhir" menjadi "Ambil semua"), pembatasan login berbasis IP, otentikasi dua faktor (seperti SMS, WeChat, atau aplikasi autentikator), serta password khusus aplikasi.
Selesaikan operasi penghapusan atau pemindahan data di sistem sumber terlebih dahulu. Hindari memodifikasi data selama migrasi.
Kami menyarankan agar nama folder di sistem sumber tidak mengandung karakter khusus seperti "+", "*", "\", atau "/".
Tergantung pada fitur sistem sumber Anda, administrator dapat menonaktifkan pengaturan ini secara massal atau menggunakan API sistem sumber.
2. Konfigurasi parameter sistem sumber
Masukkan Task Name, pilih Source System, lalu masukkan Source System Email Account, Source System Email Password, dan Source System Server Address. Kami menyarankan menggunakan pengaturan default untuk opsi lainnya. Klik Next.
3. Konfigurasi pengaturan migrasi
Di bawah Folders to Migrate, pilih salah satu opsi:
All Folders: Anda dapat mengecualikan folder tertentu dari migrasi.
Specific Folders: Pilih hanya folder yang ingin dimigrasikan.
Di bawah Emails to Migrate, pilih salah satu opsi:
All Emails
Emails in a specified date range
Di bawah Folder Location, pilih salah satu opsi:
Store Separately (unified storage mode, named by email address)
Folder khusus dibuat di mailbox tujuan, dinamai sesuai alamat email sumber.
Merge into System Folders (folder mapping mode)
Memetakan folder sumber ke folder sistem secara otomatis (misalnya, "Sent Items" ke "Sent").
Mempertahankan struktur folder kustom.
Migration Time Settings:
Start Immediately: Transfer data dimulai dalam waktu 2 jam.
Start at a scheduled time: Tetapkan waktu mulai khusus untuk migrasi.
Klik Next.
4. Tambahkan akun migrasi
Ada tiga metode untuk menambahkan akun migrasi. Pilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda:
Metode 1: Administrator mengunggah kredensial akun dan langsung memulai migrasi.
Kasus penggunaan: Anda memiliki username dan password sistem sumber untuk semua akun yang akan dimigrasikan dan ingin migrasi berjalan mulus bagi pengguna.
Metode 2: Administrator mengunggah daftar akun dan memberi tahu karyawan untuk login dengan kredensial sumber mereka guna memulai migrasi.
Kasus penggunaan: Anda memiliki daftar semua akun email sumber. Setelah Anda mengonfigurasi parameter migrasi, karyawan dapat memicu migrasi mereka sendiri dengan login ke Alibaba Cloud Mail menggunakan username dan password sistem sumber mereka.
Metode 3: Administrator memilih cakupan pengguna dan memberi tahu mereka untuk memasukkan kredensial mereka sendiri.
Kasus penggunaan: Anda belum mengumpulkan username dan password sistem sumber. Setelah Anda mengonfigurasi parameter migrasi, Anda dapat memberi tahu karyawan untuk memasukkan dan memverifikasi kredensial mereka guna memulai migrasi.
Klik Add Migration Accounts.
Jika Anda perlu mengubah parameter migrasi nanti, buka Migration Settings > Edit > Edit Migration Configuration, lakukan perubahan, lalu klik OK.
Pilih rencana migrasi
Klik Add Migration Accounts.
Pilih salah satu dari tiga rencana berdasarkan situasi Anda.
Ikhtisar poin penting
Jenis rencana | Kasus penggunaan | Poin penting |
Batch migration (with passwords) | Administrator memiliki password untuk semua akun karyawan. |
|
Batch migration (without passwords) | Administrator hanya memiliki daftar akun. |
|
Employee self-service migration | Ketika pendekatan desentralisasi diperlukan. |
|
Administrator memulai migrasi langsung dengan mengimpor file CSV yang berisi username dan password sistem sumber.
Rangkuman: Administrator menyediakan password, sistem memigrasikan data secara otomatis di latar belakang, dan prosesnya mulus bagi karyawan.
Siapkan file CSV dengan tiga kolom wajib berikut:
Alibaba Cloud account | Source account | Source password |
1234@example00.com | 1234@example01.com | Halo1234 |
Kasus penggunaan
Administrator memiliki semua password email sumber karyawan (atau password khusus aplikasi/akses delegasi).
Anda menginginkan migrasi tanpa gangguan dan diam-diam bagi karyawan.
Migrasi melibatkan otentikasi kompleks, seperti akun delegasi Microsoft Exchange atau password aplikasi pihak ketiga.
