Untuk melindungi data mailbox perusahaan dan mendukung kerja fleksibel, administrator dapat menggunakan Konsol manajemen domain Alibaba Mail untuk mengonfigurasi izin akses bagi klien pihak ketiga (seperti Outlook dan Foxmail), menerapkan password aman, serta mengelola perjanjian layanan.
Untuk meningkatkan keamanan akun, langganan Alibaba Mail baru mencakup kebijakan blacklist bawaan bernama "Third-party Client Access Policy" yang telah diaktifkan. Kebijakan ini memblokir login dari semua klien pihak ketiga. Jika suatu akun perlu menggunakan klien pihak ketiga, buka Konsol admin mail > security management > account security > access policy. Klik Edit untuk menambahkan akun tersebut sebagai pengecualian atau nonaktifkan kebijakan sepenuhnya. Perubahan berlaku dalam waktu lima menit.
Prasyarat
-
Anda memiliki akun administrator Alibaba Mail (postmaster@domain-name) atau akun administrator yang didelegasikan dengan izin manajemen domain.
-
Anda memahami persyaratan keamanan dan kepatuhan internal organisasi Anda, misalnya apakah karyawan diizinkan menerima email perusahaan di perangkat pribadi.
Tetapkan izin login klien pihak ketiga
Sesuai kebijakan keamanan tinggi bawaan, klien pihak ketiga diblokir dan hanya antarmuka web serta aplikasi resmi Alibaba Mail yang diizinkan. Untuk menggunakan perangkat lunak seperti Outlook, aktifkan secara manual izin login klien pihak ketiga.
Ikhtisar fitur
-
Kebijakan bawaan (untuk pelanggan baru): Anggota tidak dapat login menggunakan klien pihak ketiga. Jika anggota mencoba login, klien akan menampilkan kegagalan autentikasi atau error koneksi. Hal ini tidak memengaruhi login dari antarmuka web atau aplikasi Alibaba Mail.
Prosedur
-
Login ke platform admin domain Alibaba Mail menggunakan akun administrator (postmaster). (Pilih URL login sesuai wilayah Anda.)
Singapura
China (Hong Kong)
Jerman
Amerika Serikat
-
Pada panel navigasi kiri, pilih .
-
Temukan kebijakan blacklist bernama yang diaktifkan secara bawaan.
-
Blokir klien pihak ketiga: Aktifkan toggle (
). -
Izinkan klien pihak ketiga: Nonaktifkan toggle (
) atau hapus kebijakan tersebut.
-
Verifikasi hasil: Dengan kebijakan diaktifkan, coba konfigurasikan akun perusahaan di aplikasi mail bawaan ponsel Anda. Anda seharusnya melihat error koneksi server atau error username/password.
Anda dapat mengonfigurasi rentang alamat IP. Fitur ini sesuai dengan fitur lama "Set secure logon IPs".
Fitur ini membatasi akses klien pihak ketiga hanya ke alamat IP publik tertentu, seperti jaringan perusahaan Anda, dan memblokir upaya koneksi dari jaringan yang tidak tepercaya.
Verifikasi hasil: Coba ambil email saat terhubung ke hotspot seluler (alamat IP non-perusahaan). Proses tersebut harus gagal. Kemudian, beralihlah ke Wi-Fi perusahaan Anda. Pengambilan email seharusnya berhasil.
Terapkan password aman untuk klien pihak ketiga
Jika pengguna Anda perlu menggunakan klien email pihak ketiga, aktifkan pengaturan ini untuk meningkatkan keamanan akun. Pilih cakupan kebijakan ini dengan hati-hati.
Setelah kebijakan diaktifkan, koneksi klien pihak ketiga yang sudah ada akan langsung gagal, biasanya dengan error password.
Pastikan untuk memberi tahu karyawan terlebih dahulu agar login ke email berbasis web mereka, membuat password baru di bawah , lalu mengganti password lama di klien pihak ketiga. Aktifkan dan atur password aman klien pihak ketiga
Jika diterapkan, kredensial login klien pihak ketiga dipisahkan dari password akun utama. Bahkan jika kredensial klien bocor, penyerang hanya memperoleh password khusus yang dapat dicabut—bukan password mailbox yang sebenarnya.
Ikhtisar fitur
Setelah mengaktifkan pengaturan ini, anggota harus menggunakan password aman klien pihak ketiga yang dibuat secara terpisah di antarmuka web. Mereka tidak dapat menggunakan password login mailbox mereka untuk mengonfigurasi klien pihak ketiga.
