Rencanakan pengeluaran menggunakan anggaran. Tetapkan ambang batas peringatan pengeluaran dan lacak eksekusi anggaran secara real time. Sistem secara otomatis mengirimkan pemberitahuan peringatan ketika pengeluaran aktual atau prediksi melebihi ambang batas tersebut, membantu Anda mengendalikan pengeluaran.
Apa Itu Manajemen Anggaran
Manajemen Anggaran adalah alat optimasi biaya dari Alibaba Cloud yang memungkinkan Anda menetapkan anggaran untuk organisasi, departemen, proyek, atau layanan Alibaba Cloud tertentu. Fitur ini membantu Anda memantau pengeluaran cloud secara efisien dan menghindari biaya tak terduga.
Anda dapat melacak pengeluaran aktual terhadap rencana anggaran Anda. Setelah mengonfigurasi jumlah anggaran dan aturan peringatan, sistem secara proaktif mengirimkan pemberitahuan peringatan melalui email, , dan pesan internal ketika ambang batas peringatan dipicu. Hal ini memungkinkan Anda memantau status eksekusi anggaran kapan saja.
Anda dapat menggunakan analisis estimasi terhadap aktual untuk menganalisis tren perubahan antara pengeluaran prediksi dan aktual, sehingga memungkinkan penyesuaian dinamis.
Manajemen Anggaran mendukung dua jenis anggaran:
Anggaran Biaya: Berfokus pada biaya yang dihasilkan oleh resource. Anda dapat menetapkan anggaran moneter dengan siklus tahunan, triwulanan, atau bulanan serta ambang batas peringatan yang sesuai berdasarkan dimensi seperti akun dan produk. Sistem mengirimkan pemberitahuan peringatan ketika pengeluaran aktual atau prediksi mencapai ambang batas peringatan.
Anggaran Utilisasi dan Cakupan: Memantau utilisasi dan cakupan Savings Plans serta instans terjadwal. Anda dapat menetapkan anggaran utilisasi dan cakupan dengan siklus tahunan, triwulanan, atau bulanan serta ambang batas peringatan yang sesuai berdasarkan dimensi seperti akun, wilayah, dan instans. Sistem mengirimkan pemberitahuan peringatan ketika utilisasi atau cakupan mencapai ambang batas peringatan.
Ketika ambang batas peringatan dipicu, sistem mengirimkan notifikasi pesan. Namun, hal ini tidak membatasi penggunaan resource aktual. Anda perlu menanganinya sesuai kebutuhan.
Buat Anggaran
Anda dapat mengaktifkan fitur Manajemen Anggaran sebelum penggunaan pertama. Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di panel navigasi kiri, temukan Budget Management. Klik Activate for Free. Setelah diaktifkan, tunggu 24 jam. Fitur ini hanya tersedia setelah akun Anda memiliki data pengeluaran.
Untuk membuat anggaran, pilih jenis anggaran, tetapkan nama anggaran, pilih cakupan anggaran, atur siklus anggaran dan aturan ambang batas, lalu konfigurasikan peringatan. Terakhir, klik Complete untuk menyimpan anggaran.
Buat Anggaran Biaya
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman Budget Management, klik Create Budget.
Select a budget type: Di halaman Create Budget, pilih Cost budget. Lalu, klik Next.
Set Budget: Isi Basic Information dan Budget Plan sesuai petunjuk.
Masukkan Basic Information anggaran.
Basic Information
Description
Budget Name
Tentukan nama yang sesuai berdasarkan tujuan dan skenario anggaran.
Enterprise/Organization/Account
Untuk akun MA dengan keuangan perusahaan atau beberapa akun perusahaan yang diaktifkan, buat anggaran untuk akun MA atau akun anggota.
Untuk akun anggota di bawah manajemen keuangan perusahaan, buat anggaran hanya untuk akun saat ini.
Budget Scope
Tetapkan cakupan anggaran spesifik berdasarkan dimensi seperti pusat biaya, pemilik, wilayah, produk, detail produk, dan jenis konsumsi.
Untuk satu anggaran, klik Add untuk membuat beberapa cakupan.
