Lion Parcel là nhà cung cấp dịch vụ hậu cần và giao hàng lớn trực thuộc Lion Group, với cơ sở hạ tầng phủ khắp 99% Indonesia và hơn 50 quốc gia trên toàn thế giới.

Những điểm nổi bật chính trong hoạt động vận hành bao gồm:

● Mạng lưới rộng khắp: công ty có lực lượng nhân sự quy mô lớn gồm hơn 7.000 đại lý và hơn 15.000 nhân viên giao hàng
● Năng lực đội xe: hơn 3.000 phương tiện đường bộ và quyền sử dụng hơn 350 máy bay nhờ tận dụng tài sản hàng không của các công ty cùng tập đoàn là Lion Air, Batik Air và Thai Lion Air
● Hiện diện quốc tế: văn phòng chi nhánh tại Malaysia để phục vụ nhu cầu giao hàng tận nơi.

Trước đây, đội ngũ Tài chính của Lion Parcel sử dụng quy trình thủ công để ghi nhận các chứng từ Lệnh giao hàng (DO) nhận từ đội ngũ Vận hành. Khi khối lượng lô hàng tiếp tục tăng, nhân viên Tài chính phải xem xét thủ công từng chứng từ giấy rồi nhập lại thông tin vào bảng tính, khiến quy trình mất nhiều thời gian, công sức và hạn chế hiệu quả vận hành cũng như khả năng mở rộng.

Các thách thức chính bao gồm:

● Nhập dữ liệu tốn nhiều công sức: Nhân viên Tài chính phải chép thủ công thông tin Lệnh giao hàng từ chứng từ giấy vào Excel, tiêu tốn đáng kể thời gian và nguồn lực.

● Rủi ro cao do lỗi của con người: Việc nhập dữ liệu thủ công làm tăng khả năng sai sót về số chứng từ, nơi gửi và nơi nhận hàng, số lượng và thông tin trọng lượng, ảnh hưởng đến độ tin cậy của dữ liệu và các quy trình tài chính hạ nguồn.

● Khả năng truy xuất chứng từ hạn chế: Chứng từ giấy khó sắp xếp, tìm kiếm và truy xuất vì không có kho lưu trữ số tập trung để quản lý chứng từ.

● Khối lượng giao dịch ngày càng tăng: Khi số lượng Lệnh giao hàng tăng lên, đội ngũ Tài chính chịu áp lực ngày càng lớn trong việc xử lý chứng từ nhanh hơn mà vẫn đảm bảo độ chính xác và nhất quán.

● Thiếu dữ liệu số có cấu trúc: Thông tin Lệnh giao hàng cần được tự động trích xuất, được người dùng xác thực, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung và xuất sang các định dạng báo cáo Tài chính tiêu chuẩn để cải thiện hiệu quả và chất lượng báo cáo.

Để giải quyết các thách thức này, Lion Parcel cần một giải pháp OCR (Nhận dạng ký tự quang học) hoạt động bằng AI, có khả năng trích xuất chính xác thông tin có cấu trúc từ chứng từ Lệnh giao hàng. Giải pháp cần hỗ trợ người dùng xác thực, số hóa và quản lý chứng từ tập trung, đồng thời tích hợp liền mạch với các hệ thống Tài chính hạ nguồn, giúp xử lý nhanh hơn, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và hiệu quả vận hành.

Lion Parcel đã chọn Alibaba Cloud làm đơn vị cung cấp mô hình Qwen-VL-Plus nhờ độ chính xác vượt trội trên các mẫu thực tế, cao hơn các giải pháp thay thế. Giải pháp còn mang lại:

● Nền tảng được quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp không phải mua sắm cơ sở hạ tầng hoặc gánh chịu chi phí vận hành MLOps
● Định giá theo token, giúp chi phí trên mỗi đơn vị dễ dự tính khi quy mô tăng lên
● Khả năng hỗ trợ kỹ thuật vững chắc tại địa phương và tích hợp API thuận tiện vào bộ công nghệ hiện có của Lion Parcel

● Tập lệnh gọi API hoặc ứng dụng máy khách gửi hình ảnh nhãn bưu kiện đến Alibaba Cloud Model Studio, tại đây Mô hình Qwen-VL-Plus thực hiện OCR đối với nội dung in và viết tay, rồi trả về các trường đã trích xuất dưới dạng JSON có cấu trúc.

● Kết quả sau khi phân tích cú pháp được chuyển tiếp đến lớp Xử lý dữ liệu hệ thống, nơi các trường được xác thực, chuẩn hóa và áp dụng các quy tắc cần thiết.

● Kết quả được gửi vào Cơ sở dữ liệu và cung cấp cho các hệ thống hạ nguồn của Lion Parcel.

Kết quả chính của OCR cho chứng từ Lệnh giao hàng trong bộ phận Tài chính:

● Xử lý nhanh hơn: OCR và trích xuất dữ liệu tự động đã giảm đáng kể việc nhập dữ liệu thủ công, giúp đội ngũ Tài chính xử lý Lệnh giao hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

● Độ chính xác dữ liệu cao hơn: Việc tự động trích xuất trường dữ liệu, người dùng xác thực dữ liệu, phát hiện trùng lặp và xác minh dựa trên độ tin cậy đã giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công và cải thiện độ tin cậy của hồ sơ tài chính.

● Kho lưu trữ số tập trung: Tất cả chứng từ Lệnh giao hàng và dữ liệu đã trích xuất được lưu trữ trong một kho tập trung có thể tìm kiếm, giúp cải thiện khả năng truy xuất chứng từ, hỗ trợ chuẩn bị kiểm toán và quản lý hồ sơ.

● Quy trình làm việc số được chuẩn hóa: Toàn bộ quy trình, từ đăng chứng từ lên, trích xuất bằng OCR, xác thực, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đến xuất sang Excel, hiện đã được chuẩn hóa. Nhờ đó, hoạt động vận hành trở nên nhất quán, dễ theo dõi và có khả năng mở rộng hơn, đồng thời giảm sự phụ thuộc vào quy trình xử lý trên giấy.

Mong muốn tiếp tục hành trình chuyển đổi số, Lion Parcel hướng đến nâng cao mức độ trưởng thành trong vận hành bằng cách mở rộng khả năng vận hành thông minh liên tục thông qua ba trụ cột chiến lược:

● Siêu tự động hóa quy trình làm việc thường lệ: tự động hóa các tác vụ lặp lại để mở rộng quy mô vận hành hiệu quả, giúp nhân sự tập trung vào chiến lược cấp cao thay vì công việc thủ công

● Tổng hợp và suy luận bằng AI: tận dụng AI để chuyển dữ liệu phức tạp thành thông tin chuyên sâu và bản tóm tắt hữu ích, qua đó đẩy nhanh quá trình ra quyết định

● Khả năng mở rộng tự động 24/7: vận hành bằng AI cùng khả năng giám sát liên tục 24/7 để phản hồi nhanh hơn và mở rộng quy mô vận hành mà không cần bổ sung nhân lực