Buat rencana pengeluaran, tetapkan ambang batas peringatan untuk pengeluaran Anda, dan lacak eksekusi anggaran secara real time. Ketika pengeluaran aktual atau perkiraan melebihi ambang batas, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi untuk membantu Anda mengendalikan pengeluaran.
Ikhtisar
Manajemen Anggaran adalah fitur optimasi biaya yang disediakan oleh Alibaba Cloud untuk membantu Anda memantau pengeluaran cloud secara efektif dan menghindari tagihan tak terduga dengan menetapkan anggaran berdasarkan organisasi, departemen, proyek, atau layanan cloud tertentu.
Lacak pengeluaran aktual Anda terhadap rencana anggaran. Setelah menetapkan jumlah anggaran dan aturan peringatan, sistem akan secara otomatis mengirimkan peringatan melalui email, dan pesan internal ketika ambang batas peringatan terpicu, sehingga Anda selalu mengetahui status anggaran Anda.
Anda juga dapat menggunakan Analisis Perkiraan terhadap Aktual untuk menganalisis tren antara pengeluaran perkiraan dan aktual, sehingga memungkinkan penyesuaian dinamis.
Manajemen Anggaran mendukung dua jenis anggaran berikut:
-
anggaran biaya: Terutama untuk biaya yang dihasilkan oleh resource. Anda dapat menetapkan anggaran dalam satuan moneter dan ambang batas peringatan yang sesuai untuk periode tahunan, triwulanan, atau bulanan, berdasarkan dimensi seperti akun dan produk. Ketika biaya aktual atau perkiraan mencapai ambang batas peringatan, sistem akan mengirimkan peringatan.
-
anggaran penggunaan dan cakupan: Terutama untuk memantau pemanfaatan dan cakupan rencana penghematan serta instans terjadwal. Anda dapat menetapkan anggaran pemanfaatan dan cakupan beserta ambang batas peringatan untuk periode tahunan, triwulanan, atau bulanan, berdasarkan dimensi seperti akun, wilayah, dan instans. Ketika pemanfaatan atau cakupan mencapai ambang batas peringatan, sistem akan mengirimkan peringatan.
Ketika ambang batas peringatan terpicu, sistem hanya mengirimkan peringatan tanpa membatasi penggunaan resource. Lakukan tindakan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Buat anggaran
Anda harus mengaktifkan Manajemen Anggaran sebelum menggunakannya untuk pertama kali. Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di panel navigasi sebelah kiri, pilih Budget Management, lalu klik Activate for Free. Setelah diaktifkan, data mungkin memerlukan waktu hingga 24 jam untuk tersedia, dan fitur ini memerlukan data konsumsi yang sudah ada di akun Anda agar berfungsi dengan benar.
Untuk membuat anggaran, ikuti langkah-langkah berikut: pilih jenis anggaran, tetapkan nama, definisikan cakupan dan periode, konfigurasikan peringatan ambang batas, lalu simpan anggaran.
Anggaran biaya
-
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman Budget Management, klik Create Budget.
-
Select a budget type: Di halaman Create Budget, pilih Cost budget, lalu klik Next.
-
Set Budget: Konfigurasikan Basic Information dan Budget Plan untuk anggaran Anda.
Konfigurasikan Basic Information anggaran Anda.
Parameter
Deskripsi
Budget Name
-
Masukkan nama deskriptif yang mencerminkan tujuan dan cakupan anggaran.
Enterprise/Organization/Account
-
Untuk akun MA yang telah mengaktifkan keuangan perusahaan atau pengaturan multi-akun, Anda dapat membuat anggaran untuk akun MA atau akun anggota.
-
Akun anggota dalam manajemen keuangan perusahaan hanya dapat membuat anggaran untuk dirinya sendiri.
Budget Scope
-
Anda dapat menetapkan cakupan spesifik anggaran berdasarkan dimensi seperti pusat biaya, akun pemilik, wilayah, produk, detail produk, dan jenis konsumsi.
-
Untuk satu anggaran, Anda dapat mengklik Add untuk membuat beberapa cakupan.