Cycle
Ini adalah periode agregasi jumlah anggaran. Atur menjadi tahunan, triwulanan, atau bulanan.
Start and End Dates
Pilih tanggal mulai dan berakhir efektif untuk anggaran berdasarkan periode bergulir yang dikonfigurasi. Rentang tanggal tidak boleh melebihi 24 periode bergulir.
Remarks
Tambahkan informasi relevan untuk anggaran.
Setelah menentukan informasi dasar, grafik yang menampilkan pengeluaran historis dan prediksi pengeluaran masa depan akan ditampilkan di sebelah kanan.
Isi Budget Plan.
Budget Plan
Description
Budget Plan Type
Pilih berdasarkan periode bergulir dan rentang mulai/berakhir yang dikonfigurasi:
Static field: Dalam rentang tanggal mulai dan berakhir, masukkan Fixed Amount. Jumlah anggaran untuk setiap periode bergulir akan sama. Jumlah pengeluaran sesuai dengan "Amount Payable" dalam tagihan.
Different values: Dalam rentang tanggal mulai dan berakhir, sesuaikan jumlah anggaran untuk setiap periode bergulir. Periode bergulir berbeda mendukung waktu pengaturan berbeda:
Untuk periode bergulir bulanan, tetapkan jumlah anggaran hingga 12 periode bergulir.
Untuk periode bergulir triwulanan, tetapkan jumlah anggaran hingga 4 periode bergulir.
Untuk periode bergulir tahunan, tetapkan jumlah anggaran hingga 3 periode bergulir.
Total Budget
Tidak perlu diisi. Sistem secara otomatis mengagregasi total anggaran untuk setiap periode bergulir berdasarkan tanggal mulai dan berakhir, periode bergulir, serta jenis rencana anggaran.
Setelah mengonfirmasi informasi anggaran, klik Next.
Set Alert: Konfigurasikan aturan peringatan dan metode pengiriman pesan untuk anggaran ini. Klik +Add Alerts untuk menentukan pengaturan peringatan. Anda dapat mengonfigurasi hingga lima kelompok peringatan untuk setiap anggaran.
Alert Content
Description
Alert Object
Actual cost (this period): Kirim pemberitahuan peringatan dengan membandingkan jumlah pengeluaran aktual periode bergulir saat ini dengan jumlah anggaran saat ini.
Predicted Value of Current Cycle: Kirim pemberitahuan peringatan dengan membandingkan jumlah pengeluaran prediksi periode bergulir saat ini dengan jumlah anggaran saat ini.
Accumulative Predicted Value: Kirim pemberitahuan peringatan dengan membandingkan jumlah prediksi dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini dengan total anggaran.
Accumulated actual: Kirim pemberitahuan peringatan dengan membandingkan jumlah pengeluaran aktual dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini dengan total anggaran.
Threshold Type
Fixed Value: Jumlah statis. Peringatan dipicu ketika jumlah ini terlampaui.
Percentage: Dihitung sebagai persentase dari jumlah anggaran.
Threshold
Peringatan dipicu ketika nilai aktual melebihi ambang batas maksimum.
Alert Remarks
Tambahkan informasi tambahan untuk peringatan.
Message Settings
Untuk mengonfigurasi cara menerima peringatan, buka Message Center untuk menetapkan penerima pesan. Pastikan penerima yang Anda pilih memiliki kotak surat yang telah diverifikasi agar dapat menerima notifikasi.
Confirm Budget Information: Tinjau detail anggaran, jumlah anggaran, dan pengaturan peringatan. Klik Submit untuk membuat anggaran dan peringatan terkaitnya.
Setelah membuat anggaran biaya, Anda dapat melihat nilai aktual dan prediksi setelah T+2 hari.
Pemberitahuan peringatan anggaran biaya dikirim sekali pada hari T+1 setelah ambang batas peringatan terlampaui.
Jika periode efektif anggaran yang dikonfigurasi belum dimulai, tidak ada pemberitahuan peringatan yang dikirim. Peringatan baru berlaku setelah pukul 12.00 (UTC+8) pada hari T+1. Misalnya, jika Anda mengonfigurasi peringatan pada pukul 09.00 (UTC+8) tanggal 5 suatu bulan, peringatan tersebut berlaku setelah pukul 12.00 tanggal 6.
