このトピックでは、メールアーカイブについて説明します。
背景
企業が社内外でコミュニケーションをとる手段として、利用率の継続的な向上に伴い、企業はメールデータを重要な保護対象と見なしています。以前のメールは主にバックアップを中心としていましたが、企業は多くのストレージリソースと後続のデータアクセス時間を浪費しており、企業の運用コストとリスクを大幅に増加させていました。メールアーカイブ機能を使用することで、運用コストとリスクを大幅に削減し、メールを効果的に保存および使用できます。ユーザーはメールアーカイブ機能を開くかどうかを独自に選択でき、メールアカウント、送信者、受信者、キーワード、および時間範囲に基づいてクエリを実行し、クエリ結果のエクスポートを提供し、有効な法的根拠として使用することもできます。メールアーカイブとは、ビジネス開発プロセス中に企業ユーザーのメールボックスの本文を一元的にアーカイブし、関連する法律や規制に従って一定期間保存することです。必要に応じて、アーカイブされたメールを検索し、必要なメールをエクスポートできます。また、履歴メール情報を取得したり、訴訟証拠として使用したりできます。
概要
このコンテキストにおいて、Alibaba Mail は 電子メールアーカイブ現在、メールアーカイブ機能は追加料金のみをサポートしています。この機能が必要な場合は、BD またはプリセールス担当者にご連絡のうえご購入ください。 サービスを開始しました。このサービスでは、オンラインアーカイブ、分類管理、アーカイブメールクエリ、メールデータの保存を実行できます。
サーベンス・オクスリー法
サーベンス・オクスリー法は、エンロン社やワールドコム社などの財務不正によって明らかになった企業および証券規制の問題に基づいて、米国議会によって制定された規制であり、SOX 法と呼ばれています。
米国で公布された「サーベンス・オクスリー法」は、本質的に証券市場の投資家を保護するためのものです。最初のメールアーカイブは、正式にはサーベンス法に基づく企業メールのアーカイブに関連する対策を指します。市場と規制システムの継続的な改善に伴い、メール交換のリアルタイム記録と保存、および改ざんされていないアーカイブサービスは、企業に信頼できるデータ依存性をもたらし、メールが法的証拠となることさえあります。
中国版 SOX 法
データと情報の整合性と可用性を確保するために、中国国家档案局は 2005 年に関連文書を発行し、公式メールの作成、送信、識別、アーカイブ、分類、転送、および保存に関する標準化された手順と管理規則を規定しました。また、2008 年 6 月 28 日、財政部、中国証券監督管理委員会、国家監査局、中国銀行監督管理委員会、および中国保険監督管理委員会は共同で「企業内部統制の基本基準」を発行し、企業は運用データを保存し、運用リスクを軽減するための対策を提供する必要があることを強く規制しています。
1. アーカイブを開く
アーカイブ管理者のみが、メールアーカイブ機能の有効/無効を切り替え、アーカイブ済みメールをクエリし、サードパーティのアーカイブ接続を有効にできます。 デフォルトでは、postmaster アカウントにはアーカイブ機能に関連する権限がありません。 postmaster は、従業員アカウントに アーカイブ管理者 ロールを割り当てることができます。 postmaster または アーカイブ管理者は、「レポート-＞動作クエリ-＞アーカイブログ」を使用して監査ログをクエリできます。
メールアーカイブサービスはデフォルトで無効になっています。購入後にこの機能を有効にするには、アーカイブ管理者アカウントでドメイン管理ページにログインし、詳細設定 -> アーカイブ管理者, 詳細設定 > メールアーカイブ > アーカイブ管理 > メールアーカイブサービス> 保存。 -> -> -> に進みます。
2. アーカイブの概要
アーカイブ数: 企業がアクティブ化できるメールアドレスの総数。
オープンアーカイブ数: 企業によってアクティブ化されたメールアドレスの数。
アーカイブの保存期間: メールアーカイブサービスのデフォルトの保存期間は 5 年です。
最後にオンにした時刻: メールアーカイブサービスを最後に開いた時刻。
最後に閉じた時刻: メールアーカイブサービスを最後に閉じた時刻。
アーカイブ管理者: メールアーカイブサービス管理者の名前。
アーカイブステータス: メールアーカイブサービスの現在のステータス。
3. アーカイブされたメールをクエリする
アーカイブ管理者 アカウントを使用して Alibaba Mail にログインし、ドメイン管理ページに移動します。 [詳細設定] -> [メールアーカイブ] -> [アーカイブ検索] をクリックし、[アーカイブアカウント]、[送信者/受信者アドレス]、[キーワード]、[期間]、[キーワード範囲] を入力し、[部署] と [サブ部署] をクエリして、[検索] をクリックします。