Cycle
-
Periode agregasi data anggaran. Opsi yang tersedia adalah tahunan, triwulanan, atau bulanan.
Start and End Dates
-
Berdasarkan periode agregasi yang dipilih, tentukan tanggal mulai dan akhir untuk anggaran. Kami merekomendasikan rentang tanggal yang tidak melebihi 24 periode agregasi.
Remarks
-
Masukkan catatan opsional atau detail tambahan tentang anggaran.
Setelah mengonfigurasi informasi dasar, grafik akan muncul di sisi kanan, menampilkan pengeluaran historis dan perkiraan pengeluaran di masa depan.
Konfigurasikan Budget Plan.
Parameter
Deskripsi
Budget Plan Type
Berdasarkan periode agregasi dan rentang tanggal Anda, pilih salah satu opsi berikut:
-
Fixed Amount: Masukkan jumlah tetap yang berlaku untuk setiap periode agregasi dalam rentang tanggal tersebut. Jumlah pengeluaran ini sesuai dengan "Payable Amount" pada tagihan Anda.
-
Variable value: Tetapkan jumlah anggaran kustom untuk setiap periode agregasi dalam rentang tanggal tersebut. Jumlah periode yang dapat Anda sesuaikan bergantung pada jenis periode agregasi:
-
Periode agregasi bulanan: Hingga 12 periode agregasi.
-
Periode agregasi triwulanan: Hingga 4 periode agregasi.
-
Periode agregasi tahunan: Hingga 3 periode agregasi.
-
Total Budget
-
Nilai ini dihitung secara otomatis berdasarkan tanggal mulai dan akhir, periode agregasi, serta jenis rencana anggaran. Anda tidak dapat mengedit nilai ini.
Setelah mengonfirmasi informasi anggaran, klik Next.
-
-
Set Alert: Konfigurasikan aturan peringatan dan metode notifikasi untuk anggaran ini. Klik +Add Alerts untuk menyiapkan peringatan. Anda dapat menambahkan hingga lima grup peringatan per anggaran.
Parameter
Deskripsi
Alert Object
-
Actual cost (this period): Memicu peringatan dengan membandingkan biaya aktual periode agregasi saat ini dengan anggaran periode tersebut.
-
Predicted Value of Current Cycle: Memicu peringatan dengan membandingkan biaya perkiraan periode agregasi saat ini dengan anggaran periode tersebut.
-
Accumulative Predicted Value: Memicu peringatan dengan membandingkan biaya perkiraan dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini dengan total anggaran.
-
Accumulated actual: Memicu peringatan ketika biaya aktual kumulatif (dari tanggal mulai hingga saat ini) melebihi ambang batas yang ditentukan.
Threshold Type
-
Fixed Value: Memicu peringatan ketika pengeluaran melebihi jumlah tertentu.
-
Percentage: Memicu peringatan ketika pengeluaran melebihi persentase tertentu dari anggaran.
Threshold
-
Memicu peringatan ketika nilai aktual melebihi ambang batas ini.
Alert Remarks
-
Masukkan catatan opsional atau detail tambahan tentang peringatan.
Message Settings
-
Tentukan cara menerima peringatan. Anda dapat mengonfigurasi penerima di Message Center. Pastikan penerima yang Anda pilih telah memverifikasi alamat email agar mereka menerima notifikasi.
-
-
Confirm budget information: Tinjau detail anggaran, jumlah, dan pengaturan peringatan. Setelah memverifikasi detailnya, klik Submit untuk membuat anggaran.
Setelah membuat anggaran biaya, nilai aktual dan perkiraan dapat dilihat dalam dua hari (T+2).
Untuk anggaran biaya, sistem hanya mengirimkan peringatan satu kali, satu hari (T+1) setelah ambang batas terlampaui.
Peringatan tidak dikirim jika periode efektif anggaran belum dimulai. Peringatan yang baru ditambahkan akan berlaku pada pukul 12.00 (UTC+8) pada hari berikutnya (T+1). Misalnya, peringatan yang dikonfigurasi pada pukul 09.00 tanggal 5 bulan tersebut (waktu Beijing) akan berlaku setelah pukul 12.00 tanggal 6.
