Alibaba Mail:退職する従業員のメールボックスとメールの処理に関する提案

1. 出発前の準備

従業員の退職前に、メールボックスとメールの管理方法について話し合い、同意を得てください。

従業員に、重要なメールとクラウドドライブ ファイルをバックアップするよう促します。メールアーカイブ 機能がアクティブな場合、メールは自動的にバックアップされます。

2. アカウントデータ処理

ビジネス要件に基づいて、アカウントデータを処理する方法を選択してください。不正アクセスを防ぐために、退職する従業員のメールボックスを最終日に無効にしてください。

アカウントを保持する

メールアドレスが公開されている場合や他のメールにリンクされている場合など、メールボックスを他のユーザーが使用する必要がある場合は、次のオプションを使用できます。

• メールボックスの関連付け (公開メールボックストランジションに推奨)。退職する従業員の関連付けを削除し、新しい従業員に新しい関連付けを割り当てます。詳細については、「メールボックスの関連付けの機能とは」をご参照ください。

• パスワードのリセット。公開アカウントのパスワードを変更し、後任に引き継ぎます。詳細については、「従業員のアカウントパスワードをリセットする方法」をご参照ください。

• サードパーティ クライアント セキュリティ パスワード。従業員が使用する一意のクライアントパスワードを生成し、退職後に削除されていることを確認します。詳細については、「従業員がサードパーティ クライアント セキュリティ パスワードを有効化して使用する方法」をご参照ください。

• 自動返信。退職する従業員のメールボックスに自動応答を設定して、送信者に退職を通知し、代替の連絡先情報を提供します。詳細については、「自動返信メール機能」をご参照ください。

• 自動転送。必要に応じて、退職する従業員に送信されたメッセージを指定の後任にリダイレクトするようにメール転送を設定します。詳細については、「Alibaba Mail で自動メール転送を設定する方法」をご参照ください。

• アカウント エイリアス。古いアカウントを削除し、アカウントのごみ箱を使用してメールを新しいアカウントに転送します。その後、元のメール名でエイリアスを作成できます。詳細については、「アカウント エイリアスを作成する方法」をご参照ください。

アカウントの凍結または削除

アカウントを凍結すると、アクティブなサブアカウント クォータ内に保持され、将来の復元が可能になります。

アカウントを削除すると、アクティブなサブアカウント クォータが解放されますが、削除から 30 日後にはデータを回復できません。

• 詳細については、「退職する従業員のアカウントを処理する方法。従業員のアカウントを凍結および復元する方法」をご参照ください。

• 詳細については、「従業員のアカウントを削除する方法」をご参照ください。

メール転送

関連付けられたメールボックスでは、メール転送は必要ありません。関連付けがオプションでない場合は、次の方法を検討してください。

• アカウントのごみ箱 (推奨): Alibaba Mail は、削除されたメールボックス アカウントを 30 日間自動的に保持します。その間、メールを転送したり、アカウントを復元したりできます。詳細については、「管理者は退職した従業員のメールデータを回復する方法」をご参照ください。

• メール移行: 詳細については、「メール移行」をご参照ください。