注: クエリ条件のうち、[時間の範囲] は必須ですが、その他は必須ではありません。
クエリ条件:
アーカイブアカウント: アーカイブをクエリするメールアカウントを指します。
送信者アドレス: アーカイブされたメールの送信者。
受信者アドレス: アーカイブされたメールの受信者。
キーワード: メールを検索するためのキーワード条件。「キーワード範囲」によって範囲が制限されます。
時間範囲: 検索されたアーカイブメールの時間範囲。
キーワード範囲: 件名、本文、添付ファイルを選択できます。
部署: 検索する部署を選択し、追加された部署にサブ部署が含まれるかどうかを選択できます。
4. アーカイブされたメールを表示およびエクスポートする
クエリされたアーカイブメールを検索した後、アーカイブ管理者はバッチまたは単一のメールでエクスポートできます。表示 ボタンをクリックしてコンテンツを表示します。
注: エクスポートされたメールは元の eml. 形式です。
5. アーカイブログをクエリする
アーカイブされたメールを表示する: アーカイブ管理者動作クエリアーカイブログ管理者時間範囲キーワード種類詳細設定メールアーカイブアーカイブ検索アカウントを使用して Alibaba Mail にログインし、ドメイン管理ページに入ります。 -> -> と を選択し、と に基づいて正確なクエリを実行します。特定のメールをクエリまたはダウンロードするには、 -> -> でクエリしてください。
6. サードパーティアーカイブの相互接続
POP3 アカウントのパスワードを設定します。 [アーカイブ管理者] アカウントを使用して Alibaba Mail にログインし、ドメイン管理ページに移動します。 [詳細設定] -> [メールアーカイブ] -> [その他のアーカイブ] -> [POP サービス] を開き、[パスワード] と [パスワードの確認] を入力します。 -> [保存] をクリックします。このアーカイブアカウントをサードパーティ製クライアントで構成し、アーカイブサーバーアドレスを使用します。構成が完了すると、アーカイブされたメールがローカルで受信されます。
注: サードパーティクライアントソフトウェアがサーバーにメールを保存しない場合、関連するアーカイブメールは削除されます。慎重に選択してください。
説明
メールアーカイブの有効期間:
Alibaba Mail メールアーカイブサービスの有効期間は 5 年です。メールサービスのユーザーの場合、メールアーカイブは最大 5 年間保存できます。指定された期間を超えたアーカイブメールは自動的に削除されます。メールアーカイブサービスは、メールボックスサービスとともに終了します。すべてのアーカイブメールは削除され、それ以上保存されなくなります。保存期間は有料で延長できます。詳細については、プリセールス相談にお問い合わせください。
アーカイブルール:
1. 個別のメールは 1 つのメールのみをアーカイブします。
2. 同時に複数の人に送信されたメールは 1 つだけアーカイブされます。
3. 複数の人に個別に送信された複数のメールをアーカイブします。
4. 監視対象のメールはアーカイブされません。
5. 自動転送、自動返信、スパムメールはアーカイブされます。
6. 設定されたルールにより自動的に削除されたメールはアーカイブされます。
7. システム通知メールはアーカイブされます。
8. 送信制限のあるユーザーが外部または内部アカウントにメールを送信した場合、正常に送信されたメールはアーカイブされます。
9. 外部ドメインが送信制限のあるアカウントにメールを送信した場合、正常に受信されなかったメールはアーカイブされません。
10. 削除されたメールアカウントまたは無効化されたメールアカウントのメールは引き続きアーカイブされます。
11. ユーザーが削除したメールも引き続きアーカイブされます。
12. 管理者のみがアーカイブされたメールを表示できます。メールアーカイブサービスが無効化されると、ユーザーの新しいメールはアーカイブおよび保存されなくなり、履歴的にアーカイブされたメールはアーカイブ期間中に保存されます。
13. メールアーカイブサービスは、メールのダウンロード/バッチダウンロードと表示をサポートしています。
14. メールアーカイブサービスは、アーカイブされたメールの添付ファイルのダウンロードと表示をサポートしています。アーカイブされたメールは削除できません。
15. アーカイブサービスの操作ログをサポートしています。
16. サードパーティのアーカイブサービスをサポートしています。