Expenses and Costs:Manajemen akun terpadu

Apa itu manajemen akun terpadu?

Setelah mengaktifkan Enterprise Account Center, Anda dapat menggunakan Manajemen Akun Terpadu untuk melakukan kueri dan mengelola beberapa akun dalam perusahaan secara terpusat, serta mengalokasikan dana secara fleksibel antar akun guna mencapai pengelolaan yang efisien. Fitur utamanya meliputi:

Kueri aset lintas beberapa akun

Anda dapat melakukan kueri aset berikut untuk setiap akun:

• Available credit: Kredit tersedia akun secara real-time.

• Low balance alert: Status peringatan saldo rendah untuk suatu akun, termasuk apakah fitur tersebut diaktifkan dan ambang batas peringatan yang dikonfigurasi.

• Cash balance: Saldo kas akun secara real-time, mencakup saldo buku transfer.

• Transfer book balance: Saldo real-time dari dana yang ditransfer dari akun lain. Saldo ini hanya dapat digunakan untuk pengeluaran dan tidak dapat ditarik atau ditransfer ke akun lain. Akun sumber yang memulai transfer dapat menarik kembali dananya.

• Coupons: Jumlah kupon valid dalam suatu akun.

Tetapkan batas kredit

Fitur pengaturan Credit Quota Settings memungkinkan Anda mengelola total batas kredit perusahaan dan menetapkan batas kredit secara independen untuk setiap akun anggota dalam entitas yang sama.

Anda dapat melakukan operasi berikut untuk menetapkan batas kredit:

• Increase credit limit: Meningkatkan batas kredit suatu akun. Nilai baru tidak boleh melebihi sisa kredit perusahaan yang masih dapat dialokasikan.

• Decrease credit limit: Mengurangi batas kredit suatu akun. Batas yang disesuaikan harus menjaga available credit akun tetap di atas 0 untuk mencegah penangguhan layanan akibat pembayaran tertunda.

Transfer saldo akun

Fitur transfer saldo akun memungkinkan administrator perusahaan mentransfer dan menarik saldo kas antar akun. Operasinya meliputi:

• Transfer balance: Anda dapat mentransfer saldo kas dari satu akun ke akun lain. Di akun tujuan, dana yang ditransfer menjadi bagian dari transfer book balance-nya. Dana ini hanya dapat digunakan untuk pengeluaran dan tidak dapat ditarik atau ditransfer ulang.

• Withdraw balance: Administrator akun dapat menarik kembali dana transfer yang belum digunakan ke akun sumber asal. Misalnya, Anda dapat menarik saldo yang sebelumnya ditransfer dari Akun A ke Akun B, mengembalikannya dari Akun B ke Akun A. Jumlah yang dapat ditarik adalah saldo tersisa dalam transfer book balance Akun B. Anda tidak dapat menarik dana yang telah digunakan oleh Akun B atau dana yang diisi ulang sendiri oleh Akun B.

Tetapkan peringatan saldo rendah

Anda dapat menetapkan peringatan saldo rendah dengan cara berikut:

• Untuk satu akun: Pilih satu akun dan tetapkan peringatan saldo rendah untuknya.

• Untuk beberapa akun secara batch: Pilih beberapa akun dan terapkan satu aturan peringatan saldo rendah dengan ambang batas peringatan yang sama untuk semuanya.

Prosedur

Tetapkan batas kredit

Fitur batas kredit memungkinkan administrator perusahaan menetapkan batas kredit untuk suatu akun secara independen berdasarkan pengeluarannya. Prosesnya sebagai berikut:

1. Account manager Anda mengajukan permohonan batas kredit dari Alibaba Cloud untuk perusahaan Anda.

2. Setelah pengajuan pertama berlaku, akun MA perusahaan Anda menerima notifikasi untuk mengonfirmasi kontrak kredit. Anda harus login ke Konsol Expenses and Costs menggunakan akun MA, buka halaman Contracts, temukan batas kredit yang sesuai, lalu klik Confirm. Batas kredit hanya berlaku setelah dikonfirmasi.

   Catatan

   • Jika ini pertama kalinya perusahaan Anda mengajukan batas kredit, atau jika Anda belum pernah mengonfirmasi kontrak kredit sebelumnya, akun MA perusahaan Anda harus mengonfirmasi kontrak kredit setelah pengajuan disetujui. Batas kredit hanya berlaku setelah kontrak dikonfirmasi.