Cara kerja
Administrator menyediakan akun sumber dan password dalam file CSV. Sistem menggunakan kredensial ini untuk mengambil data langsung dari sistem sumber di latar belakang.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan penting |
Administrator | 1. Buat akun: Buat akun karyawan secara massal di Konsol admin Alibaba Cloud Mail. | • Satu unggahan mendukung hingga 10.000 entri. |
Karyawan | Tidak perlu melakukan apa pun. | • Tidak perlu login atau konfigurasi. |
Penilaian risiko
Validitas password: Pastikan password yang diberikan valid dan tidak berubah selama migrasi. Jika password sumber menjadi tidak valid, migrasi untuk akun tersebut akan gagal.
Kepatuhan privasi: Mode ini melibatkan administrator yang menangani password karyawan. Pastikan prosedur ini sesuai dengan kebijakan keamanan informasi dan persyaratan hukum perusahaan Anda.
Untuk migrasi dari Microsoft Exchange menggunakan akun delegasi (lihat Siapkan akun delegasi untuk Microsoft Exchange), kami menyarankan format berikut untuk file migrasi:
user2@example.com,superman@example.com/user1,password
Deskripsi field:
user2@example.com: Akun Alibaba Cloud Mail.
superman@example.com/user1: Mailbox sumber dalam format akun delegasi (di mana user1 adalah awalan mailbox sumber, dan akses didelegasikan ke superman@example.com).
password: Password untuk superman@example.com.
Administrator memulai migrasi dengan mengimpor daftar akun. Karyawan memicu migrasi mereka sendiri dengan login menggunakan password email sumber mereka.
Rangkuman: Administrator menyediakan daftar akun. Karyawan login dengan username dan password sistem sumber mereka, yang secara otomatis memulai migrasi.
Siapkan file CSV dengan hanya satu kolom data:
Migration account |
1234@example00.com |
Kasus penggunaan
Administrator tidak memiliki akses ke password karyawan, sehingga melindungi privasi pengguna.
Untuk memulai migrasi secara bertahap sekaligus meminimalkan konfigurasi manual bagi karyawan.
Karyawan dapat menggunakan kredensial sumber mereka untuk login ke sistem baru dan setuju untuk tidak mengubah password sumber selama migrasi.
Cara kerja
Administrator mengimpor daftar akun yang akan dimigrasikan. Saat karyawan pertama kali login ke Alibaba Cloud Mail, mereka harus menggunakan username dan password sistem sumber untuk otentikasi. Login yang berhasil secara otomatis memicu migrasi.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan penting |
Administrator | 1. Buat akun: Saat membuat akun di Alibaba Cloud Mail, alamat email harus identik dengan alamat email sumber. | • Penting: Nama akun Alibaba Cloud Mail harus identik dengan nama akun email sumber. |
Karyawan | 1. Login ke mailbox baru: Gunakan username dan password sistem sumber untuk login ke client web Alibaba Cloud Mail. | • Jangan mengubah password di sistem email sumber. Hal ini akan menyebabkan migrasi gagal. |
Penilaian risiko
Tindakan yang diizinkan
Setelah login ke Alibaba Cloud Mail, karyawan dapat mengganti password login baru mereka di client web. Tindakan ini tidak memengaruhi proses migrasi latar belakang.
Tindakan yang dilarang (Risiko tinggi)
Jangan mengubah password di sistem email sumber hingga migrasi selesai.
Dampak: Jika password sumber diubah, Alibaba Cloud Mail tidak dapat melakukan otentikasi, dan migrasi akan gagal.
Penanganan: Jika hal ini terjadi, karyawan harus membuka Settings > View More Settings > Mailbox Settings > Mailbox Migration di Alibaba Cloud Mail dan memperbarui password sumber secara manual untuk melanjutkan migrasi.
Beri tahu karyawan untuk memulai migrasi sendiri dengan memasukkan username dan password sistem sumber mereka.
Rangkuman: Administrator membuat tugas migrasi untuk semua atau anggota tertentu. Karyawan memasukkan kredensial mereka sendiri untuk memulai migrasi, sehingga mereka memiliki kendali atas proses tersebut.
Kasus penggunaan
Karyawan mengelola password mereka sendiri dan lebih suka tidak membagikannya dengan administrator.
Karyawan ingin menjadwalkan waktu migrasi mereka sendiri.
Ketika pendekatan desentralisasi lebih disukai untuk mengurangi beban kerja administrator.