Anggaran penggunaan dan cakupan
-
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman Budget Management, klik Create Budget.
-
Select a budget type: Di halaman Create Budget, pilih Usage or coverage budget, lalu klik Next.
-
Set Budget: Konfigurasikan Basic Information dan Budget Plan untuk anggaran Anda.
Konfigurasikan Basic Information anggaran Anda.
Parameter
Description
Budget Name
-
Masukkan nama deskriptif yang mencerminkan tujuan dan cakupan anggaran.
Enterprise/Organization/Account
-
Untuk akun MA yang telah mengaktifkan enterprise finance atau pengaturan multi-akun, Anda dapat membuat anggaran untuk akun MA tersebut atau untuk akun anggota.
-
Akun anggota di bawah manajemen keuangan enterprise hanya dapat membuat anggaran untuk dirinya sendiri.
Deduct Resources
-
Mendukung savings plan, reserved instance, dan Storage Capacity Unit (SCU).
Usage or coverage budget
-
Usage (%): Mengukur efisiensi penggunaan resource. Utilisasi yang lebih tinggi berarti resource atau instans dimanfaatkan secara lebih optimal.
-
Coverage: Mengukur proporsi penggunaan pay-as-you-go Anda yang telah ditanggung oleh diskon. Coverage yang lebih tinggi menunjukkan penghematan biaya yang lebih besar.
Budget Scope
-
Anda dapat mengatur cakupan anggaran berdasarkan dimensi yang spesifik terhadap jenis benefit, seperti region, tipe resource, atau ID instans.
-
Untuk satu anggaran, Anda dapat mengklik Add untuk membuat beberapa cakupan.
Cycle
-
Periode untuk mengagregasi data anggaran. Opsi yang tersedia adalah tahunan, triwulanan, atau bulanan.
Start and End Dates
-
Berdasarkan periode agregasi yang dipilih, pilih tanggal mulai dan akhir untuk anggaran. Kami merekomendasikan rentang tanggal yang tidak melebihi 24 periode agregasi.
Remarks
-
Masukkan catatan opsional atau detail tambahan mengenai anggaran.
Setelah mengonfigurasi informasi dasar, grafik akan muncul di sisi kanan, menampilkan pemanfaatan historis.
Konfigurasikan Budget Plan.
Parameter
Deskripsi
Budget Plan Type
Berdasarkan periode agregasi dan rentang tanggal Anda, pilih salah satu opsi berikut:
-
Budget in Percentage: Masukkan persentase anggaran tetap yang berlaku untuk setiap periode agregasi.
-
Variable value: Tetapkan persentase anggaran kustom untuk setiap periode agregasi dalam rentang tanggal tersebut. Jumlah periode yang dapat Anda sesuaikan bergantung pada jenis periode agregasi:
-
Periode agregasi bulanan: Hingga 12 periode agregasi.
-
Periode agregasi triwulanan: Hingga 4 periode agregasi.
-
Periode agregasi tahunan: Hingga 3 periode agregasi.
-
Total Budget
-
Nilai ini dihitung secara otomatis berdasarkan tanggal mulai dan akhir, periode agregasi, serta jenis rencana anggaran. Anda tidak dapat mengedit nilai ini.
Setelah mengonfirmasi informasi anggaran, klik Next.
-
-
Set Alert: Konfigurasikan aturan peringatan dan metode notifikasi untuk anggaran ini. Klik +Add Alerts untuk menyiapkan peringatan. Anda dapat menambahkan hingga lima grup peringatan per anggaran.
Parameter
Deskripsi
Threshold
-
Memicu peringatan ketika pemanfaatan atau cakupan turun di bawah ambang batas ini.
Alert Remarks
-
Masukkan catatan opsional atau detail tambahan tentang peringatan.
Message Settings
-
Tentukan cara menerima peringatan. Anda dapat mengonfigurasi penerima di Message Center.
