Tetapkan anggaran pengeluaran, konfigurasikan ambang batas peringatan, dan lacak eksekusi anggaran secara real time. Sistem akan memberi notifikasi ketika pengeluaran aktual atau perkiraan melebihi ambang batas.
Ikhtisar
Manajemen Anggaran membantu Anda memantau pengeluaran cloud dan menghindari tagihan tak terduga dengan menetapkan anggaran untuk organisasi, departemen, proyek, atau layanan cloud tertentu.
Setelah menetapkan jumlah anggaran dan aturan peringatan, sistem akan mengirimkan notifikasi melalui email, dan pesan internal saat ambang batas terpicu.
Gunakan Analisis Perkiraan terhadap Aktual untuk membandingkan tren pengeluaran perkiraan dan aktual serta melakukan penyesuaian dinamis.
Manajemen Anggaran mendukung dua jenis anggaran:
-
cost budget: Memantau biaya yang dihasilkan oleh resource. Tetapkan anggaran dalam satuan moneter dan ambang batas peringatan untuk periode tahunan, kuartalan, atau bulanan berdasarkan dimensi seperti akun dan produk. Sistem akan memberi peringatan ketika biaya aktual atau perkiraan mencapai ambang batas tersebut.
-
usage and coverage budget: Memantau pemanfaatan dan cakupan rencana penghematan (savings plans) serta instans terjadwal (reserved instances). Tetapkan anggaran pemanfaatan dan cakupan beserta ambang batas peringatan untuk periode tahunan, kuartalan, atau bulanan berdasarkan dimensi seperti akun, wilayah, dan instans. Sistem akan memberi peringatan ketika tingkat pemanfaatan atau cakupan mencapai ambang batas tersebut.
Notifikasi hanya memberi tahu Anda, tetapi tidak membatasi penggunaan resource. Lakukan tindakan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Buat anggaran
Aktifkan Manajemen Anggaran sebelum penggunaan pertama. Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di panel navigasi sebelah kiri, pilih Budget Management, lalu klik Activate for Free. Setelah aktivasi, data mungkin memerlukan waktu hingga 24 jam untuk tersedia, dan fitur ini memerlukan data konsumsi yang sudah ada di akun Anda.
Untuk membuat anggaran: pilih jenis anggaran, tetapkan nama, tentukan cakupan dan periode, konfigurasikan peringatan ambang batas, lalu simpan.
Cost budget
-
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman Budget Management, klik Create Budget.
-
Select a budget type: Di halaman Create Budget, pilih Cost budget, lalu klik Next.
-
Set Budget: Konfigurasikan Basic Information dan Budget Plan untuk anggaran Anda.
Konfigurasikan Basic Information anggaran.
Parameter
Deskripsi
Budget Name
-
Masukkan nama yang mencerminkan tujuan anggaran.
Enterprise/Organization/Account
-
Untuk akun MA dengan keuangan perusahaan atau pengaturan multi-akun yang diaktifkan, Anda dapat membuat anggaran untuk akun MA atau akun anggota.
-
Akun anggota dalam manajemen keuangan perusahaan hanya dapat membuat anggaran untuk dirinya sendiri.
Budget Scope
-
Tentukan cakupan anggaran berdasarkan dimensi seperti pusat biaya, akun pemilik, wilayah, produk, detail produk, dan jenis konsumsi.
-
Untuk satu anggaran, Anda dapat mengklik Add untuk membuat beberapa cakupan.
Cycle
-
Periode agregasi untuk data anggaran: tahunan, kuartalan, atau bulanan.
Start and End Dates
-
Pilih tanggal mulai dan akhir berdasarkan periode agregasi. Pastikan rentangnya tidak melebihi 24 periode agregasi.
Remarks
-
Catatan opsional tentang anggaran.
Setelah dikonfigurasi, sebuah grafik akan menampilkan pengeluaran historis dan perkiraan pengeluaran di masa depan.
Konfigurasikan Budget Plan.
Parameter
Deskripsi
Budget Plan Type
Pilih salah satu opsi berikut berdasarkan periode agregasi dan rentang tanggal Anda:
-
Fixed Amount: Jumlah tetap yang diterapkan pada setiap periode agregasi. Jumlah pengeluaran sesuai dengan Payable Amount pada tagihan Anda.
