Topik ini menjelaskan hal-hal yang harus Anda periksa di mailbox Lark lama Anda sebelum memulai migrasi.
Tangkapan layar mailbox pihak ketiga dalam topik ini hanya bersifat referensi. Antarmuka aktual mungkin berbeda karena fitur mailbox terus diperbarui. Selalu merujuk pada kondisi aktual mailbox pihak ketiga Anda.
Pertimbangan
Tinjau batasan berikut sebelum membuat akun Alibaba Mail atau memulai migrasi:
Source mailbox — Dalam topik ini, source mailbox adalah mailbox Lark lama Anda, dan sistem source mailbox-nya adalah Lark Mail.
Migrasi antar tenant Alibaba Mail — Jika Anda melakukan migrasi dari satu tenant Alibaba Mail ke tenant lain, login ke Konsol admin Mail tenant tujuan untuk memulai migrasi. Jangan memulai migrasi dari tenant sumber.
Nama akun — Persyaratan nama akun berbeda-beda tergantung rencana migrasi, dan menentukan cara Anda membuat akun Alibaba Mail. Pilih rencana sebelum membuat akun. Tabel perbandingan rencana di bagian Pilih rencana migrasi mencantumkan persyaratan nama akun untuk setiap rencana.
Password source mailbox — Password source mailbox harus tetap valid dan tidak berubah hingga migrasi selesai. Jika password berubah, Alibaba Mail tidak dapat melakukan autentikasi ke source mailbox, sehingga migrasi akun tersebut gagal.
Login karyawan setelah batch migration tanpa password — Setelah Anda mengaktifkan batch migration tanpa password, karyawan hanya dapat login menggunakan kredensial source mailbox mereka, dan password awal yang Anda tetapkan menjadi tidak valid.
Persiapan source mailbox
Lakukan persiapan berikut sebelum membuat tugas migrasi di Alibaba Mail:
Akun Alibaba Mail — Buat dan tetapkan akun Alibaba Mail untuk setiap pengguna yang akan dimigrasikan melalui halaman Contacts > Member Management. Untuk petunjuknya, lihatBuat akun karyawan.
Layanan source mailbox — Pastikan sistem source mailbox sedang berjalan dan layanan IMAP atau POP-nya telah diaktifkan. Untuk Lark Mail, aktifkan layanan Third-party email client dan buat password migrasi seperti yang dijelaskan dalam dua prosedur berikut.
Batasan pengambilan dan login — Untuk setiap source mailbox yang akan dimigrasikan, nonaktifkan batasan pengambilan email (misalnya, ubah Fetch last 30 days menjadi Fetch all), batasan login berbasis IP, serta otentikasi dua faktor seperti SMS, WeChat, atau aplikasi autentikator.
Password khusus aplikasi — Jika fitur password khusus aplikasi diaktifkan pada source mailbox, migrasi menggunakan password mailbox asli akan gagal dengan error akun atau password. Nonaktifkan fitur password khusus aplikasi tersebut, atau gunakan password keamanan yang dihasilkan dalam konfigurasi migrasi. Untuk Lark Mail, gunakan password migrasi yang Anda buat di klien desktop Lark. Untuk petunjuknya, lihatAktifkan dan atur password keamanan klien pihak ketiga.
Perubahan data — Selesaikan semua operasi penghapusan atau pemindahan data di sistem source mailbox terlebih dahulu. Hindari memodifikasi data selama proses migrasi.
Nama folder — (Disarankan) Nama folder di sistem source mailbox tidak mengandung karakter khusus seperti
+,*,\, atau/.
Bergantung pada fitur sistem source mailbox Anda, Anda dapat menonaktifkan pengaturan ini secara massal atau menggunakan API sistem source mailbox.
Aktifkan layanan Third-party email client di Lark
Layanan Third-party email client harus diaktifkan di Konsol admin Lark. Jika tidak, migrasi tidak dapat dilakukan.
Login ke Konsol admin Lark.
Pilih Product Settings > Mail > Mail Management Tools > User Feature Permissions > Third-party email client.
Halaman konfigurasi layanan Third-party email client terbuka. Gambar berikut menunjukkan layanan ini di Konsol admin Lark.
Buat password migrasi di Lark
Unduh dan login ke klien desktop Lark.
Pilih foto profil Anda > Settings > Mail.
