文檔說明
讀者對象
本手冊面向千問辦公企業組織的超級管理員與管理員，協助您完成組織成員管理、積分與訂閱管理、組織資訊維護以及單點登入配置等日常管理工作。普通成員無需閱讀本手冊。
閱讀約定
本手冊使用以下四種提示框標記關鍵資訊，請在閱讀時留意：
標記 | 含義 |
✅ 效果 | 操作完成後會出現的結果 |
⚠️ 注意 | 可能導致資料丟失、許可權變更等後果的操作提醒 |
提示 | 提升效率的使用建議 |
ℹ️ 說明 | 功能背景與概念解釋 |
管理後台總覽
管理後台是企業管理員管理組織成員、積分、組織資訊與登入策略的統一入口，包含以下四大功能模組：
模組 | 路徑 | 核心功能 | 典型情境 |
成員管理 | 團隊 → 成員管理 | 成員邀請、坐席分配、申請審批、成員資訊維護 | 新員工入職、坐席調配、成員離職處理 |
積分管理 | 團隊 → 積分管理 | 積分餘額與資源套件查看、訂用計畫管理、組織與成員限額設定 | 用量監控、成本控制 |
組織設定 | 設定 → 組織設定 | 組織名稱、組織郵箱、組織 ID 管理 | 組織資訊變更 |
單點登入 | 設定 → 單點登入 | 配置企業身份供應商，啟用 SSO 登入 | 企業統一身份認證接入 |
後台頁面配置說明：左側為導覽列（按「團隊」「設定」兩個分組排列上述模組），左下角可返回千問辦公；右側為對應模組的操作區。
角色與許可權
千問辦公的組織角色分為三級，邀請成員或編輯成員資訊時可為其指定角色：
角色 | 許可權範圍 | 建議授予對象 |
超級管理員 | 擁有組織所有系統管理權限 | 企業 IT 負責人、組織建立者 |
管理員 | 可管理團隊成員和配置 | 部門介面人、行政/HR 同事 |
成員 | 普通團隊成員，使用基礎功能 | 一般員工 |
請謹慎授予「超級管理員」角色。超級管理員擁有組織的全部系統管理權限，包括成員移除與組織設定變更。
一、進入管理後台
1.1 前提條件
已擁有千問辦公帳號，並已加入一個企業組織；
在該組織中擁有超級管理員或管理員角色。
1.2 操作步驟
開啟瀏覽器，訪問 千問辦公網頁版；
使用您的帳號登入；
點擊頁面左下角的頭像/設定地區，展開帳號菜單；
在菜單中點擊進入企業管理後台。
系統會在新標籤頁開啟管理後台，預設進入「成員管理」頁面。
管理後台左下角提供返回千問辦公入口，可隨時切回工作台。普通成員（無管理角色）不會看到該入口。
二、成員管理
成員管理用於查看和管理組織內的所有成員，包括成員邀請、坐席分配、入組申請審批與成員資訊維護。
2.1 頁面概覽
點擊左側導航「團隊」分組下的成員管理進入。
地區 | 說明 |
坐席用量 | 已指派坐席數 / 總坐席數，附使用率進度條 |
成員數量 | 當前成員數 / 組織成員上限 |
頁簽區 | 成員、坐席申請、待審批申請、待接受邀請（各頁簽顯示待處理數量） |
成員列表 | 顯示使用者、角色、狀態、儲存用量、標籤、備忘，支援編輯與管理操作 |
邀請連結 | 已建立的邀請連結清單，顯示名稱額、使用與到期情況 |
列表中的「狀態」列反映成員的坐席情況。「已指派坐席」的成員可正常使用組織積分；「未分配坐席」的成員可以登入，但不能使用組織積分。每位成員擁有獨立的儲存用量額度（如 0 B / 20 GB）。
2.2 邀請成員
點擊頁面右上方的邀請成員按鈕，可選擇兩種邀請方式：
方式 | 審批要求 | 適用情境 |
連結批量邀請 | 需要審批 | 批量邀請多人加入組織 |
郵箱單人邀請 | 無需審批 | 快速邀請單個成員 |
方式一：連結批量邀請
在「邀請成員」彈窗中選擇連結批量邀請卡片下的「選擇此方式」；
在「建立邀請連結」彈窗中填寫：