-
-
Confirm budget information: Tinjau detail anggaran. Setelah memverifikasi detailnya, klik Submit untuk membuat anggaran.
Setelah membuat anggaran penggunaan dan cakupan, nilai aktual dapat dilihat dalam satu hari (T+1).
Lihat anggaran
Lihat informasi anggaran
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman Budget Management, lihat semua anggaran yang telah dibuat beserta informasinya, seperti Type, Budget Name, Total Budget, Actual Total Amount, dan Status:
-
Type: Cost budget atau Usage or coverage budget.
-
Total Budget: Total biaya, pemanfaatan, atau cakupan yang dianggarkan dari tanggal mulai hingga tanggal akhir anggaran.
-
Actual Total Amount: Biaya aktual yang dikeluarkan atau pemanfaatan/cakupan aktual dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini.
-
Estimated Total Amount: Perkiraan pengeluaran, pemanfaatan, atau cakupan dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini.
-
Actual Total Amount/Total Budget: Menunjukkan progres eksekusi anggaran.
-
Budget Scope: Klik tombol View untuk melihat detail cakupan yang terkait dengan anggaran, seperti akun, produk, dan wilayah.
Untuk setiap anggaran, Anda dapat melakukan tindakan seperti Edit, Copy, dan Delete. Anda juga dapat mengekspor daftar anggaran.
Analisis Perkiraan terhadap Aktual
Pilih anggaran dan klik Estimate-to-Actual Analysis di kolom Tindakan untuk membandingkan pengeluaran yang dianggarkan dan aktual.
Nilai perkiraan berasal dari data historis dan mungkin berbeda dari biaya aktual. Perkiraan ini hanya sebagai referensi.
-
Estimate vs. actual trend: Menampilkan tren bulanan total pengeluaran aktual dan perkiraan.
-
Current period estimate vs. actual: Menampilkan total jumlah aktual dan perkiraan untuk periode saat ini sebagai persentase dari anggaran periode tersebut. Perkiraan tidak didukung untuk anggaran penggunaan dan cakupan.
-
Budget records: Menampilkan nilai aktual, nilai yang dianggarkan, dan selisih antara keduanya untuk setiap periode agregasi dalam rentang tanggal anggaran.
-
Occurrence details:
-
Untuk anggaran biaya, klik Actual Expenses untuk satu periode agregasi guna menuju ke dan melihat data konsumsi terperinci untuk tanggal yang sesuai.
-
Untuk anggaran penggunaan dan cakupan rencana penghematan, klik Actual Expenses untuk satu periode agregasi guna menuju ke dan melihat data konsumsi resource terperinci untuk tanggal yang sesuai.
-
-
Alert settings: Klik Set Alert di pojok kanan atas halaman untuk mengubah pengaturan peringatan anggaran.
Konsol lama
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di panel navigasi sebelah kiri, klik untuk melakukan operasi. Proses keseluruhan sama seperti yang dijelaskan di atas.
Membuat anggaran yang efektif
Anggaran yang efektif menyediakan peta jalan keuangan yang jelas, memungkinkan optimalisasi biaya tanpa mengorbankan pertumbuhan bisnis.
Langkah 1: Analisis pengeluaran historis
Tinjau tagihan cloud Anda selama 3 hingga 6 bulan terakhir untuk mengidentifikasi pola pengeluaran tetap dan variabel:
-
Biaya stabil: Identifikasi pengeluaran bulanan berulang, seperti server yang berjalan lama, instans terjadwal (RIs), dan layanan database. Ini membentuk garis dasar biaya Anda.
-
Fluktuasi variabel: Cari pola periodik, seperti puncak dan penurunan konsumsi antara siang dan malam, untuk memprediksi tren masa depan dengan lebih baik. Identifikasi dan kecualikan lonjakan biaya satu kali dari garis dasar, seperti yang berasal dari kejadian tak terduga, migrasi data, atau pengujian kinerja.
