従業員の退職時には、そのメールボックスに迅速に対応することで、会社のデータを保護し、ビジネスの継続性を確保できます。以下の推奨事項に従って、元従業員のメールボックスとメールを安全かつコンプライアンスに準拠した方法で処理してください。
1. 退職前の準備
従業員の最終出社日より前に、対象の従業員とメールボックスおよびメールの取り扱い方法について話し合います。
従業員に、必要な重要なメールとクラウドドライブのファイルをバックアップするように依頼します。メールアーカイブ機能が有効になっている場合、メールは自動的にバックアップされます。
2. アカウントデータの処理
従業員の最終出社日には、不正アクセスを防ぐために、直ちにメールボックスアカウントを無効化します。その後、組織のニーズに基づいてデータ処理方法を選択します。
アカウントの保持
後任者が特定の理由でアカウントを必要とする場合 (たとえば、メールアドレスが一般に公開されている場合や、関連メールボックスである場合など) は、アカウントを保持します。
関連メールボックス (推奨)： 関連メールボックス機能を使用して、共有メールボックスを後任者に引き継ぎます。元従業員との関連付けを解除し、後任者用に新しい関連付けを作成します。詳細については、「関連メールボックスとは」をご参照ください。
パスワードリセット： 共有アカウントのパスワードをリセットし、後任者に提供します。詳細については、「従業員アカウントのパスワードをリセットする方法」をご参照ください。
サードパーティクライアント用セキュリティパスワード： 従業員がクライアントへのログインに使用するために、個別のクライアントパスワードを作成します。パスワードの目的を文書化しておきます。従業員の退職時には、対応するレコードを削除します。詳細については、「従業員がサードパーティクライアント用セキュリティパスワードを有効にして使用する方法」をご参照ください。
自動応答： 元従業員のメールボックスに自動応答を設定し、従業員が退職した旨と後任者の連絡先を送信者に通知します。詳細については、「自動応答メール機能」をご参照ください。
自動転送： メールの自動転送を設定し、元従業員宛てのメールを指定された後任者に自動的にリダイレクトします。詳細については、「Alibaba Mail でメールの自動転送を設定する方法」をご参照ください。
アカウントエイリアス： 古いアカウントを削除し、アカウントのごみ箱から新しいアカウントにメールを転送した後、元のメールアドレスを使用して新しいアカウントにエイリアスを作成します。詳細については、「アカウントエイリアスを作成する方法」をご参照ください。
元従業員のサードパーティクライアント用セキュリティパスワードを削除すると、そのクライアントセッションは直ちに終了し、ログアウトされます。管理者は従業員が設定したクライアント固有のパスワードを削除できます。これは、オフボーディングの際にアクセス権を直ちに無効化するのに役立ちます。
詳細については、次のトピックをご参照ください：
管理者： セキュリティパスワード管理
アカウントの凍結または削除
凍結されたアカウントは RAM ユーザーのクォータに引き続きカウントされますが、いつでも復元できます。
削除されたアカウントは RAM ユーザーのクォータを消費しません。30 日が経過すると、データは完全に削除され、復元できなくなります。
メール転送
関連メールボックスを使用している場合、メール転送は不要です。他のすべての種類のメールボックスについては、次のいずれかの方法を使用します。
アカウントのごみ箱 (推奨)： デフォルトでは、Alibaba Mail は削除されたメールボックスアカウントを 30 日間ごみ箱に保持します。この期間中に、メールを別のアカウントに転送するか、元のアカウントを復元します。詳細については、「管理者が元従業員のメールデータを復元する方法」をご参照ください。