Migrasikan mailbox Gmail karyawan ke Alibaba Cloud Mail. Panduan ini mencakup prasyarat di sisi Gmail, pembuatan tugas migrasi di Konsol admin Alibaba Cloud Mail, serta tiga metode migrasi yang tersedia.
Tangkapan layar penyedia email pihak ketiga dalam topik ini hanya bersifat referensi. Antarmuka aktual mungkin berbeda karena penyedia email memperbarui fiturnya. Rujuk antarmuka aktual penyedia email pihak ketiga Anda.
Prasyarat
Sebelum memulai migrasi, pastikan kondisi berikut terpenuhi.
Pengaturan sisi Gmail
Lakukan pemeriksaan berikut di setiap akun Gmail yang akan dimigrasikan.
Aktifkan IMAP atau POP. Alibaba Cloud Mail menggunakan protokol IMAP atau POP untuk mengambil email dari Gmail. Jika kedua protokol tersebut tidak diaktifkan, migrasi tidak dapat terhubung ke mailbox sumber.
Nonaktifkan verifikasi dua langkah (2FA). Verifikasi dua langkah memblokir login terprogram, yang menjadi dasar migrasi.
Aktifkan akses aplikasi kurang aman. Migrasi melakukan otentikasi melalui kredensial IMAP atau POP standar, yang diklasifikasikan oleh Gmail sebagai akses aplikasi kurang aman.
Di sisi pengguna: Aktifkan pengaturan ini di akun Gmail.
Di sisi administrator: Jika pengaktifan pengaturan di sisi pengguna tidak berlaku, mintalah administrator Google Workspace untuk mengaktifkannya di tingkat organisasi.
(Opsional) Verifikasi koneksi melalui klien email pihak ketiga. Jika Anda ingin memastikan bahwa Gmail menerima koneksi eksternal sebelum memulai migrasi, uji login dengan klien email pihak ketiga.
Gunakan klien yang belum dipercaya oleh akun tersebut agar hasil pengujian bermakna. Klien yang sebelumnya telah diotorisasi mungkin berhasil meskipun migrasi akan gagal.
Lakukan pengujian pada jaringan di luar Tiongkok daratan.
Jika semua pembatasan telah dihapus tetapi login tetap gagal, coba lagi setelah menunggu sebentar. Gmail terkadang memerlukan waktu untuk menyebarkan perubahan akses.
Persiapan sisi Alibaba Cloud Mail
Buat dan tetapkan akun Alibaba Cloud Mail untuk semua pengguna yang akan dimigrasikan. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Buat akun karyawan.
Jika Anda melakukan migrasi dari satu tenant Alibaba Cloud Mail ke tenant lain, login ke Konsol admin Mail tenant tujuan untuk memulai migrasi. Jangan memulai migrasi dari tenant sumber.
Persyaratan sistem sumber
Untuk semua akun pengguna di sistem sumber, lengkapi hal berikut sebelum migrasi:
Nonaktifkan batasan pengambilan email. Misalnya, ubah "Ambil 30 hari terakhir" menjadi "Ambil semua" agar migrasi dapat mengakses seluruh riwayat mailbox.
Nonaktifkan pembatasan login berbasis IP.
Nonaktifkan otentikasi dua faktor. Ini mencakup verifikasi SMS, verifikasi WeChat, dan aplikasi autentikator.
Nonaktifkan password khusus aplikasi. Jika fitur password khusus aplikasi diaktifkan pada mailbox sumber, migrasi dengan password asli akan gagal dengan error akun atau password. Nonaktifkan fitur password khusus aplikasi, atau gunakan password keamanan yang dihasilkan untuk konfigurasi migrasi. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Aktifkan dan siapkan password keamanan klien pihak ketiga.
Selesaikan operasi penghapusan atau pemindahan data. Hindari memodifikasi data di sistem sumber selama migrasi.
