Agir rapidamente sobre a caixa de correio de um funcionário após seu desligamento protege os dados corporativos e garante a continuidade dos negócios. Siga estas recomendações para gerenciar caixas de correio e e-mails de ex-funcionários com segurança e conformidade.
1. Preparativos antes do desligamento
Antes do último dia de trabalho, alinhe com o funcionário como serão tratados sua caixa de correio e seus e-mails.
Solicite que ele faça backup dos e-mails importantes e dos arquivos da unidade de nuvem necessários. Se o recurso de arquivamento de e-mail estiver ativado, o backup dos e-mails ocorrerá automaticamente.
2. Processamento dos dados da conta
No último dia de trabalho, desative imediatamente a conta de caixa de correio do funcionário para evitar acessos não autorizados. Em seguida, escolha o método de processamento de dados adequado às necessidades da organização.
Manter a conta
Mantenha a conta caso o sucessor precise dela por um motivo específico, como quando o endereço de e-mail é público ou trata-se de uma caixa de correio associada.
Caixa de correio associada (recomendado): Use o recurso de caixa de correio associada para transferir uma caixa compartilhada. Remova a associação do ex-funcionário e crie uma nova para o sucessor. Para mais informações, consulte O que é uma caixa de correio associada?
Redefinição de senha: Redefina a senha da conta compartilhada e forneça-a ao sucessor. Para mais informações, consulte Como redefinir a senha da conta de um funcionário?
Senha de segurança para cliente de terceiros: Crie uma senha de cliente separada para uso no login do cliente e documente sua finalidade. Exclua o registro correspondente quando o funcionário se desligar. Para mais informações, consulte Como os funcionários ativam e usam senhas de segurança para clientes de terceiros?
Resposta automática: Configure uma resposta automática na caixa de correio do ex-funcionário para informar aos remetentes sobre o desligamento e fornecer os dados de contato do sucessor. Para mais informações, consulte Recurso de resposta automática de e-mail.
Encaminhamento automático: Configure o encaminhamento para redirecionar automaticamente as mensagens enviadas ao ex-funcionário para um sucessor designado. Para mais informações, consulte Como configurar o encaminhamento automático de e-mail no Alibaba Mail?
Alias de conta: Exclua a conta antiga, transfira os e-mails da lixeira de contas para a nova conta e crie um alias nesta nova conta usando o endereço de e-mail original. Para mais informações, consulte Como criar um alias de conta?
Excluir a senha de segurança para cliente de terceiros do ex-funcionário e criar uma nova encerra imediatamente a sessão do cliente e desconecta o usuário. Administradores podem excluir senhas específicas de clientes definidas pelos funcionários, o que permite revogar o acesso instantaneamente durante o desligamento.
Para mais informações, consulte os seguintes tópicos:
Administrador: Gerenciamento de senhas de segurança
Funcionário: Como os funcionários ativam e usam senhas de segurança para clientes de terceiros?
Congelar ou excluir a conta
Uma conta congelada ainda consome a cota de usuários RAM, mas pode ser restaurada a qualquer momento.
Uma conta excluída não consome a cota de usuários RAM. Após 30 dias, os dados são removidos permanentemente e não podem ser recuperados.
Transferência de e-mails
O uso de caixa de correio associada dispensa a transferência de e-mails. Para todos os outros tipos de caixa de correio, utilize um dos métodos abaixo.
Lixeira de contas (recomendado): Por padrão, o Alibaba Mail retém contas de caixa de correio excluídas na lixeira por 30 dias. Nesse período, transfira os e-mails para outra conta ou restaure a conta original. Para mais informações, consulte Como um administrador pode recuperar dados de e-mail de um ex-funcionário?