-
Variable value: Jumlah anggaran kustom untuk setiap periode agregasi. Jumlah periode yang dapat dikustomisasi tergantung pada jenis periode agregasi:
-
Periode agregasi bulanan: Hingga 12 periode agregasi.
-
Periode agregasi kuartalan: Hingga 4 periode agregasi.
-
Periode agregasi tahunan: Hingga 3 periode agregasi.
-
Total Budget
-
Dihitung otomatis berdasarkan tanggal mulai/akhir, periode agregasi, dan jenis rencana. Tidak dapat diedit.
Konfirmasi detail anggaran dan klik Next.
-
-
Set Alert: Konfigurasikan aturan peringatan dan metode notifikasi. Klik +Add Alerts untuk menambahkan peringatan. Maksimal lima grup peringatan per anggaran.
Parameter
Deskripsi
Alert Object
-
Actual cost (this period): Membandingkan biaya aktual periode ini dengan anggaran periode tersebut.
-
Predicted Value of Current Cycle: Membandingkan biaya perkiraan periode ini dengan anggaran periode tersebut.
-
Accumulative Predicted Value: Membandingkan total biaya perkiraan kumulatif dari awal anggaran hingga tanggal saat ini dengan total anggaran.
-
Accumulated actual: Terpicu ketika total biaya aktual kumulatif dari awal hingga saat ini melebihi ambang batas.
Threshold Type
-
Fixed Value: Peringatan terpicu ketika pengeluaran melebihi jumlah tertentu.
-
Percentage: Peringatan terpicu ketika pengeluaran melebihi persentase tertentu dari anggaran.
Threshold
-
Peringatan terpicu ketika nilai aktual melebihi ambang batas ini.
Alert Remarks
-
Catatan opsional tentang peringatan.
Message Settings
-
Konfigurasikan penerima peringatan di Message Center. Pastikan penerima telah memverifikasi alamat email agar dapat menerima notifikasi.
-
-
Confirm budget information: Tinjau detail anggaran dan klik Submit untuk membuat anggaran.
Setelah membuat cost budget, nilai aktual dan perkiraan tersedia dalam dua hari (T+2).
Sistem hanya mengirimkan satu peringatan cost budget, satu hari (T+1) setelah ambang batas terlampaui.
Peringatan tidak dikirim sebelum periode efektif anggaran dimulai. Peringatan yang baru ditambahkan mulai berlaku pada pukul 12.00 (UTC+8) keesokan harinya (T+1).
Usage and coverage budget
-
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman Budget Management, klik Create Budget.
-
Select a budget type: Di halaman Create Budget, pilih Usage or coverage budget, lalu klik Next.
-
Set Budget: Konfigurasikan Basic Information dan Budget Plan untuk anggaran Anda.
Konfigurasikan Basic Information anggaran.
Parameter
Deskripsi
Budget Name
-
Masukkan nama yang mencerminkan tujuan anggaran.
Enterprise/Organization/Account
-
Untuk akun MA dengan keuangan perusahaan atau pengaturan multi-akun yang diaktifkan, Anda dapat membuat anggaran untuk akun MA atau akun anggota.
-
Akun anggota dalam manajemen keuangan perusahaan hanya dapat membuat anggaran untuk dirinya sendiri.
Deduct Resources
-
Mendukung savings plans, reserved instances, dan Storage Capacity Unit (SCU).
Usage or coverage budget
-
Usage (%): Mengukur efisiensi penggunaan resource. Pemanfaatan yang lebih tinggi berarti resource digunakan lebih optimal.
-
Coverage: Mengukur proporsi penggunaan bayar sesuai penggunaan (pay-as-you-go) yang ditutupi oleh diskon. Cakupan yang lebih tinggi menunjukkan penghematan yang lebih besar.
Budget Scope
-
Tentukan cakupan anggaran berdasarkan dimensi spesifik jenis manfaat, seperti wilayah, jenis resource, atau ID instans.
-
Untuk satu anggaran, Anda dapat mengklik Add untuk membuat beberapa cakupan.
Cycle
-
Periode agregasi untuk data anggaran: tahunan, kuartalan, atau bulanan.
Start and End Dates
-
Pilih tanggal mulai dan akhir berdasarkan periode agregasi. Pastikan rentangnya tidak melebihi 24 periode agregasi.
