Untuk melindungi data mailbox perusahaan dan mendukung kerja fleksibel, administrator dapat menggunakan Konsol manajemen domain Alibaba Mail untuk mengonfigurasi izin akses bagi klien pihak ketiga (seperti Outlook dan Foxmail), menerapkan kata sandi aman untuk klien tersebut, serta mengelola perjanjian layanan. Pengaturan ini membantu mencegah kompromi akun.
Untuk meningkatkan keamanan akun, langganan Alibaba Mail baru mencakup kebijakan blacklist bernama "Third-party Client Access Policy" yang diaktifkan secara default. Kebijakan ini memblokir login dari semua klien pihak ketiga. Jika suatu akun perlu menggunakan klien pihak ketiga, buka Konsol admin mail > Security Settings > Account Security > access policy. Klik Edit untuk menambahkan akun tersebut sebagai pengecualian atau nonaktifkan kebijakan sepenuhnya. Perubahan berlaku dalam waktu lima menit.
Prasyarat
Anda memiliki akun administrator Alibaba Mail (postmaster@domain-name) atau akun administrator yang didelegasikan dengan izin manajemen domain.
Anda memahami persyaratan keamanan dan kepatuhan internal organisasi Anda. Misalnya, Anda tahu apakah karyawan diizinkan menerima email perusahaan di perangkat pribadi.
Tetapkan izin login klien pihak ketiga
Secara default, kebijakan keamanan tinggi memblokir klien pihak ketiga. Hanya antarmuka web dan aplikasi resmi Alibaba Mail yang diizinkan. Untuk menggunakan perangkat lunak seperti Outlook, Anda dapat secara manual mengaktifkan izin login klien pihak ketiga sesuai kebutuhan bisnis tertentu.
Ikhtisar fitur
Kebijakan default (untuk pelanggan baru): Anggota tidak dapat login menggunakan klien pihak ketiga. Jika anggota mencoba login, klien akan menampilkan kegagalan autentikasi atau error koneksi. Hal ini tidak memengaruhi login dari antarmuka web atau aplikasi Alibaba Mail.
Prosedur
-
Login ke platform admin domain Alibaba Mail dengan akun administrator (postmaster). (Pilih URL login sesuai wilayah Anda.)
Singapura
China (Hong Kong)
Jerman
Amerika Serikat
Pada panel navigasi kiri, pilih .
Temukan kebijakan daftar hitam bernama yang diaktifkan secara default.
Blokir klien pihak ketiga: Aktifkan toggle (
).Izinkan klien pihak ketiga: Nonaktifkan toggle (
) atau hapus kebijakan tersebut.
Verifikasi hasil: Dengan kebijakan diaktifkan, coba konfigurasikan akun perusahaan di aplikasi mail bawaan ponsel Anda. Anda seharusnya melihat error koneksi server atau error username/password.
Anda dapat mengonfigurasi rentang alamat IP. Ini sesuai dengan fitur lama "Set secure logon IPs".
Fitur ini memungkinkan Anda membatasi akses klien pihak ketiga hanya ke alamat IP publik tertentu, seperti jaringan kantor Anda. Fitur ini memblokir upaya koneksi dari jaringan yang tidak tepercaya, memastikan mailbox hanya diakses dari jaringan aman dan meningkatkan keamanan data.
Verifikasi hasil: Coba ambil email saat terhubung ke hotspot seluler (alamat IP non-korporat). Proses tersebut harus gagal. Lalu, beralihlah ke Wi-Fi kantor Anda. Pengambilan email seharusnya berhasil.
Terapkan kata sandi aman untuk klien pihak ketiga
Jika pengguna memerlukan klien email pihak ketiga, aktifkan pengaturan ini untuk meningkatkan keamanan akun.
Jika diterapkan, kredensial login klien pihak ketiga dipisahkan dari kata sandi akun utama. Bahkan jika detail konfigurasi klien bocor, penyerang hanya memperoleh kata sandi khusus yang dapat dicabut—bukan kata sandi mailbox asli Anda. Hal ini membantu mencegah penyalahgunaan akun.
Ikhtisar fitur
Setelah mengaktifkan pengaturan ini, anggota harus menggunakan kata sandi aman klien pihak ketiga yang dibuat secara terpisah di antarmuka web. Mereka tidak dapat menggunakan kata sandi login mailbox mereka untuk mengonfigurasi klien pihak ketiga.
Prosedur
-
Login ke platform admin domain Alibaba Mail dengan akun administrator (postmaster). (Pilih URL login sesuai wilayah Anda.)
Singapura
China (Hong Kong)
Jerman
Amerika Serikat
Buka .
Temukan opsi dan aktifkan sakelarnya.
