Alibaba Mail:メールアーカイブ

背景情報

メールは重要なビジネス資産です。従来のバックアップ方式ではストレージが無駄になり、取得が遅くなるため、コストとリスクが増大します。メールアーカイブは、これらの課題を効果的に解決し、メールを適切に保存します。アーカイブされたメールは、メールボックスアカウント、送信者、受信者、キーワード、期間などで検索でき、結果をエクスポートできます。アーカイブされたデータは、コンプライアンス記録および法的証拠として利用できます。このサービスはビジネスメールコンテンツを一元化し、適用される法令および規制に従って保持します。

概要

Alibaba Mail は、オンラインアーカイブ、データ分類、アーカイブメール検索、データ保持を備えたメールアーカイブサービスを提供します。現在、メールアーカイブ機能は有料アドオンとしてのみ提供されています。このサービスをご購入になるには、営業またはプリセールスチームまでお問い合わせください。

サルベーンズ・オクスリー法

サルベーンズ・オクスリー法（SOX）は、エンロンやワールドコムなどの企業不祥事への対応として制定された米国の連邦法です。この法律により、コーポレートガバナンスおよび財務報告に対するより厳しい規制が確立されました。

SOX 法は証券市場の投資家を保護します。メールアーカイブは、企業のメール保持に関する SOX の要件から始まりました。規制制度の進化に伴い、リアルタイムで改ざん防止されたメール記録を維持することが、データ依存型ビジネスにとって極めて重要になりました。アーカイブされたメールは、法的に証拠として認められる可能性があります。

中国版サルベーンズ・オクスリー法

2005 年、中国国家檔案局は、公式メールの作成、送信、評価、アーカイブ、整理、移管、保管に関するプロシージャを標準化しました。2008 年 6 月 28 日、財政部、中国証券監督管理委員会（CSRC）、国家監査署、中国銀行保険監督管理委員会（CBIRC）が共同で「企業内部統制基本規範」を発行し、企業に対し業務データの保存および業務リスクの低減を義務付けました。

ステップ 1：メールアーカイブの有効化

メールアーカイブの有効化または無効化、アーカイブメールのクエリ、サードパーティ製アーカイブとの連携設定は、アーカイブ管理者のみが実行できます。デフォルトのポストマスター アカウントにはアーカイブ権限がありません。メール管理者はアーカイブ管理者ロールを割り当てることができます。階層型管理者の作成方法 メール管理者およびアーカイブ管理者は、統計とログ > 操作クエリ > アーカイブログクエリ に移動することで監査ログをクエリできます。

メールアーカイブはデフォルトで無効になっています。有効にするには、アーカイブ管理者がドメイン管理コンソールにサインインし、高度な機能 > メールアーカイブ > アーカイブメール管理 > メールアーカイブサービスを有効化 > 保存 に移動する必要があります。

ステップ 2：アーカイブ概要

• アーカイブ可能なメールボックス：アーカイブ対象となるメールボックスの総数。

• アーカイブ済みメールボックス：現在アーカイブが有効になっているメールボックス。

• アーカイブ保持期間：アーカイブ保持期間は、ご利用のメールボックスサービスのサブスクリプション期間と一致します。

• 最終有効化時刻：アーカイブが最後に有効になった時刻。

• 最終無効化時刻：アーカイブが最後に無効になった時刻。

• アーカイブ管理者：アーカイブ管理者のユーザー名。

• アーカイブステータス：アーカイブサービスの現在のステータス。

ステップ 3：アーカイブメールのクエリ

高度な機能 > メールアーカイブ > アーカイブメールのクエリ に移動します。アーカイブ対象メールボックス、送信者および受信者の完全なメールアドレス、キーワード、期間、キーワード検索範囲、部門などの条件で検索し、[検索] をクリックします。