Gunakan nama folder standar. Nama folder di sistem sumber tidak boleh mengandung karakter khusus seperti "+", "*", "\", atau "/".
Bergantung pada fitur sistem sumber Anda, administrator dapat menonaktifkan pengaturan ini secara massal atau menggunakan API sistem sumber.
Buat tugas migrasi
Sebelum memulai migrasi, pastikan Anda telah membuat akun pengguna yang diperlukan di Alibaba Cloud Mail. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Buat akun karyawan.
Jika Anda melakukan migrasi dari satu tenant Alibaba Cloud Mail ke tenant lain, login ke Konsol admin Mail tenant tujuan untuk memulai migrasi. Jangan memulai migrasi dari tenant sumber.
Login ke Konsol admin Mail. Di panel navigasi kiri, klik Mailbox Tools > Mailbox Migration, lalu klik Create Migration Task.
1. Persiapkan untuk migrasi
Pastikan Anda telah membuat dan menetapkan akun Alibaba Cloud Mail untuk semua pengguna yang akan dimigrasikan di halaman Contacts - Member Management.
Konfirmasi bahwa sistem sumber sedang berjalan dan layanan IMAP/POP-nya diaktifkan.
Untuk semua akun pengguna di sistem sumber, nonaktifkan batasan pengambilan email (misalnya, ubah "Ambil 30 hari terakhir" menjadi "Ambil semua"), pembatasan login berbasis IP, otentikasi dua faktor (seperti SMS, WeChat, atau aplikasi autentikator), dan password khusus aplikasi.
Jika fitur password khusus aplikasi diaktifkan pada mailbox sumber, migrasi dengan password asli akan gagal dengan error akun atau password. Nonaktifkan fitur password khusus aplikasi, atau gunakan password keamanan yang dihasilkan untuk konfigurasi migrasi. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Aktifkan dan siapkan password keamanan klien pihak ketiga.
Selesaikan operasi penghapusan atau pemindahan data di sistem sumber terlebih dahulu. Hindari memodifikasi data selama migrasi.
Kami menyarankan agar nama folder di sistem sumber tidak mengandung karakter khusus seperti "+", "*", "\", atau "/".
Bergantung pada fitur sistem sumber Anda, administrator dapat menonaktifkan pengaturan ini secara massal atau menggunakan API sistem sumber.
2. Konfigurasikan parameter sistem sumber
Masukkan Task Name, pilih Source System, lalu masukkan Source System Email Account, Source System Email Password, dan Source System Server Address. Kami menyarankan menggunakan pengaturan default untuk opsi lainnya. Klik Next.
3. Konfigurasikan pengaturan migrasi
Di bawah Folders to Migrate, pilih opsi:
All Folders: Anda dapat mengecualikan folder tertentu dari migrasi.
Specific Folders: Pilih hanya folder yang ingin dimigrasikan.
Di bawah Emails to Migrate, pilih opsi:
All Emails
Emails in a specified date range
Di bawah Folder Location, pilih opsi:
Store Separately (unified storage mode, named by email address)
Folder khusus dibuat di mailbox tujuan, dinamai sesuai alamat email sumber.
Merge into System Folders (folder mapping mode)
Memetakan folder sumber ke folder sistem secara otomatis (misalnya, "Sent Items" ke "Sent").
Mempertahankan struktur folder kustom.
Migration Time Settings:
Start Immediately: Transfer data dimulai dalam waktu 2 jam.
Start at a scheduled time: Tetapkan waktu mulai kustom untuk migrasi.
Klik Next.
4. Tambahkan akun migrasi
Ada tiga metode untuk menambahkan akun migrasi. Pilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda:
Metode 1: Administrator mengunggah kredensial akun dan langsung memulai migrasi.
Kasus penggunaan: Anda memiliki username dan password sistem sumber untuk semua akun yang akan dimigrasikan dan ingin migrasi berjalan lancar tanpa gangguan bagi pengguna.
