Alibaba Mail mendukung migrasi mailbox dari Office 365. Pastikan batasan ketersediaan, siapkan mailbox sumber dan akun tujuan, lalu pilih jalur migrasi yang sesuai dengan kredensial yang dapat Anda kumpulkan.
Pertimbangan
Tinjau catatan berikut sebelum melakukan migrasi mailbox dari Office 365 ke Alibaba Mail:
Ketersediaan — Migrasi melalui konsol administrator domain sedang dirilis secara bertahap. Hanya mailbox yang termasuk dalam rilis tersebut yang dapat menggunakannya.
Edisi Alibaba Mail — Edisi Gratis Alibaba Mail saat ini tidak mendukung migrasi dari Office 365.
Tangkapan layar — Tangkapan layar layanan mailbox pihak ketiga hanya untuk referensi. Antarmuka aktual mungkin berbeda seiring pembaruan fitur mailbox. Rujuk layanan mailbox pihak ketiga untuk informasi terbaru.
Migrasi melalui konsol administrator domain
Buat tugas migrasi di konsol admin Alibaba Mail dan otorisasi migrasi dengan akun administrator Microsoft Anda.
Login ke konsol admin Alibaba Mail dan buat tugas migrasi.
Pilih versi mailbox sumber. Topik ini menggunakan O365 International Edition sebagai contoh.
Klik Logon and Authenticate.
Pada halaman yang muncul, login dengan akun administrator Microsoft Anda, lalu berikan otorisasi. Gunakan akun yang memiliki izin administratif untuk organisasi yang ingin Anda migrasikan.
Terima permintaan otorisasi.
Otorisasi berhasil.
Kembali ke konsol admin Alibaba Mail. Saat muncul pesan Authentication passed, klik Next.
Masukkan parameter migrasi sesuai kebutuhan Anda.
Saat menambahkan akun migrasi, pilih opsi pertama (default) dan isi akun berdasarkan templat. Kolom pertama adalah akun Alibaba Mail, dan kolom kedua adalah akun mailbox sumber.
Konfigurasi selesai. Tunggu hingga migrasi dimulai.
Memulai migrasi di Alibaba Mail
Langkah-langkah berikut menjelaskan cara membuat tugas migrasi dan memilih rencana migrasi di Alibaba Mail.
Buat tugas migrasi
Sebelum memulai migrasi, pastikan Anda telah membuat akun pengguna yang diperlukan di Alibaba Cloud Mail. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Buat akun karyawan.
Jika Anda melakukan migrasi dari satu tenant Alibaba Cloud Mail ke tenant lain, login ke konsol admin Mail tenant tujuan untuk memulai migrasi. Jangan memulai migrasi dari tenant sumber.
Login ke konsol admin Mail. Di panel navigasi kiri, klik Mailbox Tools > Mailbox Migration, lalu klik Create Migration Task.
1. Persiapan migrasi
Pastikan Anda telah membuat dan menetapkan akun Alibaba Cloud Mail untuk semua pengguna yang akan dimigrasikan di halaman Kontak - Manajemen Anggota.
Konfirmasi bahwa sistem sumber sedang berjalan dan layanan IMAP/POP-nya diaktifkan.
Untuk semua akun pengguna di sistem sumber, nonaktifkan batasan pengambilan email (misalnya, ubah "Fetch last 30 days" menjadi "Fetch all"), pembatasan login berbasis IP, otentikasi dua faktor (seperti SMS, WeChat, atau aplikasi autentikator), serta password khusus aplikasi.
Jika password khusus aplikasi diaktifkan pada mailbox sumber, migrasi dengan password asli akan gagal dengan error akun atau password. Nonaktifkan fitur password khusus aplikasi, atau gunakan password keamanan yang dihasilkan untuk konfigurasi migrasi. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Aktifkan dan atur password keamanan klien pihak ketiga.
Selesaikan operasi penghapusan atau pemindahan data di sistem sumber terlebih dahulu. Hindari memodifikasi data selama migrasi.
Kami menyarankan agar nama folder di sistem sumber tidak mengandung karakter khusus seperti "+", "*", "\", atau "/".
Bergantung pada fitur sistem sumber Anda, administrator dapat menonaktifkan pengaturan ini secara massal atau menggunakan API sistem sumber.
2. Konfigurasi parameter sistem sumber
Masukkan Task Name, pilih Source System, lalu masukkan Source System Email Account, Source System Email Password, dan Source System Server Address. Kami menyarankan menggunakan pengaturan default untuk opsi lainnya. Klik Next.
3. Konfigurasi pengaturan migrasi
Di bawah Folders to Migrate, pilih salah satu opsi:
All Folders: Anda dapat mengecualikan folder tertentu dari migrasi.