   • Setelah kontrak dikonfirmasi, Anda tidak perlu mengonfirmasi ulang untuk pembaruan selanjutnya terhadap batas kredit perusahaan. Sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada kontak akun MA Anda melalui SMS atau email saat batas kredit berubah. Anda dapat membuka halaman Fund Account, klik Change Records di samping Credit Limit, yang akan mengarahkan Anda ke halaman Credit Control Management untuk melihat riwayat perubahan batas kredit perusahaan atau akun-akunnya.

3. Setelah batas kredit berlaku, akun administrator dapat menetapkan batas kredit spesifik untuk akun anggota.

4. Di halaman Unified Account Management, sesuaikan batas kredit untuk setiap akun atau alokasikan batas kredit untuk pertama kalinya. Kolom Credit Limit menampilkan batas kredit saat ini untuk akun yang bersangkutan.

   Penting

   • Hanya akun administrator perusahaan yang telah mengaktifkan Enterprise Account Center yang dapat mengelola batas kredit akun anggota secara independen melalui Account Sharing.

   • Jika Enterprise Account Center belum diaktifkan atau belum diajukan batas kredit, hubungi account manager Anda.

5. Klik ikon di kolom Credit Limit untuk membuka panel Credit Quota Settings.

6. Di bidang Change Credit Limit to, masukkan batas kredit yang diinginkan, lalu klik OK untuk mengalokasikan batas kredit ke akun tersebut. Panel tersebut berisi informasi berikut:

   Allocation Account: Menampilkan nama akun.

   Maximum Quota Allocable to Account: Dihitung sebagai: Total batas kredit perusahaan - Total kredit yang telah dialokasikan - Total pembayaran tertunda dari semua akun.

   Current Credit Limit: Menampilkan batas kredit yang saat ini dialokasikan ke akun.

   Available Quota: Kredit tersedia akun, dihitung sebagai: Saldo kas + Batas kredit - Saldo tagihan.

   Change Credit Limit to: Masukkan batas kredit yang disesuaikan untuk akun tersebut.

7. Setelah batas kredit ditetapkan, sistem mengirimkan notifikasi SMS berisi batas kredit baru akun tersebut.

Transfer saldo akun

Fitur transfer saldo akun memungkinkan administrator mentransfer dan menarik saldo kas antar akun yang dikelola. Klik Transfer Records di kolom Actions untuk melihat riwayat transfer dan penarikan.

Transfer

1. Di halaman daftar akun, pilih akun tujuan, lalu klik Transfer di kolom Operations.

2. Di drawer yang muncul di sebelah kanan, atur Transfer Type menjadi Transfer.

   

   Penting

   • Anda tidak dapat mentransfer ulang dana yang sebelumnya ditransfer dari akun lain.

   • Jumlah yang dapat ditransfer adalah nilai terkecil antara available credit akun saat ini dan saldo kasnya.

3. Pilih Transfer-out Account, masukkan Amount to Be Replenished, lalu klik OK.

Withdraw

1. Di halaman daftar akun, pilih akun dari mana Anda ingin menarik dana, lalu klik Transfer di kolom Operations.

2. Di drawer yang muncul di sebelah kanan, atur Transfer Type menjadi Withdraw.

3. Pilih Transfer-in Account, masukkan Amount to Be Withdrawn, lalu klik OK.

Tetapkan peringatan saldo rendah

Pengaturan per akun

1. Di halaman Unified Account Management, pilih akun yang ingin Anda ubah peringatan saldo rendahnya.

2. Di kolom Low Balance Alert Threshold, klik ikon .

3. Di panel Set Alert Threshold for Available Credit yang muncul, masukkan Threshold untuk akun tersebut dan alihkan sakelar Enable.

4. Klik OK untuk menyimpan pengaturan. Setelah pengaturan berlaku, Anda dapat melihat status peringatan dan ambang batas terbaru di halaman Unified Account Management.

Pengaturan batch

1. Di halaman Unified Account Management, pilih akun-akun yang ingin Anda ubah peringatan saldo rendahnya.

2. Klik Low Balance Alert di atas daftar untuk melakukan operasi batch.

3. Di panel Batch Set Alert Threshold for Available Credit yang muncul, masukkan ambang batas peringatan untuk akun-akun tersebut dan alihkan sakelar Enable.

4. Klik OK untuk menyimpan pengaturan. Setelah pengaturan berlaku, Anda dapat melihat status peringatan dan ambang batas terbaru di halaman Unified Account Management.

Ekspor

Klik ikon di pojok kanan atas daftar akun untuk mengekspor data akun pada halaman saat ini sebagai file Excel.