可邀請人數：該連結最多可接受的加入人數（彈窗頂部顯示「當前可用餘量」，即組織剩餘可邀請名額）；
名稱（選填）：為連結命名以便識別，例如「7月新員工入職」；
點擊建立連結；
點擊複製，再點擊完成，即可將連結發送給目標成員。
成員通過連結提交加入申請後，會出現在「待審批申請」頁簽，管理員審批通過後方可加入組織。
邀請連結有總名額與到期時間限制，超過任一限制後連結失效。連結在失效前可隨時停用（見 2.5 節）。
邀請連結清單欄位說明：
列 | 說明 |
名稱 / 所屬團隊 | 連結名稱及其生效的團隊 |
總名額 / 已使用 / 剩餘 | 連結可邀請人數及使用方式 |
狀態 | 有效 / 已停用 / 已到期 |
建立時間 / 到期時間 | 連結的生效區間 |
操作 | 複製連結、停用連結 |
方式二：郵箱單人邀請
在「邀請成員」彈窗中選擇郵箱單人邀請卡片下的「選擇此方式」；
按嚮導完成三步操作：
步驟 1 · 填寫資訊：填寫成員郵箱（必填）、姓、名（選填），點擊下一步；
步驟 2 · 設定許可權：為成員選擇角色——超級管理員（擁有組織所有系統管理權限）、管理員（可管理團隊成員和配置）或成員（普通團隊成員，使用基礎功能），並可設定其加入的團隊，點擊下一步；
步驟 3 · 確認邀請：核對邀請資訊後，點擊發送邀請。
系統向目標郵箱發送邀請郵件，成員點擊郵件中的連結填寫資訊後即可加入組織，無需審批。郵箱邀請適合快速邀請少量成員；批量邀請請使用連結方式。
2.3 處理坐席申請
「坐席申請」頁簽展示成員提交的坐席分配申請，列表欄位包括：成員、所屬團隊、申請時間、備忘、操作。
對每條申請，您可以：
點擊分配坐席：立即為該成員分配坐席；
點擊拒絕：駁回本次申請。
通過後將立即為成員分配坐席；若當前沒有可用坐席，會提示“暫無可分配的企業坐席”，申請會繼續保持待處理狀態。若當前可用坐席充足，成員狀態將由「未分配坐席」變為「已指派坐席」，即可正常使用組織積分。
2.4 審批入組申請
「待審批申請」頁簽展示通過邀請連結提交的加入申請，列表欄位包括：申請人、手機號、目標團隊、邀請連結、備忘、操作。
頁面頂部的審核提醒會提示申請人的驗證狀態。請核對申請人資訊後再操作：
點擊通過：申請人加入組織（預設未分配坐席，需另行分配）；
點擊拒絕：駁回本次申請。
審批通過僅代表成員加入組織，不等於分配坐席。成員加入後如需使用組織積分，請在「坐席申請」頁簽或成員編輯頁簽中為其分配坐席。
2.5 管理邀請與連結
「待接受邀請」頁簽展示已通過郵箱發出、但尚未被接受的邀請。列表欄位包括：邀請對象、席位、角色、邀請時間、備忘、操作。
若成員長時間未接受邀請，可在「操作」列選擇撤銷邀請或重新發送邀請。
2.6 管理已有成員
在「成員」頁簽的成員列表中，您可以：
查看成員資訊：列表展示使用者（姓名與連絡方式）、角色（超級管理員/管理員/成員）、狀態（已指派坐席/未分配坐席）、儲存用量、標籤與備忘。頁面上方提供搜尋方塊（按成員名稱或連絡方式搜尋）與批量選擇按鈕。
編輯成員：點擊成員行右側的編輯表徵圖，開啟「編輯成員」彈窗，可以：
可操作項 | 說明 |
姓 / 名 / 連絡方式 | 修改成員的基礎資訊 |
角色 | 在超級管理員 / 管理員 / 成員之間調整 |
坐席 | 查看坐席狀態，未分配時可點擊分配坐席直接分配 |
移除成員 | 位於彈窗底部「危險地區」，移除後該成員將失去對團隊資源的存取權限 |
「移除此成員」為不可恢複的高風險操作。移除後，該成員將失去對團隊資源的存取權限，請確認後再執行。
維護標籤與備忘：點擊成員行中的標籤/備忘表徵圖，可添加標籤與備忘，便於分類管理（如部門、批次）。
三、積分管理
