Topik ini menjelaskan tentang arsip email.
Latar Belakang
Sebagai sarana komunikasi internal dan eksternal perusahaan, dengan peningkatan terus-menerus dalam tingkat penggunaan, perusahaan menganggap data email sebagai objek perlindungan utama. Dibandingkan dengan metode pencadangan email sebelumnya yang membuang-buang banyak sumber daya penyimpanan dan waktu akses data, biaya operasional dan risiko perusahaan meningkat secara signifikan. Melalui fungsi arsip email, biaya operasional dan risiko dapat dikurangi secara efektif sehingga email dapat disimpan dan digunakan secara optimal. Pengguna dapat secara mandiri memilih apakah akan mengaktifkan fungsi arsip email, serta melakukan kueri berdasarkan akun email, pengirim, penerima, kata kunci, dan rentang waktu. Hasil kueri dapat diekspor dan digunakan sebagai dasar hukum yang valid. Arsip email bertujuan untuk mengarsipkan secara terpusat badan email kotak surat pengguna perusahaan selama proses perkembangan bisnis, dan menyimpannya selama periode tertentu sesuai dengan peraturan perundang-undangan terkait. Jika diperlukan, Anda dapat mencari email yang diarsipkan dan mengekspor email yang relevan. Selain itu, informasi email historis dapat digunakan sebagai bukti litigasi.
Ikhtisar
Dalam konteks ini, Alibaba Mail meluncurkan layanan Arsip Email, yang mendukung pengarsipan online, manajemen terklasifikasi, pencarian email yang diarsipkan, dan penyimpanan data email. Saat ini, fungsi pengarsipan email hanya tersedia melalui pembayaran tambahan. Jika Anda memerlukan fitur ini, silakan hubungi BD atau tenaga penjualan prajual untuk pembelian.
Undang-Undang Sarbanes-Oxley
Undang-Undang Sarbanes-Oxley adalah regulasi yang ditetapkan oleh legislatif AS berdasarkan masalah regulasi perusahaan dan sekuritas yang terungkap oleh kasus penipuan keuangan seperti Enron Limited dan World Communications Corporation, juga dikenal sebagai Undang-Undang SOX.
Undang-Undang Sarbanes-Oxley yang dikeluarkan oleh Amerika Serikat pada dasarnya bertujuan untuk melindungi investor di pasar sekuritas. Langkah-langkah awal pengarsipan email merujuk pada praktik pengarsipan email perusahaan di bawah Undang-Undang Sarbanes-Oxley. Dengan peningkatan terus-menerus dari pasar dan sistem regulasi, pencatatan real-time dan penyimpanan pertukaran email serta layanan pengarsipan tanpa pemalsuan telah memberikan ketergantungan data yang andal bagi perusahaan, bahkan menjadikan email sebagai bukti hukum.
Undang-Undang SOX Cina
Untuk memastikan integritas dan ketersediaan data dan informasi, Administrasi Arsip Nasional Cina menerbitkan dokumen terkait pada tahun 2005, menetapkan prosedur standar dan aturan manajemen untuk penulisan, transmisi, identifikasi, pengarsipan, pengurutan, transfer, dan penyimpanan email resmi. Pada tanggal 28 Juni 2008, Kementerian Keuangan, Komisi Regulasi Sekuritas Cina, Badan Audit Nasional, Komisi Regulasi Perbankan Cina, dan Komisi Regulasi Asuransi Cina bersama-sama menerbitkan "Standar Dasar untuk Kontrol Internal Perusahaan", yang secara kuat mengatur bahwa perusahaan harus menyediakan langkah-langkah untuk melestarikan data operasi dan mengurangi risiko operasi.
1. Buka Arsip
Hanya Administrator Arsip yang dapat mengaktifkan/menonaktifkan fungsi Arsip Email, mencari email yang diarsipkan, dan mengaktifkan koneksi pengarsipan pihak ketiga. Secara default, akun postmaster tidak memiliki izin terkait fungsi arsip. Postmaster dapat menetapkan peran Administrator Arsip kepada akun karyawan. Postmaster atau Administrator Arsip dapat menggunakan "Laporan->Kueri Perilaku->Log Arsip" untuk mencari log audit.
Layanan Arsip Email dinonaktifkan secara default. Untuk mengaktifkan fitur ini setelah pembelian, silakan masuk ke halaman manajemen domain menggunakan akun Archive administrator, kemudian pergi ke Advanced> Email Archive> Archive Management> Aktifkan Layanan arsip email> Simpan.
2. Ringkasan Arsip
Jumlah arsip: jumlah total alamat email yang dapat diaktifkan oleh sebuah perusahaan.
Jumlah arsip terbuka: jumlah alamat email yang telah diaktifkan oleh perusahaan.
Penyimpanan arsip: Periode penyimpanan default layanan arsip email adalah 5 tahun.
Waktu terakhir dihidupkan: waktu terakhir layanan arsip email diaktifkan.
Waktu terakhir dimatikan: Waktu terakhir layanan arsip email dinonaktifkan.