Metode 2: Administrator mengunggah daftar akun dan memberi tahu karyawan untuk login dengan kredensial sumber mereka guna memulai migrasi.
Kasus penggunaan: Anda memiliki daftar semua akun email sumber. Setelah Anda mengonfigurasi parameter migrasi, karyawan dapat memicu migrasi mereka sendiri dengan login ke Alibaba Cloud Mail menggunakan username dan password sistem sumber mereka.
Metode 3: Administrator memilih cakupan pengguna dan memberi tahu mereka untuk memasukkan kredensial mereka sendiri.
Kasus penggunaan: Anda belum mengumpulkan username dan password sistem sumber. Setelah Anda mengonfigurasi parameter migrasi, Anda dapat memberi tahu karyawan untuk memasukkan dan memverifikasi kredensial mereka guna memulai migrasi.
Klik Add Migration Accounts.
Jika Anda perlu mengubah parameter migrasi nanti, buka Migration Settings > Edit > Edit Migration Configuration, lakukan perubahan, lalu klik OK.
Pilih rencana migrasi
Klik Add Migration Accounts.
Pilih salah satu dari tiga rencana berdasarkan situasi Anda.
Ikhtisar poin penting
Jenis rencana | Kasus penggunaan | Poin penting |
Batch migration (with passwords) | Administrator memiliki password untuk semua akun karyawan. |
|
Batch migration (without passwords) | Administrator hanya memiliki daftar akun. |
|
Employee self-service migration | Saat pendekatan desentralisasi diperlukan. |
|
Aturan pencocokan sub-akun: Akun mailbox tujuan tidak perlu identik dengan akun mailbox sumber. Berdasarkan informasi akun sumber yang Anda berikan, sistem akan memigrasikan data ke akun yang sesuai yang telah Anda buat di Alibaba Cloud Mail. Untuk menghindari perubahan alamat mailbox setelah migrasi—yang dapat mengganggu penggunaan sehari-hari—gunakan awalan akun yang sama untuk akun sumber dan tujuan.
Administrator memulai migrasi langsung dengan mengimpor file CSV yang berisi username dan password sistem sumber.
Rangkuman: Administrator menyediakan password, sistem memigrasikan data secara otomatis di latar belakang, dan prosesnya berjalan lancar bagi karyawan.
Siapkan file CSV dengan tiga kolom wajib berikut:
Alibaba Cloud account | Source account | Source password |
1234@example00.com | 1234@example01.com | Halo1234 |
Kasus penggunaan
Administrator memiliki password email sumber semua karyawan (atau password khusus aplikasi/akses delegasi).
Anda menginginkan migrasi tanpa gangguan dan diam-diam bagi karyawan.
Migrasi melibatkan otentikasi kompleks, seperti akun delegasi Microsoft Exchange atau password aplikasi pihak ketiga.
Cara kerja
Administrator menyediakan akun dan password sumber dalam file CSV. Sistem menggunakan kredensial ini untuk mengambil data langsung dari sistem sumber di latar belakang.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
Administrator | 1. Buat akun: Buat akun karyawan secara massal di Konsol admin Alibaba Cloud Mail. | • Satu unggahan mendukung hingga 10.000 entri. |
Karyawan | Tidak perlu melakukan apa pun. | • Tidak perlu login atau konfigurasi. |
Penilaian risiko
Validitas password: Pastikan password yang diberikan valid dan tidak berubah selama migrasi. Jika password sumber menjadi tidak valid, migrasi untuk akun tersebut akan gagal.
Kepatuhan privasi: Mode ini melibatkan administrator yang menangani password karyawan. Pastikan prosedur ini sesuai dengan kebijakan keamanan informasi dan persyaratan hukum perusahaan Anda.