Cara kerja
Administrator terlebih dahulu membuat akun Alibaba Cloud Mail dan tugas migrasi. Setelah login, karyawan membuka halaman pengaturan dan memasukkan kredensial akun sumber mereka untuk mengotorisasi migrasi.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan penting |
Administrator | 1. Buat akun: Buat akun karyawan secara massal di Konsol admin dan bagikan password awal. | • Tidak perlu menyiapkan file CSV. |
Karyawan | 1. Login ke mailbox baru: Login ke client web Alibaba Cloud Mail menggunakan kredensial awal yang diberikan oleh administrator. | • Pastikan password sumber dimasukkan dengan benar. |
Monitor dan kelola progres
1. Kecepatan migrasi: Setelah migrasi akun dimulai:
Untuk kurang dari 3.000 email, migrasi biasanya selesai dalam waktu 24 jam.
Untuk 3.000 hingga 25.000 email, migrasi biasanya selesai dalam waktu 3 hingga 5 hari kerja.
2. Status migrasi
Not Started: Status ini berlaku untuk akun yang termasuk dalam tugas "beri tahu karyawan untuk migrasi self-service", di mana pengguna belum memasukkan kredensial sumber mereka untuk memulai migrasi.
In Progress: Email sedang dalam proses migrasi, dengan pembaruan inkremental yang berkelanjutan.
Paused: Administrator telah menjeda migrasi, sehingga prosesnya terhenti.
Pending User Login: Status ini berlaku untuk akun yang termasuk dalam tugas batch migration (without passwords), di mana pengguna belum masuk ke Alibaba Cloud Mail menggunakan kredensial sumber mereka untuk memicu migrasi.
Migration Not Started: Tidak ada metode migrasi yang diterapkan ke akun ini melalui Konsol admin, dan pengguna belum mengonfigurasi parameter migrasi secara mandiri.
User Notified: Pengguna telah diberi tahu untuk memasukkan informasi sistem sumbernya namun belum melakukannya.
Jika status migrasi tetap In Progress setelah pengaturan awal, berarti kredensial mailbox sumber masih valid dan tugas migrasi aktif. Selama statusnya In Progress, email baru yang diterima di mailbox sumber akan terus dimigrasikan.
Completed: Status migrasi berubah menjadi Completed jika tidak ada email baru yang diterima di mailbox sumber selama 7 hari berturut-turut.
Authentication Failed: Terjadi masalah pada otorisasi akun.
Anda dapat menyaring akun berdasarkan status migrasi, mencari akun tertentu, atau mengekspor status migrasi semua akun di domain.
Klik View Details untuk task migrasi yang ingin Anda periksa.
Periksa bilah progres untuk memahami progres migrasi akun. Anda juga dapat memperoleh informasi spesifik dengan mengklik View Details untuk account migrasi.
Jika administrator menetapkan lokasi folder ke Store Separately dalam tugas migrasi, email historis Anda akan disimpan seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah. Perluas folder root yang dinamai sesuai alamat email Anda untuk menemukan email historis Anda di subfolder.
Atasi kegagalan migrasi
Untuk mengatasi migrasi yang gagal:
Coba akses mailbox sumber dengan menggunakan client pihak ketiga melalui IMAP.
Jika gagal: Ini menunjukkan adanya masalah pada konfigurasi IMAP mailbox sumber.
Solusi: 1. Periksa alamat/port server IMAP mailbox sumber dan pastikan cakupan pengambilan diatur ke "All". 2. Rujuk persyaratan sistem sumber yang disebutkan sebelumnya dalam panduan ini atau hubungi penyedia layanan asli Anda untuk mengonfigurasi layanan IMAP.
Langkah selanjutnya
Kami menyarankan mengganti catatan resolusi DNS Anda hanya setelah migrasi selesai.
Untuk menghindari masalah otentikasi domain yang sama (di mana mailbox baru tidak dapat mengirim email ke mailbox yang masih di penyedia lama), Anda harus mengganti atau melepas binding domain di sistem email sumber setelah menyelesaikan pergantian resolusi DNS. Untuk langkah-langkah spesifik, hubungi penyedia layanan email sebelumnya Anda untuk bantuan.
Setelah mengganti catatan resolusi DNS Anda:
Lepaskan binding domain dari sistem email sumber (kami menyarankan menghubungi penyedia sumber Anda untuk mengonfirmasi langkah pelepasan binding).
Coba kirim dan terima email dengan akun Alibaba Cloud Mail Anda.
Konfigurasi client:
Sync inkremental
Sistem terus-menerus menyinkronkan email baru yang diterima di mailbox sumber selama migrasi.
Jika tidak ada email baru yang diterima dalam waktu 7 hari, status migrasi berubah menjadi Completed.
Setelah status akun menjadi Completed, akun tersebut tidak lagi menyinkronkan email baru. Jika akun dengan status Completed perlu menerima email baru dari sumber lagi, Anda harus memulai ulang migrasi.
