Alibaba Mail:メールアーカイブ

背景情報

メールは重要なビジネス資産です。従来のバックアップは、ストレージを無駄にし、取得に時間がかかるため、コストとリスクが増大します。メールアーカイブは、メールを効果的に保存することで、これらの課題に対処します。メールボックスアカウント、送信者、受信者、キーワード、時間範囲でアーカイブされたメールを検索し、結果をエクスポートできます。アーカイブされたデータは、コンプライアンス記録および法的証拠として使用できます。このサービスは、ビジネスメールのコンテンツを一元化し、適用される法律や規制に従って保持します。

概要

Alibaba Mail は、オンラインアーカイブ、データ分類、アーカイブメール検索、データ保持が可能なメールアーカイブサービスを提供します。現在、メールアーカイブ機能は有料アドオンとしてのみ利用可能です。このサービスを購入するには、営業またはプリセールスチームにお問い合わせください。

サーベンス・オクスリー法

サーベンス・オクスリー法 (SOX) は、エンロンやワールドコムなどの企業スキャンダルに対応して制定された米国連邦法です。企業統治と財務報告に対するより厳格な規制を確立しました。

SOX 法は、証券市場の投資家を保護します。メールアーカイブは、SOX 法における企業のメール保持要件に端を発しています。規制システムが進化するにつれて、リアルタイムで改ざん防止されたメール記録を維持することが、データ依存型ビジネスにとって重要になりました。アーカイブされたメールは、法的に認められる証拠として使用できます。

中国のサーベンス・オクスリー法相当法

2005年、中国国家档案局は、公式メールの作成、送信、評価、アーカイブ、整理、転送、および保管の手順を標準化しました。2008年6月28日、財政部、中国証券監督管理委員会 (CSRC)、国家監査署、および中国銀行保険監督管理委員会 (CBIRC) は共同で「企業内部統制基本規範」を発行し、企業に運用データの保存と運用リスクの削減を義務付けました。

ステップ 1：メールアーカイブの有効化

アーカイブ管理者のみが、メールアーカイブの有効化または無効化、アーカイブメールのクエリ、およびサードパーティアーカイブ統合の設定を行うことができます。デフォルトのポストマスターアカウントには、アーカイブ権限がありません。メール管理者は、アーカイブ管理者ロールを割り当てることができます。詳細については、「階層管理者を作成する方法」をご参照ください。メール管理者とアーカイブ管理者の両方が、 [統計とログ] > [動作クエリ] > [アーカイブログクエリ] の順に移動して監査ログを照会できます。

メールアーカイブはデフォルトで無効になっています。有効にするには、アーカイブ管理者がドメイン管理コンソールにサインインし、 [高度な機能] > [メールアーカイブ] > [アーカイブメールボックス管理] > [メールアーカイブサービスを有効にする] > [保存] の順に移動します。

ステップ 2：アーカイブの概要

• アーカイブ可能なメールボックス：アーカイブ対象となるメールボックスの合計数。

• アーカイブ済みメールボックス：現在アーカイブが有効になっているメールボックス。

• アーカイブ保持期間：アーカイブ保持期間は、メールボックスサービスのサブスクリプション期間と一致します。

• 最終有効化時刻：アーカイブが最後に有効化された時刻。

• 最終無効化時刻：アーカイブが最後に無効化された時刻。

• アーカイブ管理者：アーカイブ管理者のユーザー名。

• アーカイブステータス：アーカイブサービスの現在のステータス。

ステップ 3：アーカイブメールのクエリ

[高度な機能] > [メールアーカイブ] > [アーカイブメールのクエリ] の順に移動します。アーカイブメールボックス、送信者と受信者の完全なアドレス、キーワード、時間範囲、キーワード範囲、部門で検索し、 [検索] をクリックします。