Langkah 2: Sesuaikan dengan pertumbuhan bisnis
Berkoordinasi dengan tim bisnis dan R&D terkait untuk memahami perubahan yang akan datang:
-
Proyek atau fitur baru: Apakah aplikasi baru akan dideploy? Layanan cloud baru apa (seperti layanan AI/ML) yang akan diperkenalkan? Perkirakan biaya awalnya.
-
Pertumbuhan pengguna atau trafik: Ini menyiratkan kebutuhan untuk menyediakan lebih banyak resource komputasi dan bandwidth guna mengakomodasi trafik yang lebih tinggi.
-
Perubahan arsitektur: Apakah ada rencana migrasi layanan, peningkatan tumpukan teknologi, atau refaktoring arsitektur?
-
Pertumbuhan volume data: Apakah kebutuhan penyimpanan data bulanan Anda terus meningkat? Hal ini akan memengaruhi biaya penyimpanan dan backup yang diharapkan.
Langkah 3: Perjelas cakupan anggaran
Pecah anggaran keseluruhan menjadi sub-anggaran yang lebih kecil dengan pemilik yang jelas. Pertimbangkan dimensi berikut untuk segmentasi:
-
Berdasarkan proyek/lini produk: Siapkan anggaran untuk setiap produk atau proyek independen.
-
Berdasarkan tim/departemen: Tetapkan anggaran untuk tim seperti 'Tim Pengembangan', 'Tim Pengujian QA', dan 'Departemen Pemasaran'.
-
Berdasarkan lingkungan: Tetapkan anggaran terpisah untuk lingkungan 'Produksi', 'Pengujian', dan 'Pengembangan' untuk mencegah penyalahgunaan resource di lingkungan non-produksi.
-
Berdasarkan pusat biaya: Untuk perusahaan besar, Anda dapat menyelaraskan anggaran dengan pusat biaya keuangan internal.
Oleh karena itu, rencanakan struktur akun dan kerangka pusat biaya Anda agar selaras dengan segmentasi anggaran yang diinginkan.
Langkah 4: Tetapkan jumlah dan buffer
Lingkungan cloud bersifat fleksibel dan tidak pasti. Kami merekomendasikan menambahkan buffer 10% hingga 20% ke rata-rata pengeluaran historis dan perkiraan biaya tambahan. Buffer ini dapat menutupi masalah kinerja tak terduga, kebutuhan penskalaan mendesak, atau pertumbuhan penggunaan yang tidak direncanakan.
Rumus akhirnya adalah: Jumlah Anggaran = (Garis Dasar Pengeluaran Historis + Biaya Tambahan Masa Depan) × (1 + Persentase Buffer)
Langkah 5: Konfigurasikan peringatan dan umpan balik
Gunakan aturan peringatan untuk mendapatkan pemberitahuan dini tentang progres anggaran Anda, sehingga memungkinkan pengendalian tepat waktu:
-
Tetapkan peringatan ambang batas multi-level:
-
50% (Informasi/FYI): Kirim email pengingat kepada pemilik proyek, memberi tahu bahwa anggaran telah terpakai separuh dan status saat ini normal.
-
80% (Peringatan): Kirim peringatan kepada tim untuk memantau laju pengeluaran dan memeriksa anomali.
-
100% (Kritis): Kirim peringatan kritis kepada pemilik dan departemen keuangan, menandakan bahwa anggaran telah habis dan perlu ditinjau segera.
-
-
Kami merekomendasikan menggunakan peringatan 'pengeluaran perkiraan'. Ketika pengeluaran perkiraan diprediksi mencapai 100% dari anggaran, Anda memiliki waktu yang cukup untuk menyesuaikan konsumsi aktual.
Langkah 6: Tinjau dan iterasi
Adakan rapat tinjauan biaya bulanan atau triwulanan untuk menganalisis selisih anggaran dan penyebabnya, mengidentifikasi item biaya yang tidak dipertimbangkan sebelumnya, serta menilai apakah tujuan bisnis saat ini tercapai. Sesuaikan secara dinamis periode anggaran berikutnya berdasarkan temuan tinjauan untuk mencapai optimalisasi berkelanjutan.