注：期間は必須項目です。その他の条件はすべて任意です。

検索条件

アーカイブ対象メールボックス：アーカイブされたメールを検索したいメールボックス アカウント。

送信者アドレス：送信者のメールアドレス。

受信者アドレス：受信者のメールアドレス。

キーワード：検索する特定のキーワード。キーワード検索範囲 フィールドを使用して、検索対象を指定します。

期間：検索対象の期間。

キーワード検索範囲：メール内の検索対象部分。選択肢は 件名、本文、添付ファイル名 です。

部門クエリ：検索対象の部門。サブ部門を含めるかどうかを選択できます。

ステップ 4：アーカイブメールの表示とエクスポート

メールは個別または一括でエクスポートできます。[表示] をクリックすると、メールの内容をプレビューできます。

注：メールは .eml フォーマットでエクスポートされます。個別エクスポートおよび一括エクスポートがサポートされています。

ページ右側の [タスクセンター] をクリックすると、すべての [すべてエクスポート] タスクを表示できます。ステータスでタスクをフィルターし、[タスクセンター] から以前にエクスポートしたファイルを直接ダウンロードできます。

ステップ 5：アーカイブログのクエリ

統計とログ > 操作クエリ > アーカイブログクエリ に移動します。管理者と期間を選択し、キーワードを入力するか、操作タイプでフィルターをかけて検索を絞り込みます。メールの検索またはダウンロードを行うには、高度な機能 > メールアーカイブ > アーカイブメールのクエリ に移動してください。

ステップ 6：サードパーティ製アーカイブとの連携設定

ドメイン管理コンソールで 高度な機能 > メールアーカイブ > サードパーティ製アーカイブとの連携 に移動し、メールアーカイブ POP3 サービス を有効にしてパスワードを入力し、[保存] をクリックします。サードパーティ製クライアントに POP3 アーカイブ アカウントおよびサーバーアドレスを設定することで、アーカイブされたメールをローカルにダウンロードできます。

注意事項

• メールアーカイブ保持期間

メールアーカイブアドオンをご購入いただいた場合、アーカイブ保持期間はメールボックスのサブスクリプション期間と一致します。たとえば、6 年間のメールボックスサブスクリプションおよびアーカイブアドオンをご購入いただいた場合、メールはアーカイブに 6 年間保持されます。メールボックスサブスクリプションを更新されない場合、アーカイブサービスもキャンセルされ、Alibaba Cloud はアーカイブされたメールを保持しません。このサービスをご購入になるには、営業担当までお問い合わせください。

• アーカイブルール

1. 1 人の受信者に送信されたメールは、1 通のメッセージとしてアーカイブされます。

2. 複数の受信者に送信された 1 通のメールは、1 通のメッセージとしてアーカイブされます。

3. 複数の受信者に個別に送信されたメールは、複数のメッセージとしてアーカイブされます。

4. 監視対象のメールはアーカイブされません。

5. 自動転送メール、自動返信メール、迷惑メールもアーカイブされます。

6. ユーザー定義ルールによって自動的に削除されたメールもアーカイブされます。

7. システム通知メールはアーカイブされます。

8. アウトバウンド送信制限のあるユーザーの場合、外部または内部アカウントに正常に送信されたメールはアーカイブされます。

9. インバウンド受信制限のあるアカウント宛てに外部ドメインから送信されたメールは、正常に受信されなかった場合、アーカイブされません。

10. 削除または無効化されたメールボックスアカウントからのメールは、アーカイブに残ります。

11. ユーザーがメールボックスから削除したメールも、アーカイブには残ります。

12. アーカイブされたメールを表示できるのは管理者のみです。メールアーカイブサービスを無効化しても、新しいメールはアーカイブされなくなりますが、既存のアーカイブは指定されたアーカイブ保持期間中保持されます。

13. メールアーカイブサービスでは、メールの表示、ダウンロード、一括ダウンロードが可能です。

14. メールアーカイブサービスでは、アーカイブされたメールの添付ファイルをダウンロードおよび表示できます。アーカイブからメールを削除することはできません。

15. このサービスは、メールアーカイブに関連するすべての操作をログに記録します。

16. サードパーティ製アーカイブサービスとの連携がサポートされています。