Alibaba Mail:Arsip Email

Latar Belakang

Email merupakan aset bisnis yang kritis. Backup tradisional memboroskan penyimpanan dan memperlambat pengambilan data, sehingga meningkatkan biaya dan risiko. Arsip email mengatasi masalah ini dengan menyimpan email secara efisien. Anda dapat mencari email terarsip berdasarkan akun mailbox, pengirim, penerima, kata kunci, dan rentang waktu, lalu mengekspor hasilnya. Data terarsip berfungsi sebagai catatan kepatuhan dan bukti hukum. Layanan ini memusatkan konten email bisnis serta menyimpannya sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

Ikhtisar

Alibaba Mail menyediakan layanan arsip email dengan fitur arsip online, klasifikasi data, pencarian email terarsip, dan retensi data. Saat ini, fitur arsip email hanya tersedia sebagai add-on berbayar. Untuk membeli layanan ini, hubungi tim penjualan atau pra-penjualan kami.

Undang-Undang Sarbanes-Oxley

Undang-Undang Sarbanes-Oxley (SOX) adalah undang-undang federal AS yang diberlakukan sebagai respons terhadap skandal korporasi seperti Enron dan WorldCom. Undang-undang ini menetapkan regulasi yang lebih ketat untuk tata kelola perusahaan dan pelaporan keuangan.

Undang-Undang SOX melindungi investor di pasar sekuritas. Persyaratan SOX mengenai retensi email perusahaan mendorong penerapan arsip email. Seiring perkembangan sistem regulasi, pemeliharaan catatan email yang real-time dan tidak dapat diubah menjadi penting bagi bisnis yang bergantung pada data. Email terarsip dapat digunakan sebagai bukti yang sah di mata hukum.

Setara Undang-Undang Sarbanes-Oxley di Tiongkok

Pada tahun 2005, Administrasi Arsip Nasional Tiongkok menstandarkan prosedur penyusunan, transmisi, penilaian, pengarsipan, pengorganisasian, transfer, dan penyimpanan email resmi. Pada 28 Juni 2008, Kementerian Keuangan, Komisi Pengawas Sekuritas Tiongkok (CSRC), Kantor Audit Nasional, dan Komisi Pengawas Perbankan dan Asuransi Tiongkok (CBIRC) secara bersama-sama menerbitkan "Standar Dasar Pengendalian Internal Perusahaan", yang mewajibkan perusahaan untuk menyimpan data operasional dan mengurangi risiko operasional.

Langkah 1: Aktifkan arsip email

Hanya administrator arsip yang dapat mengaktifkan atau menonaktifkan arsip email, melakukan kueri email terarsip, dan mengonfigurasi integrasi arsip pihak ketiga. Akun postmaster default tidak memiliki izin arsip. Administrator email dapat memberikan peran administrator arsip. Bagaimana cara membuat administrator bertingkat? Baik administrator email maupun administrator arsip dapat melakukan kueri log audit dengan membuka Statistics & Logs > Behavior Query > Archive Log Query.

Arsip email dinonaktifkan secara default. Untuk mengaktifkannya, administrator arsip harus masuk ke Konsol administrasi domain dan membuka Advanced Features > Mail Archiving > Archive Mail Management > Enable Mail Archiving Service > Save.

Langkah 2: Ringkasan arsip

• Archivable mailboxes: Total mailbox yang memenuhi syarat untuk diarsipkan.

• Archived mailboxes: Mailbox yang saat ini telah diaktifkan fitur arsipnya.

• Archive retention period: Periode retensi arsip mengikuti periode langganan layanan mailbox Anda.

• Last enabled time: Waktu terakhir fitur arsip diaktifkan.

• Last disabled time: Waktu terakhir fitur arsip dinonaktifkan.

• Archive administrator: Username administrator arsip.

• Archiving status: Status saat ini dari layanan arsip.

Langkah 3: Lakukan kueri email terarsip

Buka Advanced Features > Mail Archiving > Query Archived Mail, tempat Anda dapat mencari berdasarkan mailbox terarsip, alamat pengirim dan penerima lengkap, kata kunci, rentang waktu, cakupan kata kunci, dan departemen, lalu klik Search.

Catatan: Rentang waktu wajib diisi. Semua kriteria lain bersifat opsional.