Untuk migrasi dari Microsoft Exchange menggunakan akun delegasi (lihat Siapkan akun delegasi untuk Microsoft Exchange), kami menyarankan format berikut untuk file migrasi:
user2@example.com,superman@example.com/user1,password
Deskripsi kolom:
user2@example.com: Akun Alibaba Cloud Mail.
superman@example.com/user1: Mailbox sumber dalam format akun delegasi (di mana user1 adalah awalan mailbox sumber, dan akses didelegasikan ke superman@example.com).
password: Password untuk superman@example.com.
Administrator memulai migrasi dengan mengimpor daftar akun. Karyawan memicu migrasi mereka sendiri dengan login menggunakan password email sumber mereka.
Rangkuman: Administrator menyediakan daftar akun. Karyawan login dengan username dan password sistem sumber mereka, yang secara otomatis memulai migrasi.
Siapkan file CSV dengan hanya satu kolom data:
Migration account |
1234@example00.com |
Kasus penggunaan
Administrator tidak memiliki akses ke password karyawan, sehingga melindungi privasi pengguna.
Memulai migrasi secara bertahap sekaligus meminimalkan konfigurasi manual bagi karyawan.
Karyawan dapat menggunakan kredensial sumber mereka untuk login ke sistem baru dan setuju untuk tidak mengubah password sumber selama migrasi.
Cara kerja
Administrator mengimpor daftar akun yang akan dimigrasikan. Saat karyawan pertama kali login ke Alibaba Cloud Mail, mereka harus menggunakan username dan password sistem sumber untuk otentikasi. Login yang berhasil secara otomatis memicu migrasi.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
Administrator | 1. Buat akun: Saat membuat akun di Alibaba Cloud Mail, alamat email harus identik dengan alamat email sumber. | • Penting: Nama akun Alibaba Cloud Mail harus identik dengan nama akun email sumber. |
Karyawan | 1. Login ke mailbox baru: Gunakan username dan password sistem sumber untuk login ke klien web Alibaba Cloud Mail. | • Jangan mengubah password di sistem email sumber. Hal ini akan menyebabkan migrasi gagal. |
Penilaian risiko
Tindakan yang diizinkan
Setelah login ke Alibaba Cloud Mail, karyawan dapat mengubah password login baru mereka di klien web. Tindakan ini tidak memengaruhi proses migrasi latar belakang.
Tindakan yang dilarang (Risiko tinggi)
Jangan mengubah password di sistem email sumber hingga migrasi selesai.
Dampak: Jika password sumber diubah, Alibaba Cloud Mail tidak dapat melakukan otentikasi, dan migrasi akan gagal.
Penanganan: Jika hal ini terjadi, karyawan harus membuka Settings > View More Settings > Mailbox Settings > Mailbox Migration di Alibaba Cloud Mail, lalu memperbarui kata sandi sumber secara manual untuk melanjutkan migrasi.
Beritahu karyawan untuk memulai migrasi sendiri dengan memasukkan username dan password sistem sumber mereka.
Rangkuman: Administrator membuat tugas migrasi untuk semua atau anggota tertentu. Karyawan memasukkan kredensial mereka sendiri untuk memulai migrasi, sehingga mereka memiliki kendali atas proses tersebut.
Kasus penggunaan
Karyawan mengelola password mereka sendiri dan lebih suka tidak membagikannya dengan administrator.
Karyawan ingin menjadwalkan waktu migrasi mereka sendiri.
Saat pendekatan desentralisasi lebih disukai untuk mengurangi beban kerja administrator.
Cara kerja
Administrator terlebih dahulu membuat akun Alibaba Cloud Mail dan tugas migrasi. Setelah login, karyawan membuka halaman pengaturan dan memasukkan kredensial akun sumber mereka untuk mengotorisasi migrasi.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
Administrator | 1. Buat akun: Buat akun karyawan secara massal di Konsol admin dan bagikan password awal. | • Tidak perlu menyiapkan file CSV. |
Karyawan | 1. Login ke mailbox baru: Login ke klien web Alibaba Cloud Mail menggunakan kredensial awal yang diberikan administrator. | • Pastikan password sumber dimasukkan dengan benar. |
