針對企業團隊協作處理郵件的情境，通過Alibaba Mail公用郵箱功能，管理員可以建立共用賬戶並將其授權給多名成員。這使得團隊成員能夠在不共用密碼的情況下，靈活切換身份共同管理郵件，有效提升部門協作效率和響應速度。
概述
公用郵箱，也稱為共用郵箱或團隊郵箱，是一種專為團隊協作設計的電子郵件賬戶。與個人郵箱不同，公用郵箱不由單一使用者獨佔，而是授權給多個團隊成員共同訪問和管理。
應用情境樣本
某企業的 IT 支援部門需要一個對外統一的郵箱 support@example.com 來接收員工的報修請求。該部門有 5 位工程師。
解決方案：
管理員建立一個公用郵箱
support@example.com。管理員將 5 位工程師的個人郵箱帳號添加為該公用郵箱的成員，並授予讀取和系統管理權限和代理髮送許可權。
結果：5 位工程師無需知道公用郵箱密碼，登入自己的郵箱後，即可一鍵切換到
support郵箱查看工單、回複郵件。
核心價值
無需共用密碼：成員使用自己的帳號登入，通過授權即可訪問公用郵箱，消除了共用密碼帶來的安全隱患。
靈活切換：支援在個人郵箱與公用郵箱之間一鍵切換，提升處理效率。
許可權分級：支援代理髮送、代表發送、僅讀寫等多種細粒度許可權控制。
前提條件
在開始操作前，請確保您滿足以下條件：
帳號許可權：您必須擁有Alibaba Mail管理員帳號（Postmaster）或具備【公用郵箱管理】許可權的分級管理員帳號。
版本限制：免費版不支援此功能，版本差異請參考版本介紹。
使用限制
成員上限：每個公用郵箱最多可分配給200位成員使用。
用戶端支援：目前支援Alibaba Mail網頁端和釘郵（PC/移動端）。
Alibaba Mail用戶端（移動端和案頭端）暫不支援切換關聯郵箱。
公用郵箱會佔用一個郵箱賬戶配額，請確保賬戶配合滿足要求。
建立與分配公用郵箱（管理員操作）
本章節指導管理員如何在後台建立資源並分配許可權。
第一步：建立公用郵箱
使用管理員帳號登入Alibaba Mail域管理平台。
在左側導覽列中，選擇。
點擊頁面右上方的建立公用郵箱按鈕。
在彈出的對話方塊中，填寫以下資訊並點擊確定：
姓名：公用郵箱的顯示名稱（如：支援人員部）。
郵箱首碼：郵箱地址的唯一標識（如：support）。
密碼：設定初始密碼（成員訪問通常不需要此密碼，但建議妥善儲存）。
建立成功後，該郵箱將顯示在公用郵箱列表中。
第二步：委託許可權與成員添加
建立完成後，必須將郵箱“委託”給具體的員工帳號，員工才能使用。
在公用郵箱列表中，找到剛建立的郵箱，點擊右側的編輯按鈕，然後選擇委託。在委託介面，點擊添加。
在組織架構樹中選擇需要授權的目標成員（員工），點擊確認。
配置許可權（關鍵步驟）：
勾選成員右側的許可權表徵圖，設定完成後點擊儲存表徵圖。
不同許可權的區別如下：
權限類別型
許可權說明
典型情境
代理髮送
允許代理人直接以此郵箱所有者的身份發送郵件和議程。
此許可權僅支援發信，如需查看和管理歷史郵件，請同時選擇讀取和系統管理權限。
客服、營運等需要完全管理郵件的團隊。
代表發送
僅代發信。成員無法進入公用郵箱介面查看郵件。但在寫信時，寄件者可選擇“（代發）xxx@xx.com”。
郵件寄件者會顯示“xx代表xx”
秘書代表經理髮信，但不需要查看經理的私人信件。
讀取和系統管理權限
僅讀寫,禁發信。允許成員開啟郵箱查看和整理郵件。如需發信，請同時選擇代理髮送或代表發送許可權。
審計、歸檔管理。
訪問與使用公用郵箱（員工操作）
被授權的成員無需知道公用郵箱密碼，根據被授與權限不同，使用方式如下。
情境一：查看公用郵箱郵件
適用對象：擁有讀取和系統管理權限的成員。
網頁端
登入Alibaba Mail網頁版。
點擊右上方設定按鈕右側的下拉式箭頭，選擇關聯郵箱。
在列表中點擊對應的公用郵箱帳號。
執行結果：瀏覽器將開啟一個新的標籤頁，進入公用郵箱的視圖，可查看和管理郵件。
釘郵PC端
點擊介面左上方帳號下拉式箭頭後可以在當前登入帳號下方看見“關聯”字樣，點擊該帳號即可切換到關聯帳號。
釘郵移動端
釘郵移動端可點擊頁面上方收件匣旁的下拉式箭頭，展開帳號列表後選擇有“關聯”字樣的帳號即可切換。
情境二：代理髮送郵件
適用對象：擁有代理髮送許可權的成員。
在個人郵箱介面，點擊寫郵件。
點擊頁面左下角寄件者欄的下拉式功能表。選擇公用郵箱地址（如
support@example.com）。
郵件發出後，收件者看到的寄件者直接顯示為公用郵箱地址，無代表字樣。
情境三：代表發送郵件
適用對象：擁有代表發送許可權的成員。
在個人郵箱介面，點擊寫郵件。
點擊頁面左下角寄件者欄的下拉式功能表。選擇“（代發）support@example.com”。
郵件發出後，收件者看到的來源將顯示為“A代表B”。
常見問題
為什麼我的管理員帳號沒有看到公用郵箱管理功能？
這通常是因為許可權或版本問題。請按以下順序排查：
版本檢查：確認企業購買的是付費版Alibaba Mail，免費版不包含此功能。
許可權檢查：如果您不是 Postmaster（主管理員），請聯絡主管理員前往 企業定製 > 分級管理員，為您勾選組織與使用者 > 公用郵箱的許可權。建議首次配置由 Postmaster 帳號操作。
公用郵箱發出的郵件，對方回複會到哪裡？
如果成員切換到關聯郵箱介面直接發送，對方回複的郵件會進入 公用郵箱的收件匣。
如果成員使用代表發送模式，回複郵件是否會進入公用郵箱收件匣，取決於回複方郵件的收件者設定。
成員離職了，如何收回許可權？
無需修改公用郵箱密碼。管理員只需進入，點擊編輯，在委託頁面下，找到離職員工，點擊刪除表徵圖（
），該成員將立即失去存取權限。切換到關聯郵箱發信時，提示“無許可權從此郵箱發信（錯誤碼：80003）”？
這說明您當前僅被分配了讀取和系統管理權限，而沒有代理髮送許可權。請聯絡管理員在公用郵箱的委託設定中，為您分配代理髮送許可權。