Remarks
-
Catatan opsional tentang anggaran.
Setelah dikonfigurasi, sebuah grafik akan menampilkan pemanfaatan historis.
Konfigurasikan Budget Plan.
Parameter
Deskripsi
Budget Plan Type
Pilih salah satu opsi berikut berdasarkan periode agregasi dan rentang tanggal Anda:
-
Budget in Percentage: Persentase anggaran tetap yang diterapkan pada setiap periode agregasi.
-
Variable value: Persentase anggaran kustom untuk setiap periode agregasi. Jumlah periode yang dapat dikustomisasi tergantung pada jenis periode agregasi:
-
Periode agregasi bulanan: Hingga 12 periode agregasi.
-
Periode agregasi kuartalan: Hingga 4 periode agregasi.
-
Periode agregasi tahunan: Hingga 3 periode agregasi.
-
Total Budget
-
Dihitung otomatis berdasarkan tanggal mulai/akhir, periode agregasi, dan jenis rencana. Tidak dapat diedit.
Konfirmasi detail anggaran dan klik Next.
-
-
Set Alert: Konfigurasikan aturan peringatan dan metode notifikasi. Klik +Add Alerts untuk menambahkan peringatan. Maksimal lima grup peringatan per anggaran.
Parameter
Deskripsi
Threshold
-
Peringatan terpicu ketika tingkat pemanfaatan atau cakupan turun di bawah ambang batas ini.
Alert Remarks
-
Catatan opsional tentang peringatan.
Message Settings
-
Konfigurasikan penerima peringatan di Message Center.
-
-
Confirm budget information: Tinjau detail anggaran dan klik Submit untuk membuat anggaran.
Setelah membuat usage and coverage budget, nilai aktual tersedia dalam satu hari (T+1).
Lihat anggaran
Lihat informasi anggaran
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di halaman Budget Management, lihat semua anggaran yang telah dibuat beserta informasinya, seperti Type, Budget Name, Total Budget, Actual Total Amount, dan Status:
-
Type: Cost budget atau Usage or coverage budget.
-
Total Budget: Total anggaran biaya, pemanfaatan, atau cakupan dari tanggal mulai hingga tanggal akhir anggaran.
-
Actual Total Amount: Biaya aktual yang dikeluarkan atau pemanfaatan/cakupan aktual dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini.
-
Estimated Total Amount: Perkiraan pengeluaran, pemanfaatan, atau cakupan dari tanggal mulai anggaran hingga tanggal saat ini.
-
Actual Total Amount/Total Budget: Menunjukkan progres eksekusi anggaran.
-
Budget Scope: Klik tombol View untuk melihat detail cakupan yang terkait dengan anggaran, seperti akun, produk, dan wilayah.
Setiap anggaran mendukung tindakan seperti Edit, Copy, dan Delete. Anda juga dapat mengekspor daftar anggaran.
Analisis Perkiraan terhadap Aktual
Pilih anggaran dan klik Estimate-to-Actual Analysis di kolom Actions untuk membandingkan anggaran dan pengeluaran aktual Anda.
Perkiraan berasal dari data historis dan mungkin berbeda dari biaya aktual. Gunakan hanya sebagai referensi.
-
Estimate vs. actual trend: Menampilkan tren bulanan total pengeluaran aktual dan perkiraan.
-
Current period estimate vs. actual: Menampilkan total jumlah aktual dan perkiraan untuk periode saat ini sebagai persentase dari anggaran periode tersebut. Perkiraan tidak didukung untuk usage and coverage budget.
-
Budget records: Menampilkan nilai aktual, nilai anggaran, dan selisih antara keduanya untuk setiap periode agregasi dalam rentang tanggal anggaran.
-
Occurrence details:
-
Untuk cost budget, klik Actual Expenses untuk satu periode agregasi guna membuka dan melihat data konsumsi terperinci untuk tanggal yang sesuai.
-
Untuk usage and coverage budget pada savings plan, klik Actual Expenses untuk satu periode agregasi guna membuka dan melihat data konsumsi resource terperinci untuk tanggal yang sesuai.
-
-
Alert settings: Klik Set Alert di pojok kanan atas halaman untuk mengubah pengaturan peringatan anggaran.
Konsol lama
Masuk ke konsol Expenses and Costs. Di panel navigasi sebelah kiri, klik untuk melakukan operasi. Proses keseluruhan sama seperti yang dijelaskan di atas.
