All Products
Search

This Product

    Chat App Message Service:Manajemen Balasan Cepat

    Document Center

    Chat App Message Service:Manajemen Balasan Cepat

    Last Updated:Aug 04, 2026

    Kelola pustaka bersama berisi balasan cepat yang digunakan agen layanan pelanggan selama percakapan untuk merespons pelanggan lebih cepat.

    Prasyarat

    Ikhtisar

    Quick Reply Management membantu agen layanan pelanggan menyimpan balasan yang sering digunakan agar dapat diakses dengan cepat, sehingga meningkatkan efisiensi respons. Administrator dapat mengelola pustaka balasan cepat pada halaman ini, sedangkan agen dapat langsung menggunakannya di ruang kerja pesan.

    Baik administrator maupun agen dapat mengelola balasan cepat. Mereka berbagi pustaka balasan cepat yang sama—setiap perubahan yang dilakukan oleh salah satu anggota akan berlaku untuk semua agen.

    Fitur utama:

    Feature

    Description

    Quick Search

    Cari berdasarkan judul dan konten untuk menemukan balasan target secara cepat.

    Flexible Management

    Tambah, edit, dan hapus balasan cepat dengan efek langsung.

    Batch Operations

    Pilih dan hapus beberapa balasan sekaligus untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan.

    Pin Display

    Sematkan balasan yang sering digunakan ke bagian atas, dengan dukungan seret-dan-lepas untuk mengatur ulang urutan.

    Prosedur

    Langkah 1: Buka Quick Reply Management

    1. Masuk ke Customer Service Agent platform menggunakan akun administrator.

    2. Di panel navigasi kiri, klik Quick Reply Management.

    3. Halaman daftar balasan cepat akan muncul.

    Langkah 2: Tambahkan balasan cepat

    1. Pada halaman Quick Reply Management, klik Add Reply.

    2. Di kotak dialog, masukkan informasi berikut:

      • Title: Judul balasan cepat untuk memudahkan identifikasi dan pencarian (wajib diisi).

      • Content: Konten balasan cepat. Teks multi-baris didukung (wajib diisi).

    3. Klik OK untuk menyelesaikan pembuatan.

    Catatan

    Balasan cepat baru tidak disematkan secara default dan diurutkan berdasarkan waktu pembuatan. Pengurutan dengan seret-dan-lepas didukung. Agen dapat langsung menggunakan balasan cepat tersebut di ruang kerja pesan.

    Langkah 3: Edit balasan cepat

    1. Di daftar balasan cepat, temukan balasan cepat yang ingin diedit.

    2. Klik Edit.

    3. Di kotak dialog, ubah judul atau kontennya.

    4. Klik Save untuk menerapkan perubahan.

    Catatan

    Proses edit mempertahankan status semat dan posisi pengurutan asli, serta tidak memengaruhi balasan cepat lainnya.

    Langkah 4: Hapus balasan cepat

    Hapus satu balasan cepat

    1. Di daftar balasan cepat, temukan balasan cepat yang ingin dihapus.

    2. Klik Delete.

    3. Di kotak dialog konfirmasi, klik OK.

    Hapus balasan cepat secara batch

    1. Pilih kotak centang pada balasan cepat yang ingin dihapus.

      Catatan

      Pilih kotak centang header untuk memilih semua catatan di halaman saat ini.

    2. Klik Batch Delete di bagian atas daftar.

    3. Di kotak dialog konfirmasi, klik OK.

    Penting

    Penghapusan tidak dapat dikembalikan. Lakukan dengan hati-hati. Penghapusan batch hanya berlaku untuk catatan yang dipilih di halaman saat ini.

    Langkah 5: Sematkan dan urutkan balasan cepat

    Sematkan balasan cepat

    Sematkan balasan cepat yang sering digunakan ke bagian atas agar mudah diakses.

    1. Di daftar balasan cepat, temukan balasan cepat yang ingin disematkan.

    2. Klik Pin.

    Setelah disematkan:

    • Balasan cepat muncul di bagian atas daftar.

    • Warna latar belakang berubah menjadi biru muda.

    • Label tombol berubah menjadi Unpin.

    Lepaskan sematan balasan cepat

    1. Temukan balasan cepat yang telah disematkan.

    2. Klik Unpin.

    3. Balasan cepat kembali ke posisi aslinya dalam daftar.

    Atur ulang urutan balasan cepat yang disematkan

    Balasan cepat yang disematkan mendukung pengaturan ulang urutan dengan seret-dan-lepas.

    1. Arahkan kursor ke balasan cepat yang disematkan. Kursor akan berubah menjadi ikon pindah.

    2. Tahan tombol kiri mouse dan seret balasan cepat ke posisi target.

    3. Lepaskan tombol mouse.

    4. Urutan baru langsung berlaku tanpa perlu menyimpan.

    Catatan

    Semua balasan cepat (baik yang disematkan maupun tidak) mendukung pengaturan ulang urutan dengan seret-dan-lepas.

    Langkah 6: Cari balasan cepat

    Jika daftar balasan cepat panjang, gunakan fungsi pencarian untuk menemukan konten target secara cepat.

    1. Di area pencarian, masukkan satu atau kedua kriteria berikut:

      • Title: Kata kunci dari judul balasan cepat.

      • Content: Kata kunci dari konten balasan cepat.

    2. Klik Search.

    3. Daftar akan menampilkan hasil yang sesuai.

    Langkah 7: Lihat konten lengkap

    Jika konten balasan cepat panjang, tampilannya dipotong di daftar.

    1. Arahkan kursor ke sel di kolom konten.

    2. Overlay putih akan muncul secara otomatis dan menampilkan konten lengkap.

    3. Overlay akan menghilang saat kursor dipindahkan.

    Catatan

    Konten yang melebihi 50 karakter dipotong secara otomatis di daftar. Arahkan kursor ke sel untuk melihat konten lengkapnya.

    Skenario

    Quick Reply Management cocok untuk skenario berikut:

    • Greetings — Ucapan umum seperti pesan sambutan dan ucapan terima kasih.

    • Product introductions — Deskripsi standar mengenai fitur produk, harga, dan metode penggunaan.

    • After-sales service — Penjelasan tetap mengenai proses pengembalian dan penukaran serta kebijakan purnajual.

    • Technical support — Jawaban atas pertanyaan umum dan langkah troubleshooting.

    • Business guidance — Deskripsi proses standar untuk panduan operasional dan alur kerja.

    Referensi