Specific Folders: Pilih hanya folder yang ingin Anda migrasikan.
Di bawah Emails to Migrate, pilih salah satu opsi:
All Emails
Emails in a specified date range
Di bawah Folder Location, pilih salah satu opsi:
Store Separately (unified storage mode, named by email address)
Folder khusus dibuat di mailbox tujuan, dinamai sesuai alamat email sumber.
Merge into System Folders (folder mapping mode)
Secara otomatis memetakan folder sumber ke folder sistem (misalnya, "Sent Items" ke "Sent").
Mempertahankan struktur folder kustom.
Pengaturan Waktu Migrasi:
Start Immediately: Transfer data dimulai dalam waktu 2 jam.
Start at a scheduled time: Tetapkan waktu mulai kustom untuk migrasi.
Klik Next.
4. Tambahkan akun migrasi
Terdapat tiga metode untuk menambahkan akun migrasi. Pilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda:
Metode 1: Administrator mengunggah kredensial akun dan langsung memulai migrasi.
Kasus penggunaan: Anda memiliki username dan password sistem sumber untuk semua akun yang akan dimigrasikan dan ingin migrasi berjalan lancar tanpa gangguan bagi pengguna.
Metode 2: Administrator mengunggah daftar akun dan memberi tahu karyawan untuk login dengan kredensial sumber mereka guna memulai migrasi.
Kasus penggunaan: Anda memiliki daftar semua akun email sumber. Setelah Anda mengonfigurasi parameter migrasi, karyawan dapat memicu migrasi mereka sendiri dengan login ke Alibaba Cloud Mail menggunakan username dan password sistem sumber mereka.
Metode 3: Administrator memilih cakupan pengguna dan memberi tahu mereka untuk memasukkan kredensial mereka sendiri.
Kasus penggunaan: Anda belum mengumpulkan username dan password sistem sumber. Setelah Anda mengonfigurasi parameter migrasi, Anda dapat memberi tahu karyawan untuk memasukkan dan memverifikasi kredensial mereka guna memulai migrasi.
Klik Add Migration Accounts.
Jika Anda perlu mengubah parameter migrasi nanti, buka Migration Settings > Edit > Edit Migration Configuration, lakukan perubahan, lalu klik OK.
Pilih rencana migrasi
Klik Add Migration Accounts.
Pilih salah satu dari tiga rencana berdasarkan situasi Anda.
Ikhtisar poin penting
Jenis rencana | Kasus penggunaan | Poin penting |
Batch migration (with passwords) | Administrator memiliki password semua akun karyawan. |
|
Batch migration (without passwords) | Administrator hanya memiliki daftar akun. |
|
Employee self-service migration | Saat pendekatan desentralisasi diperlukan. |
|
Aturan pencocokan sub-akun: Akun mailbox tujuan tidak harus identik dengan akun mailbox sumber. Berdasarkan informasi akun sumber yang Anda berikan, sistem akan memigrasikan data ke akun yang sesuai yang telah Anda buat di Alibaba Cloud Mail. Untuk menghindari perubahan alamat mailbox setelah migrasi—yang dapat mengganggu penggunaan sehari-hari—gunakan awalan akun yang sama untuk akun sumber dan tujuan.
Administrator memulai migrasi langsung dengan mengimpor file CSV yang berisi username dan password sistem sumber.
Ringkasan: Administrator menyediakan password, sistem memigrasikan data secara otomatis di latar belakang, dan prosesnya berjalan lancar bagi karyawan.
Siapkan file CSV dengan tiga kolom wajib berikut:
Alibaba Cloud account | Source account | Source password |
1234@example00.com | 1234@example01.com | Halo1234 |
Kasus penggunaan
Administrator memiliki password email sumber semua karyawan (atau password khusus aplikasi/akses delegasi).
Anda menginginkan migrasi senyap tanpa interaksi pengguna.
Migrasi melibatkan otentikasi kompleks, seperti akun delegasi Microsoft Exchange atau password aplikasi pihak ketiga.
Cara kerja
Administrator menyediakan akun sumber dan password dalam file CSV. Sistem menggunakan kredensial tersebut untuk mengambil data langsung dari sistem sumber di latar belakang.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
Administrator | 1. Buat akun: Buat akun karyawan secara massal di konsol admin Alibaba Cloud Mail. | • Satu unggahan mendukung hingga 10.000 entri. |
Karyawan | Tidak perlu melakukan apa pun. | • Tidak perlu login atau konfigurasi. |
Penilaian risiko
Validitas password: Pastikan password yang diberikan valid dan tidak berubah selama migrasi. Jika password sumber tidak valid, migrasi untuk akun tersebut akan gagal.