Membuat anggaran yang efektif
Anggaran yang terstruktur dengan baik menyediakan peta keuangan yang jelas dan memungkinkan optimalisasi biaya tanpa mengorbankan pertumbuhan bisnis.
Langkah 1: Analisis pengeluaran historis
Tinjau tagihan cloud Anda selama 3–6 bulan terakhir untuk mengidentifikasi pola pengeluaran tetap dan variabel:
-
Biaya stabil: Pengeluaran bulanan berulang seperti server yang berjalan lama, instans terjadwal, dan database. Ini membentuk garis dasar biaya Anda.
-
Fluktuasi variabel: Amati pola periodik seperti puncak konsumsi siang/malam. Identifikasi dan kecualikan lonjakan satu kali (migrasi data, uji kinerja) dari garis dasar.
Langkah 2: Sesuaikan dengan pertumbuhan bisnis
Berkoordinasi dengan tim bisnis dan R&D untuk memahami perubahan mendatang:
-
Proyek atau fitur baru: Apakah ada aplikasi baru yang akan dideploy? Layanan cloud baru (AI/ML) yang akan diperkenalkan? Perkirakan biaya awalnya.
-
Pertumbuhan pengguna atau trafik: Trafik yang lebih tinggi memerlukan lebih banyak sumber daya komputasi dan bandwidth.
-
Perubahan arsitektur: Apakah ada migrasi layanan, peningkatan tumpukan teknologi, atau refaktorisasi arsitektur yang direncanakan?
-
Pertumbuhan volume data: Kebutuhan penyimpanan yang terus meningkat memengaruhi biaya penyimpanan dan backup.
Langkah 3: Perjelas cakupan anggaran
Pecah anggaran keseluruhan menjadi sub-anggaran dengan pemilik yang jelas. Pertimbangkan dimensi berikut:
-
Berdasarkan proyek/lini produk: Tetapkan anggaran untuk setiap produk atau proyek independen.
-
Berdasarkan tim/departemen: Tetapkan anggaran untuk tim seperti 'Tim Pengembangan', 'Tim Pengujian QA', dan 'Departemen Pemasaran'.
-
Berdasarkan lingkungan: Pisahkan anggaran untuk Produksi, Pengujian, dan Pengembangan untuk mencegah penyalahgunaan resource di lingkungan non-produksi.
-
Berdasarkan pusat biaya: Selaraskan anggaran dengan pusat biaya keuangan internal untuk perusahaan besar.
Rencanakan struktur akun dan kerangka pusat biaya agar selaras dengan segmentasi anggaran Anda.
Langkah 4: Tetapkan jumlah dan buffer
Tambahkan buffer 10%–20% ke rata-rata historis ditambah perkiraan biaya tambahan. Ini mencakup masalah kinerja tak terduga, penskalaan darurat, atau pertumbuhan penggunaan yang tidak diprediksi.
Rumus: Jumlah Anggaran = (Garis Dasar Pengeluaran Historis + Biaya Tambahan Masa Depan) × (1 + Persentase Buffer)
Langkah 5: Konfigurasikan peringatan dan umpan balik
Gunakan aturan peringatan untuk pemberitahuan dini mengenai progres anggaran:
-
Tetapkan peringatan ambang batas multi-level:
-
50% (Informasi): Kirim email pengingat ke pemilik proyek bahwa anggaran telah terpakai separuhnya.
-
80% (Peringatan): Beri tahu tim untuk memantau laju pengeluaran dan memeriksa anomali.
-
100% (Kritis): Beri tahu pemilik dan departemen keuangan bahwa anggaran telah habis dan perlu ditinjau segera.
-
-
Gunakan peringatan pengeluaran perkiraan. Ketika pengeluaran perkiraan diprediksi mencapai 100% dari anggaran, Anda memiliki waktu untuk menyesuaikan konsumsi aktual.
Langkah 6: Tinjau dan iterasi
Adakan rapat tinjauan biaya bulanan atau kuartalan untuk menganalisis selisih anggaran, mengidentifikasi pos biaya yang belum dipertimbangkan, dan menilai apakah tujuan bisnis tercapai. Sesuaikan dinamis periode anggaran berikutnya berdasarkan temuan tersebut.