Prosedur
-
Login ke platform admin domain Alibaba Mail menggunakan akun administrator (postmaster). (Pilih URL login sesuai wilayah Anda.)
Singapura
China (Hong Kong)
Jerman
Amerika Serikat
-
Buka .
-
Temukan opsi dan aktifkan sakelar tersebut.
-
Tetapkan cakupan:
-
All Members: Semua anggota harus menggunakan password aman.
-
Specific Departments and Members: Klik Open Selector dan pilih departemen atau karyawan yang ingin Anda terapkan kebijakan ini.
-
-
(Opsional) Exceptions: Jika Anda mengaktifkan kebijakan untuk semua anggota, Anda dapat menambahkan akun tertentu ke daftar pengecualian. Misalnya, tambahkan akun untuk layanan yang tidak mendukung protokol ini, seperti fitur scan-to-email pada printer.
-
Klik Save.
Perjanjian Layanan Kotak Surat Manajemen
Kelola layanan POP3 dan IMAP sesuai kebutuhan. Misalnya, aktifkan IMAP untuk kerja mobile tetapi nonaktifkan POP3 untuk mencegah unduhan email massal ke perangkat lokal dan mengurangi risiko kebocoran data.
Ikhtisar protokol
-
POP3: Mengunduh email ke perangkat lokal. Sering digunakan untuk arsip lokal.
-
IMAP: Menyinkronkan status email di beberapa perangkat. Paling cocok untuk kerja mobile.
-
SMTP: Mengirim email.
Prosedur
Ubah satu akun
-
Login ke platform admin domain Alibaba Mail menggunakan akun administrator (postmaster). (Pilih URL login sesuai wilayah Anda.)
Singapura
China (Hong Kong)
Jerman
Amerika Serikat
-
Buka .
-
Klik alamat email karyawan tersebut. Beralih ke tab Feature Permissions. Temukan pengaturan Client untuk mengelola perjanjian layanan. Gunakan salah satu dari dua opsi yang direkomendasikan berikut:
-
Opsi 1: Aktifkan IMAP dan SMTP (direkomendasikan).
-
Opsi 2: Aktifkan POP3 dan SMTP.
Perubahan disimpan secara otomatis.
-
Ubah beberapa akun
-
Login ke platform admin domain Alibaba Mail menggunakan akun administrator (postmaster). (Pilih URL login sesuai wilayah Anda.)
Singapura
China (Hong Kong)
Jerman
Amerika Serikat
-
Buka .
-
Pilih target: Di daftar karyawan, centang departemen atau akun karyawan individual yang ingin Anda perbarui. Lalu klik Batch Settings.
-
Di daftar fitur, centang POP3/SMTP Service Toggle.
-
Sesuaikan subopsi sesuai kebutuhan:
-
Blokir unduhan email: Kosongkan kotak centang di samping Enable POP3/SMTP Service.
-
Izinkan tampilan tersinkronisasi: Biarkan Enable IMAP/SMTP Service tetap dicentang.
-
-
Klik OK untuk menyelesaikan.
FAQ
-
Apakah saya masih bisa login ke antarmuka web jika blacklist klien pihak ketiga diaktifkan?
Ya. Pengaturan ini hanya memblokir perangkat lunak klien pihak ketiga seperti Outlook, Foxmail, dan Mac Mail. Tidak memengaruhi antarmuka web Alibaba Mail atau aplikasi resmi Alibaba Mail.
-
Mengapa klien saya menampilkan error password setelah saya mengaktifkan Enforce Secure Password?
Ini merupakan perilaku yang diharapkan. Setelah mengaktifkan fitur ini, password login mailbox asli tidak lagi berfungsi di klien pihak ketiga. Pengguna harus login ke antarmuka web, membuat password aman klien pihak ketiga yang baru, lalu mengganti password lama di klien mereka.
-
Meskipun saya telah menonaktifkan klien pihak ketiga, mengapa karyawan masih bisa menerima email di ponsel mereka?
Periksa apakah karyawan menggunakan aplikasi Alibaba Mail. Aplikasi Alibaba Mail adalah klien aman yang tidak dibatasi oleh kebijakan klien pihak ketiga.
-
Apa yang terjadi ketika karyawan bepergian setelah saya mengatur daftar putih alamat IP?
Jika Anda mengaktifkan daftar putih alamat IP dan memblokir klien pihak ketiga di jaringan eksternal, karyawan di luar rentang IP yang diizinkan—misalnya saat bepergian atau bekerja dari rumah—tidak dapat menggunakan klien pihak ketiga. Arahkan mereka untuk menggunakan antarmuka web atau aplikasi resmi Alibaba Mail untuk kerja mobile.