Tetapkan cakupan:
All Members: Semua anggota harus menggunakan kata sandi aman.
Specific Departments and Members: Klik Open Selector dan pilih departemen atau karyawan yang ingin Anda terapkan kebijakan ini.
(Opsional) Exceptions: Jika Anda mengaktifkan kebijakan untuk semua anggota, Anda dapat menambahkan akun tertentu ke daftar pengecualian. Misalnya, tambahkan akun untuk layanan yang tidak mendukung protokol ini, seperti fitur scan-to-email pada printer.
Klik Save.
Catatan penting:
Setelah mengaktifkan kebijakan ini, koneksi klien pihak ketiga yang sudah ada langsung berhenti berfungsi. Klien akan menampilkan error kata sandi.
Beritahu pengguna terlebih dahulu. Mereka harus login ke antarmuka web, buka , buat kata sandi baru, lalu ganti kata sandi lama di klien mereka.
Perjanjian Layanan Kotak Surat Manajemen
Kelola layanan POP3 dan IMAP sesuai kebutuhan. Misalnya, aktifkan IMAP untuk kerja mobile tetapi nonaktifkan POP3 untuk mencegah unduhan email massal ke perangkat lokal. Hal ini mengurangi risiko kebocoran data.
Ikhtisar protokol
POP3: Mengunduh email ke perangkat lokal. Sering digunakan untuk arsip lokal.
IMAP: Menyinkronkan status email di berbagai perangkat. Paling cocok untuk kerja mobile.
SMTP: Mengirim email.
Prosedur
Ubah satu akun
-
Login ke platform admin domain Alibaba Mail dengan akun administrator (postmaster). (Pilih URL login sesuai wilayah Anda.)
Singapura
China (Hong Kong)
Jerman
Amerika Serikat
Buka .
Klik alamat email karyawan tersebut. Beralih ke tab Feature Permissions. Temukan pengaturan Client untuk mengelola perjanjian layanan. Gunakan salah satu dari dua opsi yang direkomendasikan berikut:
Opsi 1: Aktifkan IMAP dan SMTP (direkomendasikan).
Opsi 2: Aktifkan POP3 dan SMTP.
Perubahan disimpan secara otomatis.
Ubah beberapa akun
-
Login ke platform admin domain Alibaba Mail dengan akun administrator (postmaster). (Pilih URL login sesuai wilayah Anda.)
Singapura
China (Hong Kong)
Jerman
Amerika Serikat
Buka .
Pilih target: Di daftar karyawan, centang departemen atau akun karyawan individu yang ingin Anda perbarui. Lalu klik Batch Settings.
Di daftar fitur, centang POP3/SMTP Service Toggle.
Sesuaikan subopsi sesuai kebutuhan:
Blokir unduhan email: Kosongkan kotak centang di samping Enable POP3/SMTP Service.
Izinkan tampilan tersinkronisasi: Biarkan Enable IMAP/SMTP Service tetap dicentang.
Klik OK untuk menyelesaikan.
FAQ
Apakah saya masih bisa login ke antarmuka web jika daftar hitam klien pihak ketiga diaktifkan?
Ya. Pengaturan ini hanya memblokir perangkat lunak klien pihak ketiga seperti Outlook, Foxmail, dan Mac Mail. Pengaturan ini tidak memengaruhi antarmuka web Alibaba Mail atau aplikasi resmi Alibaba Mail.
Mengapa klien saya menampilkan error kata sandi setelah saya mengaktifkan Enforce Secure Password?
Ini adalah perilaku yang diharapkan. Setelah mengaktifkan fitur ini, kata sandi login mailbox asli tidak lagi berfungsi di klien pihak ketiga. Pengguna harus login ke antarmuka web, membuat kata sandi aman klien pihak ketiga yang baru, lalu mengganti kata sandi lama di klien mereka.
Meskipun saya telah menonaktifkan klien pihak ketiga, mengapa karyawan masih bisa menerima email di ponsel mereka?
Periksa apakah karyawan menggunakan aplikasi Alibaba Mail. Aplikasi Alibaba Mail merupakan klien aman dan tidak dibatasi oleh kebijakan untuk menonaktifkan klien pihak ketiga.
Apa yang terjadi ketika karyawan bepergian setelah saya mengatur daftar putih alamat IP?
Jika Anda mengaktifkan daftar putih alamat IP dan memblokir klien pihak ketiga di jaringan eksternal, karyawan di luar rentang IP yang diizinkan—misalnya saat bepergian atau bekerja dari rumah—tidak dapat menggunakan klien pihak ketiga. Pandu mereka untuk menggunakan antarmuka web atau aplikasi resmi Alibaba Mail untuk kerja mobile.