積分管理用於查看組織的積分餘額、訂用計畫與資源套件使用方式，並設定組織與成員的積分限額。點擊左側導航「團隊」分組下的積分管理進入。
3.1 組織積分
頁面預設展示「組織積分」頁簽，頂部的「積分概覽」呈現三項核心指標：
指標 | 說明 |
積分 | 企業錢包當前可用積分餘額 |
凍結積分 | 當前被凍結、暫停用積分數量 |
有效資源套件 | 當前處於有效期間內的資源套件數量 |
概覽下方提供三個子頁簽：當前計劃、歷史計劃、資源套件明細。預設展示當前計劃。
當前計劃：以卡片形式展示當前生效的訂用計畫，包括計劃名稱（如「企業標準版」）、生效狀態與周期區間、每周期限額、周期類型（如月付）、總周期數與備忘。
歷史計劃：以表格展示過往訂用計畫記錄，欄位包括名稱、周期類型、每周期限額、狀態、生效日期、到期日與備忘。
資源套件明細：以表格展示各資源套件的詳細情況，支援按狀態篩選（全部 / 生效中 / 已到期），欄位包括：來源、初始容量、餘額、凍結、生效日期、到期日。
資源套件按來源區分，常見類型包括訂閱套餐積分（隨訂用計畫發放）、套餐升級積分（升級訂閱時發放）與積分包（單獨增購）。不同資源套件的有效期間不同，到期後餘額失效，建議優先關注臨近到期的資源套件。
3.2 成員限額
切換到「成員限額」頁簽，可查看和控制積分的使用限額。
組織限額：頁面頂部卡片展示組織總限額及已使用量（含使用率），點擊編輯限額可修改。在「設定組織限額」彈窗中填寫新限額後點擊確認生效。
組織限額最低為 2,000 積分，不可設定低於該值的限額。
成員限額列表：展示每位成員的成員、狀態、已用積分、成員限額、使用率、標籤與備忘，支援按成員名稱或連絡方式搜尋，以及批量選擇。
設定單個成員的限額：組織限額與成員限額分開管理。如需調整某位成員的限額，請點擊該成員行右側的 ✏️ 按鈕，在「設定成員限額」彈窗中填寫新限額後點擊確認。
成員限額最低為 2,000 積分，且不能超過當前組織限額。
通過「組織限額 + 成員限額」的兩級控制，可以靈活分配積分資源，避免個別成員超額消耗。
四、組織設定
組織設定用於管理組織的基本資料。點擊左側導航「設定」分組下的組織設定進入。
4.1 基本資料
「基本資料」地區集中展示組織名稱、組織郵箱與唯一標識：
欄位 | 說明 | 操作 |
組織名稱 | 組織的顯示名稱 | 點擊右側 ✏️ 按鈕修改 |
組織郵箱 | 組織的聯絡郵箱 | 點擊右側 ✏️ 按鈕修改 |
組織 ID | 系統產生的組織唯一識別碼 | 唯讀，點擊複製識別碼複製 |
修改組織資訊的步驟：
點擊對應欄位右側的 ✏️ 按鈕（編輯名稱或編輯組織郵箱）；
輸入新的內容；
儲存修改。
組織 ID 由系統自動產生，用於唯一標識您的組織，不可修改；在聯絡客服或處理訂閱事務時可能需要提供該 ID。
五、常見情境速查
以下為高頻管理情境的端到端操作路徑，方便快速上手：
情境一：新員工批量入職
建立邀請連結（成員管理 → 邀請成員 → 連結批量邀請）→ 分享連結 → 在「待審批申請」頁簽審批通過→ 在「坐席申請」頁簽或成員編輯彈窗中為新成員分配坐席→（可選）在積分管理中設定成員限額。
情境二：快速邀請單個成員
成員管理 → 邀請成員 → 郵箱單人邀請 → 填寫郵箱 → 設定角色與團隊 → 發送邀請 → 成員通過郵件直接加入 → 為其分配坐席。
情境三：成員離職處理
成員管理 → 成員頁簽 → 點擊該成員行的編輯表徵圖 → 在「危險地區」點擊移除此成員→ 確認操作。移除後該成員失去對團隊資源的存取權限。
情境四：積分用量監控與成本控制
積分管理 → 組織積分頁簽查看積分餘額、凍結積分與有效資源套件 → 切換到「資源套件明細」關注臨近到期的資源套件 → 在「成員限額」頁簽設定組織限額與成員限額，控制消耗。