Buat Anggaran Utilisasi dan Cakupan
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman Budget Management, klik Create Budget.
Select a budget type: Di halaman Create Budget, pilih Usage or coverage budget dan klik Next.
Set Budget: Lengkapi Basic Information dan Budget Plan sesuai petunjuk.
Masukkan Basic Information anggaran.
Basic Information
Description
Budget Name
Tentukan nama yang sesuai berdasarkan tujuan dan skenario anggaran.
Enterprise/Organization/Account
Untuk akun MA dengan keuangan perusahaan atau beberapa akun perusahaan yang diaktifkan, buat anggaran untuk akun MA atau akun anggota.
Untuk akun anggota di bawah manajemen keuangan perusahaan, buat anggaran hanya untuk akun saat ini.
Deduct Resources
Mendukung Savings Plans, Instans Terjadwal, dan Storage Capacity Unit (SCU).
Usage or coverage budget
Usage (%): Utilisasi mencerminkan penggunaan resource. Utilisasi yang lebih tinggi berarti penggunaan resource atau instans yang lebih efisien.
Coverage: Cakupan mencerminkan rasio deduksi untuk resource bayar sesuai penggunaan. Cakupan yang lebih tinggi berarti pengurangan biaya yang lebih efektif.
Budget Scope
Savings Plans: Tetapkan cakupan anggaran berdasarkan dimensi seperti tipe resource dan ID instans.
Untuk satu anggaran, klik Add untuk membuat beberapa cakupan.
Cycle
Ini adalah periode agregasi jumlah anggaran. Atur menjadi tahunan, triwulanan, atau bulanan.
Start and End Dates
Pilih tanggal mulai dan berakhir efektif untuk anggaran berdasarkan periode bergulir yang dikonfigurasi. Rentang tanggal tidak boleh melebihi 24 periode bergulir.
Remarks
Tambahkan informasi relevan untuk anggaran.
Setelah menentukan informasi dasar, grafik yang menampilkan utilisasi historis akan ditampilkan di sebelah kanan.
Anda dapat mengisi Budget Plan.
Budget Plan
Description
Budget Plan Type
Pilih berdasarkan periode bergulir dan rentang mulai/berakhir yang dikonfigurasi:
Static field: Dalam rentang tanggal mulai dan berakhir, masukkan Budget in Percentage. Anggaran akan sama untuk setiap periode bergulir.
Different values: Dalam rentang tanggal mulai dan berakhir, sesuaikan persentase anggaran untuk setiap periode bergulir. Periode bergulir berbeda mendukung waktu pengaturan berbeda:
Untuk periode bergulir bulanan, tetapkan persentase anggaran hingga 12 periode bergulir.
Untuk periode bergulir triwulanan, tetapkan persentase anggaran hingga 4 periode bergulir.
Untuk periode bergulir tahunan, tetapkan persentase anggaran hingga 3 periode bergulir.
Total Budget
Tidak perlu diisi. Sistem secara otomatis mengagregasi total anggaran untuk setiap periode bergulir berdasarkan tanggal mulai dan berakhir, periode bergulir, serta jenis rencana anggaran.
Setelah mengonfirmasi informasi anggaran, klik Next.
Set Alert: Konfigurasikan aturan peringatan dan metode notifikasi untuk anggaran ini. Klik +Add Alerts untuk mengonfigurasi kelompok peringatan baru. Anda dapat menambahkan hingga 5 kelompok peringatan untuk setiap anggaran.
Alert Content
Description
Threshold
Peringatan dipicu ketika utilisasi atau cakupan turun di bawah ambang batas ini.
Alert Remarks
Tambahkan informasi tambahan untuk peringatan.
Message Settings
Tetapkan cara menerima peringatan. Buka Message Hub untuk menetapkan penerima pesan.
Confirm Budget Information: Setelah mengonfirmasi informasi pembuatan anggaran, klik Submit. Tindakan ini menghasilkan anggaran dan peringatan terkaitnya.
