従業員が退職する際は、メールボックスを迅速に処理することで、企業データを保護し、業務を中断させずに継続できます。退職した従業員のメールボックスとメールを安全かつコンプライアンスに準拠した方法で処理するには、以下の推奨事項に従ってください。
1. 退職前の準備
従業員の最終出社日までに、メールボックスとメールをどのように処理するかを本人と話し合ってください。
必要となる重要なメールやクラウドドライブのファイルをバックアップするよう従業員に依頼してください。メールアーカイブ 機能が有効になっている場合、メールは自動的にバックアップされます。
2. アカウントデータの処理
従業員の最終出社日には、不正アクセスを防ぐため、直ちにメールボックスアカウントを無効にしてください。その後、組織の要件に基づいてデータ処理方法を選択します。
アカウントの保持
後任が特定の理由でアカウントを必要とする場合は、アカウントを保持します。たとえば、メールアドレスが公開情報として掲載されている場合や、関連付けられたメールボックスである場合です。
関連付けられたメールボックス (推奨)： 関連付けられたメールボックス 機能を使用して、共有メールボックスを引き継いでください。退職した従業員との関連付けを解除し、後任向けに新しい関連付けを作成してください。詳細については、「関連付けられたメールボックスとは」をご参照ください。
パスワードのリセット：共有アカウントのパスワードをリセットし、後任に共有してください。詳細については、「従業員のアカウントパスワードをリセットするにはどうすればよいですか。」をご参照ください。
クライアントセキュリティパスワード：従業員がサードパーティ製クライアントでログオンする際に使用する、固有のパスワードを作成してください。パスワードの用途を記録してください。従業員が退職したら、対応する記録を削除してください。詳細については、「従業員がクライアントセキュリティパスワードを有効化して使用するにはどうすればよいですか。」をご参照ください。
自動応答：退職した従業員のメールボックスに自動応答を設定し、送信者に従業員が退職したことを通知するとともに、後任の連絡先情報を案内してください。詳細については、「自動応答メール機能」をご参照ください。
自動転送：メール転送を設定して、退職した従業員宛てに送信されたメールが、指定した後任へ自動的に転送されるように設定してください。詳細については、「Alibaba Mail で自動メール転送を設定するにはどうすればよいですか。」をご参照ください。
アカウントエイリアス：古いアカウントを削除し、アカウントのごみ箱からメールを新しいアカウントに移行してから、元のメールアドレスを使用して新しいアカウントにエイリアスを作成してください。詳細については、「アカウントエイリアスを作成するにはどうすればよいですか。」をご参照ください。
退職した従業員のクライアントセキュリティパスワードを削除し、新しいものを作成すると、クライアントのセッションは直ちに終了し、ログアウトされます。管理者は、従業員が設定したクライアントセキュリティパスワードを削除できます。これは、オフボーディング時にアクセスを直ちに無効化するのに役立ちます。
詳細については、以下のトピックをご参照ください：
管理者： セキュリティパスワード管理
アカウントの凍結または削除
凍結されたアカウントは RAM ユーザーのクォータに引き続きカウントされますが、いつでも復元できます。
削除されたアカウントは RAM ユーザーのクォータを消費しません。30 日後にデータは完全に削除され、復元できません。
メールの移行
関連付けられたメールボックスを使用している場合、メールの移行は不要です。それ以外のメールボックスタイプでは、以下のいずれかの方法を使用してください。
アカウントのごみ箱 (推奨)： デフォルトでは、Alibaba Mail は削除されたメールボックスアカウントを 30 日間ごみ箱に保持します。この期間中に、メールを別のアカウントに移行するか、元のアカウントを復元してください。詳細については、「管理者が退職した従業員のメールデータを復元するにはどうすればよいですか。」をご参照ください。