Kriteria pencarian

Archived mailbox: Akun mailbox yang email terarsipnya ingin Anda cari.

Sender address: Alamat email pengirim.

Recipient address: Alamat email penerima.

Keyword: Kata kunci spesifik yang ingin dicari. Gunakan bidang Keyword scope untuk menentukan lokasi pencarian.

Time range: Periode waktu yang ingin dicari.

Keyword scope: Bagian email yang akan dicari. Opsi termasuk Subject, Message Body, dan Attachment Name.

Department query: Departemen yang ingin dicari. Anda dapat memilih apakah akan menyertakan sub-departemen.

Langkah 4: Lihat dan ekspor email terarsip

Ekspor email satu per satu atau secara massal. Klik View untuk melihat pratinjau konten email.

Catatan: Email diekspor dalam format .eml. Ekspor tunggal maupun massal didukung.

Klik Task Center di sisi kanan halaman untuk melihat semua tugas Export All. Anda dapat menyaring tugas berdasarkan status dan mengunduh file yang sebelumnya diekspor langsung dari Task Center.

Langkah 5: Lakukan kueri log arsip

Buka Statistics & Logs > Behavior Query > Archive Log Query. Pilih administrator dan rentang waktu, lalu masukkan kata kunci atau saring berdasarkan jenis operasi untuk mempersempit pencarian. Untuk mencari atau mengunduh email, buka Advanced Features > Mail Archiving > Query Archived Mail.

Langkah 6: Konfigurasi integrasi arsip pihak ketiga

Buka Advanced Features > Mail Archiving > Third-party Archive Integration di Konsol administrasi domain, aktifkan mail archive POP3 service, masukkan kata sandi, lalu klik Save. Konfigurasikan client pihak ketiga Anda dengan akun arsip POP3 dan alamat server untuk mengunduh email terarsip secara lokal.

Catatan

• Periode retensi arsip email

Jika Anda membeli add-on arsip email, periode retensi arsip mengikuti periode langganan mailbox Anda. Misalnya, jika Anda membeli langganan mailbox selama 6 tahun beserta add-on arsip, email Anda akan disimpan dalam arsip selama 6 tahun. Jika Anda tidak memperpanjang langganan mailbox Anda, layanan arsip juga akan dibatalkan, dan Alibaba Cloud tidak akan menyimpan email terarsip Anda. Untuk membeli layanan ini, hubungi konsultasi pra-penjualan.

• Aturan pengarsipan

1. Email yang dikirim ke satu penerima diarsipkan sebagai satu pesan.

2. Satu email yang dikirim ke beberapa penerima diarsipkan sebagai satu pesan.

3. Email terpisah yang dikirim ke beberapa penerima diarsipkan sebagai beberapa pesan.

4. Email yang dipantau tidak diarsipkan.

5. Email yang diteruskan otomatis, balasan otomatis, dan spam juga diarsipkan.

6. Email yang dihapus otomatis oleh aturan yang ditentukan pengguna tetap diarsipkan.

7. Email notifikasi sistem diarsipkan.

8. Untuk pengguna dengan pembatasan pengiriman outbound, email yang berhasil dikirim ke akun eksternal atau internal tetap diarsipkan.

9. Email yang dikirim dari domain eksternal ke akun dengan pembatasan penerimaan inbound tidak diarsipkan jika email tersebut tidak berhasil diterima.

10. Email dari akun mailbox yang dihapus atau dinonaktifkan tetap tersimpan dalam arsip.

11. Email yang dihapus pengguna dari mailbox mereka tetap tersimpan dalam arsip.

12. Hanya administrator yang dapat melihat email terarsip. Jika Anda menonaktifkan layanan arsip email, email baru tidak lagi diarsipkan, tetapi arsip yang sudah ada tetap disimpan selama periode retensi arsip yang ditentukan.

13. Layanan arsip email memungkinkan Anda melihat, mengunduh, dan mengunduh massal email.

14. Layanan arsip email memungkinkan Anda mengunduh dan melihat lampiran dalam email terarsip. Anda tidak dapat menghapus email dari arsip.

15. Layanan ini mencatat semua operasi terkait arsip email.

16. Integrasi dengan layanan arsip pihak ketiga didukung.