Setelah membuat anggaran utilisasi dan cakupan, Anda dapat melihat nilai aktual setelah T+1 hari.
Lihat Anggaran
Lihat Informasi Anggaran
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman budget management, Anda dapat melihat anggaran yang telah dibuat, termasuk Type, Budget Name, Total Budget, Actual Total Amount, Status, dan detail lainnya.
Type: Cost budget atau Usage or coverage budget.
Total Budget: Total biaya, utilisasi, atau cakupan dari tanggal mulai hingga tanggal berakhir anggaran.
Actual Total Amount: Biaya, utilisasi, atau cakupan kumulatif dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini.
Estimated Total Amount: Konsumsi, utilisasi, atau cakupan yang diproyeksikan dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini.
Actual Total Amount/Total Budget: Kemajuan pengeluaran aktual terhadap anggaran.
Budget Scope: Klik tombol View untuk melihat detail cakupan terkait, seperti akun, produk, dan wilayah.
Untuk setiap anggaran, Anda dapat melakukan operasi seperti Edit, Copy, dan Delete, atau mengunduh dan mengekspor daftar anggaran.
Lihat Analisis Estimasi vs. Aktual
Pilih anggaran. Klik Estimate-to-Actual Analysis di kolom operasi sebelah kanan untuk membandingkan anggaran dengan konsumsi aktual.
Nilai prediksi didasarkan pada data konsumsi historis dan mungkin berbeda dari biaya aktual selama periode prediksi. Data prediksi hanya sebagai referensi.
Forecast vs. Actual Trend: Menampilkan tren pertumbuhan bulanan konsumsi aktual dan prediksi.
Current Period Forecast vs. Actual: Menampilkan proporsi total aktual dan prediksi periode saat ini relatif terhadap total anggaran periode saat ini. Prediksi tidak didukung untuk anggaran utilisasi dan cakupan.
Budget Records: Menampilkan nilai aktual, nilai anggaran, dan selisihnya untuk setiap periode bergulir dalam rentang tanggal mulai dan berakhir anggaran.
Occurrence Details:
Untuk satu periode bergulir anggaran biaya, klik Actual Expenses untuk menuju ke . Anda kemudian dapat melihat detail konsumsi untuk tanggal yang sesuai.
Untuk melihat anggaran utilisasi dan cakupan untuk savings plan dalam satu periode bergulir, klik Actual Expenses untuk menuju ke halaman . Di halaman ini, Anda dapat melihat detail konsumsi resource untuk tanggal yang sesuai.
Alert Settings: Klik Set Alert di pojok kanan atas untuk mengonfigurasi peringatan untuk anggaran tersebut.
Petunjuk Konsol Lama
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di panel navigasi kiri, klik . Untuk informasi lebih lanjut tentang alur keseluruhan, lihat petunjuk di atas.
Cara Membuat Anggaran yang Efektif
Anggaran yang efektif memberikan peta jalan keuangan yang jelas dan mengoptimalkan biaya tanpa mengorbankan pertumbuhan bisnis.
Langkah 1: Analisis data pengeluaran historis dan tetapkan garis dasar biaya
Tinjau tagihan pengeluaran cloud Anda selama 3 hingga 6 bulan terakhir untuk mengidentifikasi pengeluaran bulanan tetap dan biaya variabel:
Biaya Stabil: Identifikasi overhead bulanan yang relatif tetap, seperti server yang berjalan lama, instans terjadwal (RIs), dan layanan database. Biaya-biaya ini membentuk garis dasar biaya Anda.
Biaya Variabel: Amati fluktuasi periodik, seperti perubahan konsumsi antara jam sibuk dan jam sepi. Hal ini membantu Anda memprediksi tren masa depan secara akurat. Anda juga harus mengidentifikasi puncak abnormal, seperti lonjakan biaya yang disebabkan oleh kejadian tak terduga, migrasi data, atau Performance Testing. Kecualikan biaya satu kali ini dari garis dasar.