Administrator Arsip: nama administrator layanan arsip email.
Status Arsip: Status saat ini dari layanan arsip email.
3. Cari Email yang Diarsipkan
Gunakan akun Administrator Arsip untuk masuk ke Alibaba Mail dan masuk ke halaman manajemen domain, klik Tingkat Lanjut->Arsip Email->Pencarian Arsip, isi Akun Arsip, Alamat Pengirim/Penerima, kata kunci, Rentang Waktu, Rentang Kata Kunci, kueri Departemen dan Subdepartemen, lalu klik Cari.
Catatan: Kondisi kueri selain Rentang Waktu wajib, lainnya opsional.
Kondisi Kueri:
Akun Arsip: mengacu pada akun email untuk mencari arsip;
Alamat Pengirim: pengirim email yang diarsipkan;
Alamat Penerima: penerima email yang diarsipkan;
Kata Kunci: kriteria kata kunci untuk mencari email, dan ruang lingkup dibatasi oleh "Rentang Kata Kunci";
Rentang Waktu: Rentang waktu email yang diarsipkan dicari;
Rentang Kata Kunci: Anda dapat memilih Subjek, Isi, dan lampiran;
Departemen: Anda dapat memilih departemen untuk pencarian dan memilih apakah departemen yang ditambahkan mencakup subdepartemen.
4. Lihat dan Ekspor Email yang Diarsipkan
Setelah mencari email yang diarsipkan, administrator arsip dapat mengekspornya secara massal atau satu email. Klik tombol Lihat untuk melihat isi email.
Catatan: Email yang diekspor dalam format eml asli.
5. Kueri Log Arsip
Lihat email yang diarsipkan: gunakan akun Administrator Arsip untuk masuk ke Alibaba Mail dan masuk ke halaman manajemen domain, klik Kueri Perilaku->Log Arsip->pilih Administrator dan Rentang Waktu, lalu lakukan kueri tepat berdasarkan Kata Kunci dan Jenis. Untuk mencari atau mengunduh email tertentu, silakan cari di Tingkat Lanjut->Arsip Email->Pencarian Arsip.
6. Interkoneksi Arsip Pihak Ketiga
Atur kata sandi akun POP3: gunakan akun Administrator Arsip untuk masuk ke Alibaba Mail dan masuk ke halaman manajemen domain, klik Tingkat Lanjut->Arsip Email->Arsip Lainnya->buka Layanan POP->isi Kata Sandi dan Konfirmasi Kata Sandi->Klik Simpan. Konfigurasikan akun arsip ini di klien pihak ketiga dan gunakan alamat server arsip. Setelah konfigurasi selesai, email yang diarsipkan akan diterima secara lokal.
Catatan: Jika perangkat lunak klien pihak ketiga tidak menyimpan email di server, maka email yang diarsipkan terkait akan dihapus. Harap pilih dengan hati-hati.
Deskripsi
Masa berlaku arsip email:
Layanan arsip email Alibaba Mail berlaku selama 5 tahun. Untuk pengguna layanan email, pengarsipan email dapat disimpan hingga 5 tahun. Email yang diarsipkan yang melebihi periode yang ditentukan akan dihapus secara otomatis. Layanan arsip email berakhir dengan layanan kotak surat. Semua email yang diarsipkan akan dihapus dan tidak lagi disimpan. Anda dapat memperpanjang masa retensi dengan pembayaran. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi konsultasi pra-penjualan.
Aturan Pengarsipan:
1. Email terpisah hanya mengarsipkan satu email.
2. Hanya satu email yang dikirim ke beberapa orang pada saat yang sama yang diarsipkan.
3. Arsipkan beberapa email yang dikirim ke beberapa orang secara terpisah.
4. Email yang dipantau tidak diarsipkan.
5. Penerusan otomatis, balasan otomatis, dan email spam akan diarsipkan.
6. Email yang dihapus secara otomatis karena aturan yang ditetapkan akan diarsipkan.
7. Email notifikasi sistem akan diarsipkan.
8. Pengguna dengan batasan keluar mengirim email ke akun eksternal atau internal, email yang berhasil dikirim akan diarsipkan.
9. Jika domain eksternal mengirim email ke akun dengan batasan keluar, yang tidak berhasil diterima tidak akan diarsipkan.
10. Email di akun email yang dihapus atau dinonaktifkan masih akan diarsipkan.
11. Email yang dihapus oleh pengguna masih akan diarsipkan.
12. Hanya administrator yang dapat melihat email yang diarsipkan. Setelah layanan arsip email dinonaktifkan, email baru untuk pengguna tidak lagi diarsipkan dan disimpan, dan email yang diarsipkan secara historis akan disimpan selama periode pengarsipan.
13. Layanan arsip email mendukung pengunduhan/unduhan massal dan melihat email.
14. Layanan arsip email mendukung pengunduhan dan melihat lampiran dalam email yang diarsipkan. Email yang diarsipkan tidak dapat dihapus.
15. Mendukung log operasi untuk layanan arsip.
16. Dukungan untuk layanan arsip pihak ketiga.