Kepatuhan privasi: Mode ini melibatkan administrator menangani password karyawan. Pastikan prosedur ini sesuai dengan kebijakan keamanan informasi dan persyaratan hukum perusahaan Anda.
Untuk migrasi dari Microsoft Exchange menggunakan akun delegasi (lihat Siapkan akun delegasi untuk Microsoft Exchange), kami menyarankan format berikut untuk file migrasi:
user2@example.com,superman@example.com/user1,password
Deskripsi kolom:
user2@example.com: Akun Alibaba Cloud Mail.
superman@example.com/user1: Mailbox sumber dalam format akun delegasi (user1 adalah awalan mailbox sumber, dan akses didelegasikan ke superman@example.com).
password: Password untuk superman@example.com.
Administrator memulai migrasi dengan mengimpor daftar akun. Karyawan memicu migrasi mereka sendiri dengan login menggunakan password email sumber mereka.
Ringkasan: Administrator menyediakan daftar akun. Karyawan login dengan username dan password sistem sumber mereka, yang secara otomatis memulai migrasi.
Siapkan file CSV dengan hanya satu kolom data:
Migration account |
1234@example00.com |
Kasus penggunaan
Administrator tidak memiliki akses ke password karyawan, sehingga melindungi privasi pengguna.
Memulai migrasi secara bertahap sekaligus meminimalkan konfigurasi manual bagi karyawan.
Karyawan dapat menggunakan kredensial sumber mereka untuk login ke sistem baru dan bersedia tidak mengubah password sumber selama migrasi.
Cara kerja
Administrator mengimpor daftar akun yang akan dimigrasikan. Saat karyawan pertama kali login ke Alibaba Cloud Mail, mereka harus menggunakan username dan password sistem sumber untuk otentikasi. Login yang berhasil secara otomatis memicu migrasi.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
Administrator | 1. Buat akun: Saat membuat akun di Alibaba Cloud Mail, alamat email harus identik dengan alamat email sumber. | • Penting: Nama akun Alibaba Cloud Mail harus identik dengan nama akun email sumber. |
Karyawan | 1. Login ke mailbox baru: Gunakan username dan password sistem sumber untuk login ke klien web Alibaba Cloud Mail. | • Jangan mengubah password di sistem email sumber. Hal ini akan menyebabkan migrasi gagal. |
Penilaian risiko
Tindakan yang diizinkan
Setelah login ke Alibaba Cloud Mail, karyawan dapat mengubah password login baru mereka di klien web. Tindakan ini tidak memengaruhi proses migrasi latar belakang.
Tindakan yang dilarang (Risiko tinggi)
Jangan mengubah password di sistem email sumber hingga migrasi selesai.
Konsekuensi: Jika password sumber diubah, Alibaba Cloud Mail tidak dapat melakukan otentikasi, dan migrasi akan gagal.
Penanganan: Jika hal ini terjadi, karyawan harus membuka Settings > View More Settings > Mailbox Settings > Mailbox Migration di Alibaba Cloud Mail, lalu memperbarui kata sandi sumber secara manual untuk melanjutkan migrasi.
Beritahu karyawan untuk memulai migrasi sendiri dengan memasukkan username dan password sistem sumber mereka.
Ringkasan: Administrator membuat tugas migrasi untuk semua atau anggota tertentu. Karyawan memasukkan kredensial mereka sendiri untuk memulai migrasi, sehingga mereka memiliki kendali atas proses tersebut.
Kasus penggunaan
Karyawan mengelola password mereka sendiri dan lebih suka tidak membagikannya dengan administrator.
Karyawan ingin menjadwalkan waktu migrasi mereka sendiri.
Saat pendekatan desentralisasi lebih disukai untuk mengurangi beban kerja administrator.
Cara kerja
Administrator terlebih dahulu membuat akun Alibaba Cloud Mail dan tugas migrasi. Setelah login, karyawan membuka halaman pengaturan dan memasukkan kredensial akun sumber mereka untuk mengotorisasi migrasi.
Peran dan tindakan
Peran | Tindakan | Pertimbangan utama |
Administrator | 1. Buat akun: Buat akun karyawan secara massal di konsol admin dan bagikan password awal. | • Tidak perlu menyiapkan file CSV. |
Karyawan | 1. Login ke mailbox baru: Login ke klien web Alibaba Cloud Mail menggunakan kredensial awal yang diberikan administrator. | • Pastikan password sumber dimasukkan dengan benar. |
Referensi
Untuk informasi lebih lanjut tentang migrasi mailbox di Alibaba Mail, lihat Migrasi mailbox.