Klik Third-party email client logon, lalu klik Set Now.
Pengaturan ini tidak tersedia di klien web. Login ke klien desktop untuk melakukan operasi ini.
Simpan password yang dihasilkan. Masukkan sebagai Source System Email Password saat Anda mengonfigurasi parameter sistem sumber tugas migrasi.
Gambar berikut menunjukkan pengaturan Third-party email client logon di klien desktop Lark.
Mulai migrasi di Alibaba Mail
Setelah menyelesaikan persiapan di atas, mulai migrasi di Konsol admin Mail: buat tugas migrasi, pilih rencana migrasi, dan tambahkan akun yang akan dimigrasikan. Bergantung pada rencana yang Anda pilih, karyawan memasukkan kredensial source mailbox mereka sendiri untuk memicu migrasi.
Buat tugas migrasi
Login ke Konsol admin Mail. Di panel navigasi kiri, pilih Mailbox Tools > Mailbox Migration, lalu klik Create Migration Task.
Gambar berikut menunjukkan halaman migrasi mailbox di Konsol admin Mail.
Konfigurasi parameter sistem sumber
Masukkan Task Name.
Pilih Source System.
Masukkan Source System Email Account, Source System Email Password, dan Source System Server Address. Untuk Lark Mail, masukkan password migrasi yang Anda buat di klien desktop Lark sebagai Source System Email Password.
(Disarankan) Gunakan pengaturan default untuk opsi lainnya.
Klik Next.
Gambar berikut menunjukkan parameter sistem sumber tugas migrasi.
Konfigurasi pengaturan migrasi
Gambar berikut menunjukkan pengaturan migrasi tugas migrasi.
Di bawah Folders to Migrate, pilih salah satu opsi berikut:
All Folders: Anda dapat mengecualikan folder tertentu dari migrasi.
Specific Folders: Pilih hanya folder yang ingin Anda migrasikan.
Di bawah Emails to Migrate, pilih All Emails atau Emails in a specified date range.
Di bawah Folder Location, pilih salah satu opsi berikut:
Store Separately (unified storage mode, named by email address): Folder khusus dibuat di mailbox tujuan, dinamai sesuai alamat email sumber.
Merge into System Folders (folder mapping mode): Folder sumber dipetakan secara otomatis ke folder sistem (misalnya, Sent Items ke Sent), dan struktur folder kustom dipertahankan.
Di bawah Migration Time Settings, pilih salah satu opsi berikut:
Start Immediately: Transfer data dimulai dalam waktu 2 jam.
Start at a scheduled time: Tetapkan waktu mulai kustom untuk migrasi.
Klik Next.
Gambar berikut menunjukkan dua opsi Folder Location.
Tambahkan akun migrasi
Klik Add Migration Accounts, lalu pilih salah satu dari tiga rencana migrasi yang dijelaskan di bagian Pilih rencana migrasi.
Gambar berikut menunjukkan titik masuk Add Migration Accounts.
Untuk mengubah parameter migrasi nanti, pilih Migration Settings > Edit > Edit Migration Configuration, lakukan perubahan, lalu klik OK.
Pilih rencana migrasi
Alibaba Mail menyediakan tiga rencana migrasi. Pilih rencana berdasarkan apakah Anda memiliki password source mailbox dan seberapa besar bagian migrasi yang ingin dilakukan oleh karyawan. Tabel berikut membandingkan ketiga rencana tersebut.
| Rencana | Kapan memilih | Persyaratan nama akun | Siapa yang memasukkan kredensial sumber |
| Rencana 1: Batch migration (dengan password) | Anda memiliki password source mailbox untuk semua akun yang akan dimigrasikan. | Nama akun sumber dan tujuan dapat berbeda. Sediakan pemetaan akun yang akurat. | Administrator mengunggah akun dan password sumber dalam file CSV. |
| Rencana 2: Batch migration (tanpa password) | Anda hanya memiliki daftar akun yang akan dimigrasikan. | Nama akun Alibaba Mail harus identik dengan nama akun sumber. | Setiap karyawan login ke Alibaba Mail dengan kredensial sumber, yang memicu migrasi. |
| Rencana 3: Employee self-service migration | Karyawan menyimpan password mereka sendiri dan menjadwalkan migrasi mereka sendiri. | Setiap karyawan menyediakan akun source mailbox mereka sendiri. | Setiap karyawan memasukkan kredensial sumber di halaman migrasi mailbox. |
Gambar berikut menunjukkan halaman pemilihan rencana.