注：時間範囲は必須です。その他の条件はすべてオプションです。

検索条件

アーカイブメールボックス：アーカイブメールを検索するメールボックスアカウント。

送信者アドレス：送信者のメールアドレス。

受信者アドレス：受信者のメールアドレス。

キーワード：検索する特定のキーワード。 [キーワード範囲] フィールドを使用して、検索する場所を定義します。

時間範囲：検索する期間。

キーワード範囲：メールの検索対象部分です。オプションとして、 [件名]、 [メッセージ本文]、 [添付ファイル名] があります。

部門クエリ：検索する部門。サブ部門を含めるかどうかを選択できます。

ステップ 4：アーカイブメールの表示とエクスポート

メールを個別または一括でエクスポートします。 [表示] をクリックして、メールコンテンツをプレビューします。

注：メールは .eml 形式でエクスポートされます。個別エクスポートと一括エクスポートに対応しています。

ページの右側にある [タスクセンター] をクリックして、すべての [すべてエクスポート] タスクを表示します。ステータスでタスクを絞り込み、以前にエクスポートしたファイルを [タスクセンター] から直接ダウンロードできます。

ステップ 5：アーカイブログのクエリ

[統計とログ] > [動作クエリ] > [アーカイブログクエリ] の順に移動します。管理者と時間範囲を選択し、キーワードを入力するか、操作タイプでフィルタリングして検索を絞り込みます。メールを検索またはダウンロードするには、 [高度な機能] > [メールアーカイブ] > [アーカイブメールのクエリ] の順に移動します。

ステップ 6：サードパーティアーカイブ統合の設定

ドメイン管理コンソールで [高度な機能] > [メールアーカイブ] > [サードパーティアーカイブ統合] の順に移動し、 [メールアーカイブ POP3 サービス] を有効にし、パスワードを入力して、 [保存] をクリックします。POP3 アーカイブアカウントとサーバーアドレスを使用してサードパーティクライアントを設定し、アーカイブメールをローカルにダウンロードします。

注意事項

• メールアーカイブ保持期間

メールアーカイブアドオンを購入した場合、アーカイブ保持期間はメールボックスのサブスクリプション期間と一致します。たとえば、6 年間のメールボックスサブスクリプションとアーカイブアドオンを購入した場合、メールは 6 年間アーカイブに保持されます。メールボックスサブスクリプションを更新しない場合、アーカイブサービスもキャンセルされ、Alibaba Cloud はアーカイブメールを保持しません。このサービスを購入するには、プリセールスコンサルテーション にお問い合わせください。

• アーカイブルール

1. 1人の受信者に送信されたメールは、1つのメッセージとしてアーカイブされます。

2. 複数の受信者に送信されたメールは、単一のメッセージとしてアーカイブされます。

3. 複数の受信者に送信されたメールは、複数のメッセージとしてアーカイブされます。

4. 監視対象のメールはアーカイブされません。

5. 自動転送メール、自動返信、スパムもアーカイブされます。

6. ユーザーが定義したルールによって自動的に削除されたメールはアーカイブされます。

7. システム通知メールはアーカイブされます。

8. 外部送信制限のあるユーザーの場合、外部または内部アカウントへの送信に成功したメールはアーカイブされます。

9. 外部ドメインから受信制限のあるアカウントに送信されたメールは、正常に受信されなかった場合、アーカイブされません。

10. 削除された、または無効化されたメールボックスアカウントからのメールは、アーカイブに残ります。

11. ユーザーがメールボックスからメールを削除しても、そのメールはアーカイブに残ります。

管理者のみがアーカイブされたメールを表示できます。メールアーカイブサービスを無効にした場合、新しいメールはアーカイブされなくなりますが、既存のアーカイブは指定されたアーカイブ保持期間にわたって保持されます。

13. メールアーカイブサービスでは、メールの閲覧、ダウンロード、および一括ダウンロードが可能です。

14. メールアーカイブサービスでは、アーカイブされたメールの添付ファイルをダウンロードして閲覧することができます。アーカイブからメールを削除することはできません。

15. サービスは、メールアーカイブに関するすべての操作をログに記録します。

16. サードパーティのアーカイブサービスとの連携に対応しています。