情境五：啟用企業 SSO 登入
單點登入 → 配置 SSO → 選擇供應商類型並填寫串連名稱與身份憑據 → 設定郵箱網域名稱白名單 → 開啟「啟用 SSO」→ 建立串連。
六、常見問題（FAQ）
Q1：如何邀請成員加入組織？
A： 有兩種方式：連結批量邀請（建立邀請連結，成員點選連結提交申請，管理員審批通過後加入，適合批量邀請）和郵箱單人邀請（向成員郵箱發送邀請，點擊郵件連結直接加入，無需審批，適合快速邀請少量成員）。操作詳見 2.2 節。
Q2：成員加入組織後為什麼不能使用積分？
A： 成員加入組織後預設「未分配坐席」。未分配坐席的成員可以登入，但不能使用組織積分。管理員需在「坐席申請」頁簽處理其坐席申請，或在成員編輯彈窗中直接分配坐席。分配後狀態變為「已指派坐席」，即可正常使用。
Q3：超級管理員、管理員和成員有什麼區別？
A： 三級角色的許可權範圍為：超級管理員擁有組織所有系統管理權限；管理員可管理團隊成員和配置；成員為普通團隊成員，使用基礎功能。邀請成員或編輯成員資訊時可以調整角色，建議按最小必要原則授權。
Q4：如何查看組織的積分餘額與訂閱情況？
A： 點擊左側導航積分管理，「組織積分」頁簽可查看積分餘額、凍結積分與有效資源套件；下方「當前計劃」展示生效中的訂用計畫（周期、每周期限額等），「歷史計劃」與「資源套件明細」提供記錄與資源套件詳情。
Q5：如何控製成員的積分消耗？
A： 在積分管理的「成員限額」頁簽進行兩級控制：點擊編輯限額設定組織總限額（最低 2,000 積分）；點擊成員行內的編輯限額設定單個成員的限額（最低 2,000 積分，且不能超過組織限額）。
Q6：邀請連結無法使用怎麼辦？
A： 請檢查三種情況：連結是否已到期（查看「到期時間」列）、名額是否已用完（查看「已使用/總名額」）、連結是否被停用。連結到期或名額用盡後需重新建立；被停用的連結無法恢複，請建立新連結。
Q7：組織 ID 是什嗎？可以修改嗎？
A： 組織 ID 是系統為每個組織產生的唯一識別碼，用於系統內部識別，不可修改。您可以在組織設定頁面點擊複製識別碼將其複製到剪貼簿，在聯絡客服或處理訂閱事務時使用。
Q8：如何配置單點登入（SSO）？支援哪些身份供應商？
A： 點擊左側導航單點登入→配置 SSO，選擇供應商類型（通用 OAuth2/OIDC（含 BUC）、Microsoft Entra ID（原 Azure AD）、DingTalk、飛書、企業微信），填寫串連名稱與身份憑據，設定郵箱網域名稱白名單並開啟「啟用 SSO」，然後建立串連並提交審核。不同供應商所需憑據欄位不同，詳細操作請參見SSO登入。
Q9：誤將成員移除後如何恢複？
A： 移除成員後，該成員失去對團隊資源的存取權限。如需恢複，請重新通過邀請連結或郵箱邀請該成員加入組織，加入後需重新分配坐席。
Q10：成員的「儲存用量」是什嗎？
A： 成員列表中的「儲存用量」展示該成員已使用的儲存空間及其個人額度（如 0 B / 20 GB），用於瞭解成員的儲存佔用情況。
附錄
術語表
術語 | 釋義 |
坐席 | 成員使用組織積分資源的資格，未分配坐席的成員可登入但不能使用組織積分 |
積分 | 組織使用千問辦公各項能力的額度 |
凍結積分 | 被凍結、暫停用積分 |
資源套件 | 授予組織積分的載體，含訂閱套餐積分、套餐升級積分、積分包等類型 |
組織限額 | 當前周期內組織積分使用總量上限 |
成員限額 | 單個成員的積分使用上限 |
邀請連結 | 批量邀請成員加入組織的連結，含名額與有效期間 |
單點登入 | 使用企業身份供應商完成登入認證 |
身份供應商 | 提供企業身份認證服務的系統，如 Azure AD、DingTalk、飛書、企業微信 |