Aturan pencocokan sub-akun: Pada rencana di mana administrator menyediakan pemetaan akun, akun mailbox tujuan tidak perlu identik dengan akun source mailbox. Berdasarkan informasi akun sumber yang Anda berikan, Alibaba Mail akan memigrasikan data ke akun yang cocok yang telah Anda buat sebelumnya. Untuk menghindari perubahan alamat mailbox setelah migrasi—yang dapat memengaruhi penggunaan sehari-hari—pertahankan awalan akun yang sama untuk akun sumber dan tujuan. Rencana 2 merupakan pengecualian: rencana ini mengharuskan nama akun Alibaba Mail identik dengan nama akun sumber.
Rencana 1: Batch migration (dengan password)
Dalam mode autofill password, administrator langsung memulai migrasi dengan mengimpor file CSV yang berisi akun dan password source mailbox.
Ringkasan: Administrator menyediakan password, Alibaba Mail memigrasikan data di latar belakang, dan karyawan tidak perlu melakukan apa pun.
Siapkan file CSV dengan tiga kolom wajib berikut:
| Akun Alibaba Mail | Akun sumber | Password sumber |
| 1234@example00.com | 1234@example01.com | Halo1234 |
Kasus penggunaan:
Anda memiliki password source mailbox semua karyawan, password khusus aplikasi, atau akses delegasi.
Anda menginginkan migrasi yang tidak memerlukan tindakan apa pun dari karyawan.
Migrasi melibatkan autentikasi kompleks, seperti akun delegasi Microsoft Exchange atau password aplikasi pihak ketiga.
Cara kerja: Administrator menyediakan akun dan password sumber dalam file CSV. Alibaba Mail menggunakan kredensial tersebut untuk mengambil data langsung dari sistem source mailbox di latar belakang.
Peran dan tindakan:
| Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
| Administrator | 1. Buat akun: Buat akun karyawan secara massal di Konsol admin Mail. 2. Siapkan file CSV: Sertakan tiga kolom (akun Alibaba Mail, akun sumber, dan password sumber). 3. Tangani kasus khusus: Masukkan password khusus aplikasi jika diperlukan. Untuk Microsoft Exchange, gunakan format delegasi. 4. Unggah dan impor: Unggah file di Konsol admin Mail untuk memulai migrasi. | Satu unggahan mendukung hingga 10.000 entri; verifikasi pemetaan akun dengan cermat untuk mencegah ketidaksesuaian data; pastikan kepatuhan terhadap kebijakan privasi dan perlindungan data. |
| Karyawan | Tidak perlu melakukan tindakan apa pun. | Tidak perlu login atau konfigurasi; tidak perlu memberikan password kepada siapa pun selain administrator; tunggu hingga migrasi selesai. |
Penilaian risiko: Mode ini melibatkan administrator menangani password karyawan. Pastikan prosedur ini sesuai dengan kebijakan keamanan informasi dan persyaratan hukum perusahaan Anda.
Untuk migrasi dari Microsoft Exchange dengan akun delegasi (lihatAtur akun delegasi untuk Microsoft Exchange), gunakan format berikut dalam file migrasi:
user2@example.com,superman@example.com/user1,passwordDeskripsi field:
user2@example.com: Akun Alibaba Mail.superman@example.com/user1: Source mailbox dalam format akun delegasi, di manauser1adalah awalan source mailbox dan akses didelegasikan kesuperman@example.com.password: Password darisuperman@example.com.
Rencana 2: Batch migration (tanpa password)
Dalam mode login dengan password sumber, administrator mengimpor daftar akun, dan setiap karyawan memicu migrasi mereka sendiri dengan login ke Alibaba Mail menggunakan password source mailbox mereka.
Ringkasan: Administrator menyediakan daftar akun. Karyawan login dengan akun dan password source mailbox mereka, yang secara otomatis memulai migrasi.
Siapkan file CSV dengan hanya satu kolom data:
| Akun migrasi |
| 1234@example00.com |
Kasus penggunaan:
Anda tidak memiliki akses ke password karyawan dan ingin melindungi privasi pengguna.
Anda ingin memulai migrasi secara bertahap dan meminimalkan konfigurasi manual untuk karyawan.