Langkah 2: Perhalus estimasi biaya berdasarkan pertumbuhan bisnis
Berkoordinasi dengan tim bisnis dan penelitian serta pengembangan (R&D) terkait untuk memahami perubahan bisnis terbaru:
Proyek atau fitur baru: Tentukan apakah aplikasi baru akan diterapkan dan layanan Alibaba Cloud baru apa, seperti layanan artificial intelligence/machine learning (AI/ML), yang diharapkan akan diperkenalkan. Lalu, perkirakan biaya awalnya.
Pertumbuhan pengguna atau traffic: Hal ini mengharuskan Anda menyediakan resource komputasi dan bandwidth untuk traffic yang lebih tinggi.
Perubahan arsitektur: Tentukan apakah ada rencana migrasi layanan, peningkatan tumpukan teknologi, atau refaktoring arsitektur.
Pertumbuhan volume data: Tentukan apakah permintaan penyimpanan data bulanan terus meningkat. Hal ini memengaruhi biaya yang diharapkan untuk penyimpanan data dan backup.
Langkah 3: Perhalus cakupan anggaran untuk alokasi biaya yang akurat
Pecah anggaran keseluruhan menjadi sub-anggaran yang lebih kecil dengan tim yang ditugaskan secara jelas. Pertimbangkan dimensi berikut untuk pemecahan:
Berdasarkan proyek atau lini produk: Tetapkan anggaran untuk setiap produk atau proyek independen.
Berdasarkan tim atau departemen: Alokasikan anggaran untuk tim pengembangan, tim pengujian QA, dan departemen pemasaran.
Berdasarkan lingkungan: Tetapkan anggaran terpisah untuk lingkungan produksi, staging, dan pengembangan. Hal ini membantu mencegah penyalahgunaan resource di lingkungan staging.
Berdasarkan pusat biaya: Untuk perusahaan besar, Anda dapat membagi anggaran berdasarkan pusat biaya keuangan internal.
Dimensi pemecahan harus selaras dengan cakupan manajemen anggaran. Hal ini mengharuskan Anda mengaitkan pemetaan saat merencanakan sistem akun dan merancang struktur pusat biaya.
Langkah 4: Tetapkan jumlah dan sediakan buffer
Lingkungan cloud bersifat fleksibel dan bisa tidak pasti. Kami merekomendasikan Anda menambahkan buffer 10% hingga 20% berdasarkan pengeluaran rata-rata historis dan perkiraan biaya tambahan. Buffer ini dapat menangani masalah performa mendadak, permintaan scale-out mendesak, atau pertumbuhan penggunaan yang tak terduga.
Rumus akhirnya adalah:Budget Amount = (Historical Spending Baseline + Future Incremental Costs) × (1 + Buffer Ratio)
Langkah 5: Konfigurasikan peringatan dan mekanisme umpan balik bertingkat
Gunakan aturan peringatan untuk tetap mendapat informasi tentang progres anggaran sebelumnya. Hal ini memungkinkan kontrol tepat waktu:
Tetapkan peringatan ambang batas multi-level:
50% (Notification/For Your Information (FYI)): Kirim email pengingat kepada pemilik proyek untuk memberi tahu bahwa separuh anggaran telah digunakan dan status saat ini Normal.
80% (Warning): Kirim pesan peringatan kepada tim untuk mengingatkan mereka memantau pertumbuhan pengeluaran dan memeriksa aktivitas abnormal.
100% (Critical): Kirim peringatan tingkat tertinggi kepada pemilik dan departemen keuangan. Hal ini menunjukkan bahwa anggaran telah habis dan memerlukan tinjauan segera.
Gunakan peringatan pengeluaran prediksi. Ketika pengeluaran prediksi mencapai 100% dari anggaran, Anda memiliki cukup waktu untuk menyesuaikan konsumsi aktual.
Langkah 6: Lakukan tinjauan dan iterasi secara berkala
Adakan pertemuan tinjauan biaya secara bulanan atau triwulanan. Analisis deviasi antara pengeluaran aktual dan rencana, serta identifikasi penyebabnya. Tentukan apakah ada pos biaya yang terlewat dan evaluasi apakah tujuan pengembangan bisnis saat ini tercapai. Sesuaikan anggaran berikutnya secara dinamis berdasarkan hasil tinjauan untuk terus melakukan iterasi dan optimasi.