Karyawan dapat menggunakan kredensial sumber mereka untuk login ke Alibaba Mail dan setuju untuk tidak mengubah password sumber selama migrasi.
Cara kerja: Administrator mengimpor daftar akun yang akan dimigrasikan. Saat karyawan pertama kali login ke Alibaba Mail, mereka harus menggunakan akun dan password source mailbox untuk autentikasi. Login yang berhasil secara otomatis memicu migrasi.
Peran dan tindakan:
| Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
| Administrator | 1. Buat akun: Saat membuat akun di Alibaba Mail, alamat email harus identik dengan alamat email sumber. 2. Siapkan file CSV: Sertakan hanya satu kolom (akun migrasi, yaitu akun yang baru dibuat). 3. Unggah dan impor: Unggah file di Konsol admin Mail untuk mengaktifkan migrasi di seluruh domain. 4. Beri tahu karyawan: Informasikan bahwa mereka harus menggunakan kredensial sumber untuk login. | Satu unggahan mendukung hingga 1.000 entri. |
| Karyawan | 1. Login ke mailbox baru: Gunakan akun dan password source mailbox untuk login ke klien web Alibaba Mail. 2. Picu migrasi: Migrasi dimulai secara otomatis setelah login berhasil. 3. (Opsional) Ubah password: Anda dapat mengubah password mailbox baru tanpa memengaruhi migrasi. | Jangan mengubah password di sistem source mailbox selama migrasi. |
Gambar berikut menunjukkan cara karyawan login ke klien web Alibaba Mail dengan kredensial source mailbox.
Penilaian risiko:
Tindakan yang diizinkan — Setelah login ke Alibaba Mail, karyawan dapat mengubah password login mailbox baru di klien web. Tindakan ini tidak memengaruhi migrasi latar belakang.
Tindakan yang dilarang (risiko tinggi) — Jangan mengubah password di sistem source mailbox hingga migrasi selesai. Jika perubahan password menyebabkan migrasi gagal, karyawan harus memilih Settings > View More Settings > Mailbox Settings > Mailbox Migration di Alibaba Mail dan memperbarui password sumber secara manual untuk melanjutkan migrasi.
Rencana 3: Employee self-service migration
Dalam mode self-service, karyawan memulai migrasi mereka sendiri dengan memasukkan akun dan password source mailbox mereka di halaman migrasi mailbox Alibaba Mail.
Ringkasan: Administrator membuat tugas migrasi untuk semua atau anggota tertentu. Karyawan memasukkan kredensial mereka sendiri untuk memulai migrasi, sehingga mereka memiliki kendali penuh atas proses tersebut.
Gambar berikut menunjukkan konfigurasi migrasi self-service.
Kasus penggunaan:
Karyawan mengelola password mereka sendiri dan lebih suka tidak membagikannya dengan administrator.
Karyawan ingin menjadwalkan waktu migrasi mereka sendiri.
Anda lebih memilih pendekatan terdesentralisasi yang mengurangi beban kerja administrator.
Cara kerja: Administrator terlebih dahulu membuat akun Alibaba Mail dan tugas migrasi. Setelah login, karyawan membuka halaman pengaturan dan memasukkan kredensial akun sumber untuk mengotorisasi migrasi.
Peran dan tindakan:
| Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
| Administrator | 1. Buat akun: Buat akun karyawan secara massal di Konsol admin Mail dan bagikan password awal. 2. Aktifkan fitur: Aktifkan Domain Migration atau Allow Members to Self-Service Migrate di Konsol admin Mail. 3. Beri tahu dan pandu: Informasikan kepada karyawan cara mengakses halaman pengaturan untuk mengonfigurasi migrasi mereka. | Tidak perlu menyiapkan file CSV; tidak perlu mengumpulkan informasi akun. |
| Karyawan | 1. Login ke mailbox baru: Login ke klien web Alibaba Mail dengan kredensial awal yang diberikan administrator. 2. Buka pengaturan: Klik Go to Settings di jendela pop-up, atau pilih Settings > View More Settings > Mailbox Settings > Mailbox Migration. 3. Masukkan informasi: Masukkan akun dan password source mailbox untuk memulai migrasi. | Pastikan password sumber dimasukkan dengan benar. |
Karyawan dapat memantau progres migrasi di halaman Mailbox Migration.
